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备用金管理规定(试行) 本文简介:xxx有限公司备用金管理规定(试行)第1章总则第1条为加强公司备用金管理,进一步规范备用金的使用,保证公司各部门日常工作的正常开展,确保资金安全,根据《公司费用报销制度及报销流程》,结合公司实际情况,特制定本规定。第2条本规定适用于公司各部门的日常开支或专项备用金管理。第3条公司部门申请备用金后需指
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备用金管理规定(试行)
第1章
总则
第1条
为加强公司备用金管理,进一步规范备用金的使用,保证公司各部门日常工作的正常开展,确保资金安全,根据《公司费用报销制度及报销流程》,结合公司实际情况,特制定本规定。
第2条
本规定适用于公司各部门的日常开支或专项备用金管理。
第3条
公司部门申请备用金后需指定专人存管,部门负责人对本部门申请的备用金负责。
第4条
部门在使用备用金时,要完整和真实的记录备用金的支出项目、时间和金额,并保留好相应的报销发票;公司财务可依规对各部门备用金的使用和报销情况进行监督、审核。
第2章
备用金申请
第1条
备用金实行限额管理,单笔备用金申请不超过5000元;主要用于日常工作的零星支出或专项小额物品的采买,单次购买物品费用大于2000元时,应按公司采购流程进行支付。
第2条
备用金申请须由部门申请人按规定填写《备用金申请表》,注明备用金开支项目、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)。
第3条
备用金审批流程:主管部门(经理)审核签字→财务部门复核→总经理审批(部门负责人申请时则直接填写申请单交由财务部门复核,再交总经理审批)。
第5条
财务付款:申请人备凭审批后的《备用金申请表》到财务部出纳办理领款手续,领取备用金后,做好备用金领款登记。
第3章
备用金的使用
第1条
使用备用金需在备用金申请项目的范围内,不得将备用金挪做它用;未在申请项目内的费用财务可依规不给予核销。
第2条
使用备用金时,要作好记录,并保留好报销凭据,以备核销。
第3条
备用金作为专款由部门专人保管使用,不得转借他人;备用金申请人离职或调岗,须先到公司财部办理备用金核销手续,将备用金余额转回公司指定帐户。
第4条
试用期内的员工(部门主管以上管理人员除外)不得作为备用金申请人。
第5条
备用金的使用额度不得大于2000元,大于2000元的经费须从公司采购流程进行支出。
第4章
备用金的报销
第1条
由备用金申请人填写费用报销单,注明支出的项目、费用金额和支出时间,并将报销凭证粘贴在报销单上,将报销单交由部门主管审批,部门主管审批完成后,交由总经理审核,最后交由财务进行核销。
第2条
对不真实、没有报销凭证、不符合法律规定或不违反公司相关规定的支出项目,财务部可不予核销。
第3条
在备用金核销时,若备用金还有余额,则申请人应将备用金余额通过转帐形式,转入公司指定账户;核销后才可申请下一笔备用金。
第4条
备用实行“前款不清后款不借的原则”,同一类或同一部门的备用金在没有核销完成后,将不得申请下一笔备用金。
第5条
每年12月31日前,财务部须将各部门本年度备用金结算清楚,下一年度备用金费用再重新申请。
本规定自颁布之日起实施。
附表一:备用金申请表
附表二:备用金签收表
二0一八年五月十五日
附表一:
备用金申请表
申请部门
申请金额
¥
(人民币大写):
申请理由及用途
备用金保管人
保管方式
申请部门付责任
(签署部门意见)
部门经理审批:*年*月*日
财务部核准:*年*月*日
总经理审批:*年*月*日
备用金申请表
申请部门
申请金额
¥
(人民币大写):
申请理由及用途
备用金保管人
保管方式
申请部门付责任
(签署部门意见)
部门经理审批:*年*月*日
财务部核准:*年*月*日
总经理审批:*年*月*日
附表二:
备用金签收表
序号
收款金额
收款日期
收款人签字
退还余额
核销日期
财务签字
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
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