1、学校办公室明确专人周一至周五定时到上级主管部门交换信息，领取文件。
2、各处室每周一上午指派专人将本处室上周大事和工作人员出勤情况等以书面形式反映给学校办公室。
3、学校办公室及时整理重要信息每月至少两次用书面或通过网络向学校相关领导、上级主管部门和有关单位报送信息。
4、学校办公室根据具体情况，采用适当的方法，负责将全校集中政治学习时的重要内容和会议精神传达给每一位教职工。
5、每年年底各处室由专人按要求把整理好的本处室档案及档案详细目录报送学校档案室并做好有关交接手续。
6、各处室指定的信息员或档案员负责报送收集、整理、保管本处室的信息材料和档案材料，报送信息和档案材料不及时的，或不能妥善保管信息材料、档案材料，导致重要信息材料和档案材料丢失的，要追究本人和分管处室主任的责任。
7、学校一级的信息材料和档案材料的收集、整理、报送、保管由学校办公室指派专人负责，如不能及时向上级和有关方面报送信息，不能妥善保管信息材料和档案材料导致学校重要信息和档案材料丢失的，要追究本人和学校办公室主任的责任。