大学文书立卷归档工作程序
一、文书立卷的任务
文书立卷工作是文书处理工作的最后环节。文书立卷的任务就是将已经办理完毕的具有查考和保存价值的文件材料，按照它们的自然形成规律和相互间的内在联系，按照一定的立卷方法组成案卷，归档保存。
二、文书立卷的基本要求
凡是学校在各项工作和活动中形成的应立卷归档的各种不同载体的材料，必须收集齐全、完整；组成的案卷应能清晰地反映学校各项工作和活动的真实历史面貌。
三、材料的收集
（一）收集范围
1、凡是能反映学校在党政管理、教学、科研等各项工作和活动中直接形成的对学校和社会有保存和查考价值的各种文件材料，均属归档范围。
2、《黑龙江农垦大学立卷归档范围》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十类文件材料中的管理性、全局性、综合性文字材料。
3、上级部门下发的文件材料、内部刊物、资料以及上下级部门、其他单位针对学校各项工作情况与学校有密切联系的有关文件材料等。
4、与归档范围相关的反映学校各项工作和重要活动有保存价值的声像载体材料（照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等）、奖状证书、实物等其他具有保存价值的不同载体材料。
（二）收集办法
1、全校性、综合性的文件材料由办公室文书负责立卷归档。
2、教学类中的学生毕业论文、成绩表、教材、专着，科研类中的科研项目，基建类的基建项目，出版类中的学报、校报，仪器设备类的设备项目，产品生产与科技开发类中的产品项目，财会类中的会计凭证、账等，专题性、科技档案及其相关的文字、声像载体的材料、荣誉证书等实物，由业务部门收集、立卷、归档后向档案室移交。
3、其他有关档案材料收集的问题参照《黑龙江农垦大学档案工作业务建设规范》要求进行。
四、立卷方法
（一）根据黑龙江农垦大学档案实体分类大纲和档案归档范围，制定本年可能形成文件材料的案卷类目，做好平时的收集积累工作。
（二）党群、行政类按照黑龙江农垦大学《归档文件整理办法》进行归档，其他各类按照黑龙江农垦大学《立卷归档细则》进行分类组卷，一般以问题特征为主，结合运用其他特征(作者、时间、名称、通讯者、发文字号等特征)将文件材科进行分类组卷。组卷应保持文件之间的密切联系。
（三）归档文件按[年度-档案类目-保管期限]进行组卷。
1、年度：指文件形成年度。跨年度的应按文件落款时间；无法用成文时间进行排序的，将时间定为每年年末。
2、档案类目：党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、荣誉、上级文件、资料等。
3、保管期限：永久（Y）、长期（C）、短期（D）。
五、具体步骤
（一）全面检查、清点和核对所收集和积累的材料是否齐全与完整。
（二）根据立卷原则，进行卷内文件材料的系统整理。
检查调整案卷内文件材料，补充遗缺和清理重复或不需归档的文件材料，确定上级来文中针对学校工作方面的文件材料归入学校相应的案卷中。
（三）拟写案卷标题。
案卷标题一般由作者、文件内容、名称组成。标题书写工整，内容概括准确。
（四）进行卷内文件材料的系统排列。
文件材料的排列要注意保持文件之间的历史联系和时间先后顺序。同一保管期限内，一般按文件事由、重要程度、成文日期的顺序排列。有年无月的文件可归入年末，有月无日的文件可归入月末。
（五）编号
1、党群、行政类归档文件应依档案分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、类目代码、保管期限、室编件号等。
2、其他各类案卷按《黑龙江农垦大学实体分类大纲和分类编号办法》分类编号。
（1）全宗号——我校全部档案按照一个全宗进行整理，全宗号暂不填写。
（2）年度——文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。
（3）类目代码——分别为：党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、产品生产和科技开发CP、基建JJ、仪器设备SB、出版CB、外事WS、财会CK、声像SX、荣誉RY、上级文件SH、资料ZL等。
（4）保管期限——归档文件保管期限（永久、长期、短期）或代码（Y、C、D）。
（六）编制输出目录
将已分好类的案卷与南大之星档案管理系统基本数据进行调整与校对准确后，选择打印目录，党群行政类选择归档文件目录一式两份，其目录项目设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号、备注。其他各类案卷选择卷内文件目录与全引目录一式一份，卷内文件目录中件号为序号、页数为页次，其他项目与归档文件目录相同。
1、件号——填写室编件号。
2、责任者——制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者，要求全称或规范化的简称。