学院电话传真管理制度
第一条 电话管理
(一)电话接打规范
1、接听电话规范用语
(1)“您好!安徽外国语学院×××部门”
(2)“请稍等,……”
(3)“对不起,他(她)不在,请打他(她)手机或改日再打”
2、拨打电话规范用语
“您好,我是安徽外国语学院的……”
3、接听原则
接听电话要迅速、准确、用语简练、清晰、耐心。接听电话应在铃响2-3声之间就拿起话筒。
4、挂断电话
尊、长者优先挂断;打电话者先挂电话。
(二)电话记录及处理
1、接听电话时要做好记录准备,主要是六大要素:何人、何地、何时、何因、何事、何果。
2、要及时将电话记录内容转告当事人。
(三)电话的开通(移机、停机)
因工作需要,由部门提出电话开通(移机、停机)申请,交总务处审核,报分管院长批准。批准后交后勤服务中心负责办理。
(四)电话故障处理
1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障,由各使用部门向后勤服务大厅报修。
2、电话信号等出现故障时,由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。
(五)电话费用结算
1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准,超支由部门负责人承担,结余部分由部门负责人自由支配。话费标准另行制定。
2、后勤服务中心派员每月到电信局打印电话费用清单,凭清单到财务办理结算手续。缴费须及时,避免因欠费而停机。
第二条 传真管理
(一)传真操作规范
1、发送传真时明确对方的传真号码、姓名,向对方简单说明发送传真的事由及接收传真人员的姓名。重要传真发送后,需电话确认。
2、接收传真时问清对方传真发送给何部门何人,若是纯商业性的传真可以拒收。收到传真后及时通知相关部门人员领取传真,并做好登记和签收。
3、院办公室文员负责传真机维护,保障传真纸张的充足。
(二)传真使用要求
1、传真由院办公室文员操作,其他人员严禁接发传真。
2、严格登记制度,发往外地或发送量超过5页的传真须经院办公室负责人批准。
第三条 本制度由院办公室负责解释。