原中工学院文件材料归档流程的相关参考范文，原中工学院文件材料归档流程为了加强我校档案工作的业务建设，使之日趋完善，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为我校各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案......
原中工学院文件材料归档流程
为了加强我校档案工作的业务建设，使之日趋完善，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为我校各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，特制订原中工学院文件材料归档工作流程。文件材料归档工作流程分为以下八个方面：
一、预立卷
(一)按照国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第五章第二十条：“实行文件材料形成部门、课题组立卷制度”。学校各院系(部)、处、所、中心均为立卷归档单位。
(二)各归档单位根据文件材料形成规律，参照《原中工学院综合档案实体分类方案》，预先编制案卷类目。
(三)各归档单位要将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。
二、立卷归档分工
(一)全校性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷，其它党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。
(二)上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把办理好的原始材料与上级来文(复印件)一并立卷归档。
(三)归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关资料。
(四)党委和学校召开的代表大会、常委会、办公会所形成的材料，由学院办公室立卷归档;职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。
(五)教学档案应由教务部门审定认可后，由责任部门归档。
(六)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得擅自带走或销毁。
三、收集文件材料
(一)按照以下原则和重点并根据本单位、本部门归档范围，在平时积累归卷的基础上，收集文件材料：
1.收集文件材料的原则：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考和凭证作用。能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
2.收集的重点是学校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件和需我校承办的文件材料。
(二)以下为不归档的文件材料，若需要，可选作资料保存：
1.上级机关普发的供参阅、不办的文件;
2.上级机关发来供工作参考的抄件;
3.上级机关征求意见未定稿的文件;
4.无查考价值的事务性、临时性文件;
5.重份文件;
6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料;
8.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般建设性意见的人民来信;
9.学校内部互相抄送的文件材料，介绍信等;
10.为参考目的从各方面收集的文件材料;
11.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;
12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;
13、未生效的合同、协议、单据。
四、归档的原则和方法
(一)原则：
遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。
(二)方法：
1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的附件、页数均应齐全完整。
2.在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开;文电应合一立卷。
3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度总结和计划为同一份文件的放在计划针对年立卷;诉讼案件放在结案年立卷;其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
4.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后;其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
5.卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。应装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角用铅笔书写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编写件号;图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
6.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
五、检查案卷质量
(一)检查案卷文件的成分，收集的材料是否齐全、完整，是否有不需归档的材料。
(二)检查案卷内文件的联系，纠正相互混淆、重复或拆散文件有机联系的现象以及文件顺序排列情况。
(三)检查归档的文件材料有无加盖公章，公章与落款是否一致，要签名的栏目有无漏签。
(四)检查案卷文件的页数，一般不超过200页，对同一问题文件数量较多的酌情分卷，问题单一、文件数量少的可组薄卷，也可以和本部门同一保管期限的文件材料组合在一起，案卷标题上标明卷内文件的内容。
(五)检查案卷是否按照规定的格式逐件填写卷内文件目录，文件材料题名是否填写，没有题名的应拟写题名，虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写，凡是重新拟写的题名要加[ ];没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚、填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间、届次和主要内容;填写字迹要工整，卷内文件目录放在卷首。
六、填写卷内文件目录、案卷封面
(一)卷内文件目录位于卷内文件之前，必须用打印机打印并向学校档案室报送电子文档。
1.顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号;
2.文号：文件制发机关的发文字号，如：“国发[1998]6号”，其中“[1998]”不得简写成“[98]”;
3.责任者：文件形成部门或对文件负有责任的署名者;
4.题名：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号，例：标题为“会议纪要”的文件，应概括出主要内容写为“[校长办公会会议纪要]”;
5.日期：文件的形成时间，例：1998.10.19 ;2001.03.04;
6.页号：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应为起止页号;
7.备注：对文件其它未尽事宜需作进一步说明的，可根据需要填写。
(二)填写案卷标题和封面
1.案卷标题要求结构完整、体式一致。一般包括卷内文件主要责任者，内容、名称(文种)。除会议文件外，不得用“***文件材料”，除一般函件外，不得用“***来往文书”。案卷标题一般不得超过50个字，文字简练，使用简称应通俗易懂，字迹要工整、清晰。
2.归档单位：把档案移交给学校档案部门的单位。卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早和最晚日期。
3.保管期限：依据保管期限表，确定档案的保管期限(永久、长期、短期)。
4.密级：有保密要求的要填写密级。
七、装订
(一)先检查归档文件是否按要求的A4或B5规格大小形成，若不合要求则需裁切、折边成A4或B5规格。
(二)拆除文件上的金属装订物，对破损的文件及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表要按手风琴式的样子折叠。装订案卷采用三孔一线法，用棉线装订成卷。
(三)成卷装订的卷内文件在装订前编页号(卷内目录、备考表均不编页号)，起始号为1，卷内文件无论是单面或双面，只要有书写文字，均应一面编一个页号，页号的位置在非装订线一侧的下角。
(四)对部分以件为单元、不装订的卷内文件材料，如试卷，应在每份文件的右上角加盖档号章。
八、移交档案
(一)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，学校档案部门根据规范标准进行验收，不符合要求者，学校档案部门有权退回，限期改正后重交。
(二)移交手续：移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。
(三)归档时间：按《原中工学院档案管理办法》的规定办理。
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篇2：原中工学院送交人事档案材料归档工作制度
原中工学院送交人事档案材料归档工作制度
1.全院建立主动送交干部档案材料归档的工作制度，形成档案材料的部门，确定专人负责，及时地将形成的干部档案材料送交档案室归档。
2.送交的档案材料必须符合档案收集范围且为办理完毕的正式材料。
3.归档材料先交组织部、人事处鉴别，属于干部档案的内容，材料必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，并写明承办单位及时间。
4.归档手续必须完备。归档的材料，凡规定有组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料，(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)一般应有本人签字(特殊情况下，本人未见面签字的由组织注明)。
5.送交的材料如不符合归档要求时，档案室要及时通知组织部、人事处，补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定办理。
6.送交的干部档案材料若有涂改、伪造的要坚决予以清除，并报请主管领导追究有关人员的责任。
7.送交的干部档案材料的载体应使用规定的办公用纸，材料左边留出2-2.5厘米装订边，文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料以及个别需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档(上级规定可以存复印件的除外)。
篇3：原中工学院人事档案鉴别归档制度
原中工学院人事档案鉴别归档制度
1.判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件资料，可交文书档案或转交组织部、人事处。无保存价值的，应登记报主管领导批准销毁。
2.审查材料是否齐全、完整。注意人事档案的成套性，对头尾不清、来源和时间不明的材料，要请组织、人事部门查清注明后再归档。
3.审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须请有关职能部门补办完手续后再归档。
4.鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入人事档案，应交有关组织处理。
5.鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并报请组织部、人事处收集补充。