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学院保密管理制度

  学院保密管理制度

  第一条 学院秘密是指一切关系学院安全和利益,在一定时间内限定范围内的人员和知悉的事项。学院秘密的范围包括:

  (一)学院重大决策中的秘密事项。

  (二)学院尚未付诸实施的经营战略、方向、规划、项目、决策等。

  (三)学院内部的合同、协议、意见书和可行性报告、重要会议记录。

  (四)学院财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

  (五)学院所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

  (六)学院高层领导未正式公开的谈话。

  (七)学院员工人事档案、工资、劳务收入及资料。

  (八)其它经学院确定应当保密的事项。

  第二条 学院秘密分为三类:绝密、机密、秘密。

  (一)绝密是指在经营发展中,直接影响学院权益和利益的重要决策文件资料。主要包括学院重大决策、经营战略、经营决策等。

  (二)机密是指泄露会使学院安全和利益遭到严重损害的事项。主要包括学院的财务报表、工资收入、统计资料、协议、合同、可行性报告、重要会议记录、经营情况等。

  (三)秘密是指泄露会使学院的安全和利益遭受损害的事项。主要包括学院人事档案、高层领导未正式公开的重要谈话、未正式公开的各类信息等。

  属于学院秘密的文件、资料应标明密级,并确定保密期限,保密期限届满,自行解密。

  第三条 密级内容知晓范围

  (一)绝密级:董事会成员、院级领导及与绝密内容有直接关系的工作人员。

  (二)机密级:处级(正职、副职、助理)以上级别干部及与机密内容有直接关系的工作人员。

  (三)秘密级:高级文员以上岗位人员及与秘密内容有直接关系的工作人员。

  第四条 保密措施

  (一)学院员工必须具有保密意识,必须做到不该问的绝对不问,不该说的绝对不说,不该看的绝对不看。

  (二)院长领导保密全面工作,各部门负责人为本部门的保密工作负责,各部门及下属单位必须设立兼职保密员。

  (三)对外交往与合作中需要提供学院秘密的事项,应由院长批准,绝密级内容须经董事长批准。

  (四)严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项,不准在私人交往中泄露学院秘密。

  (五)员工发现学院秘密已经泄露或可能泄露时,应立即采取补救措施并及时报告院办公室,院办公室立即做出相应处理。

  (六)有计算机、复印机、传真机的部门要依据本制度制定本部门保密细则,并加以严格执行。

  (七)文档人员、保密员工变动时应及时办理交接手续,交由主管领导签字。

  (八)小车司机对领导在车内的谈话严格保密。

  第五条 保密环节

  (一)文件打印

  1、由文件原稿提供单位领导签字,签字领导对文件内容负责任,不得出现对学院不利或不该宣传的内容,同时确定文件编号、保密级别、发放范围、打印分数。

  2、打印部门要做好登记,打印校对人员姓名应在发文单中反映,保密文件应由行政办公室负责打印。

  3、打印完毕,所有文件废稿应立即用碎纸机全部销毁,电脑存盘应消除或加密保存。

  (二)文件发放

  1、文件打印完毕,由文印室专门人员负责转交发文部门,并作登记,不得转交无关人员。

  2、发文部门下发文件应认真做好发文记录。

  3、保密文件应交由发文部门负责人或其他指定人员签收,不得交给其他人员。

  4、对于剩余文件应妥善保管,不得遗失。

  5、发送保密文件应由专人负责,严禁让未正式聘用员工发送保密文件。

  (三)文件复印

  1、原则上保密文件不得复印,特殊情况由相关领导批准。

  2、文件复印应做好登记,严格按复印份数复印。

  3、复印件只能交给部门负责人或其指定人员,不得交给其他人员。

  4、复印废件应即时用碎纸机销毁。

  (四)文件借阅

  借阅保密文件必须经借阅方、提供方领导签字批准,提供方加以专项登记,借阅人员不得摘抄、复印,不得向无关人员透露,确需摘抄、复印时,需经相关领导批准。

  (五)传真件

  1、保密文件传递,不得通过公用传真机。

  2、收发传真要做好登记。

  3、保密传真件收件人只能为部门主管负责人或其他指定人员,不得为其他人。

  (六)档案

  1、严格履行借阅不同密级档案的批准手续,秘密、机密档案由院长批准,绝密档案由董事长批准。

  2、档案销毁应经鉴定小组批准后指定专人监销,两人以上参加,做好登记。

  (七)会议

  1、所有重要会议由院办公室协助相关部门做好保密工作。

  2、参加会议人员应严格控制,无关人员不应参加。

  3、会务组应认真做好到会人员的签到和材料发放登记工作。

  4、会议录音、摄像人员由院办公室指定。

  5、会议纪要整理由院办公室指定人员在指定地点整理。

  6、会议参加人员不得私自透露会议内容。

  第六条 违纪处理

  (一)泄露学院绝密者,提前解除合同。给学院造成损失的承担赔偿责任,触犯法律的承担法律责任。

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