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大学秘书科电话、传真接收程序

  大学秘书科电话、传真接收程序

  一、接收或接听

  接收或接听要及时,对应当由办公室通知或办理的事项要做好记录:时间、内容、主办或通知单位、联系方式、联系人、会议或活动时间、要求参加的人员、参加会议或活动需要做的准备;对咨询性的事项,能答复的可以直接答复;对应当由其他部门处理的事项应当告知来电人相关部门的联系方式。

  二、核对

  对电话记录的内容应向来电人复述、核实;对传真要检查是否清晰、完整。

  三、办理

  公文类传真由办公室主任签批;需要学校领导参加的会议或活动请学校领导批示,然后按批示意见落实。

  四、反馈

  需要反馈意见的事项由经办人及时按要求通过传真或电话上报。

  五、存档

  公文类传真按存档程序由文书存档;其他应由秘书科办理的,应当记明办理情况,存入秘书科档案备查。

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