为维护基金会正常工作秩序，提高工作效率，鼓励员工爱岗敬业积极工作，制定本制度。
第一章 档案管理
第一条 本制度称档案是指基金会在工作中所形成的或者由上级主管部门发送的与具有保存价值的各种文件、资料、图表、照片、录音、录像、电子文档、实物等，基金会全体员工都有保护档案的义务。
第二条 基金会对档案收集、立卷、归档应做到完整、规范；每年年底由秘书处负责将档案（财会档案例外）统一装订成册并指定专人保存。为便于查询，成册档案应由秘书处制作总目录和分目录。
第三条 财会档案包括凭证、账簿和报表等资料，除参照本办法执行外，还须符合国家相关政策法规的有关规定。
第四条 秘书处应定期做好档案整理、检查和核对，发现问题及时处理；做好档案的防火、防盗、防蛀、防潮、防尘。除与日常业务相关的档案除做好文档管理之外，还应同时制作相应的电子文档留存、备查。
第五条 档案查阅与档案移交
5.1 档案一般仅供在基金会办公室查阅，原则上不对外借出。如需复印或因基金会内部人员因基金会活动需要借出，复印应由秘书长批准，借出应由理事长批准，复印和因基金会内部人员基金会活动需要借出均同时需办理申请和登记手续。
5.2 非基金会内部人员借出档案，应持有单位介绍信和身份证复印件，经理事长和监事批准后方可借出，且应办妥借出归还手续。
5.3所有档案借出前，档案保管人必须复印至少一套完整的复印件并需要由借档案之人以及档案保管人在复印件上签署确认复印件与所借出原件一致。
5.4 档案查阅或借阅人应保证所阅资料的完整、无污损，借阅期限不得超过三天，到期应及时归还。由于借阅人借出资料导致未能完整归还，责任由借阅人以及批准借阅人承担。
5.5档案交接须由移交人填写《工作交接单》，将所保存档案列表，经接收人清点核对后，双方签字认可，移交过程中应保证档案的完整、准确。移交过程中应由秘书处指定专人负责工作交接的监督，并进行见证签署。
第六条 对于机密文件及档案，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
第七条 任何人未经合法允许不得销毁档案资料。
第二章合同管理
第八条 凡以基金会名义对外发生业务活动的，应当签订相关合同。签署合同前应根据合同涉及金额大小根据基金会相关制度规定办理审批手续，如没有涉及金额的，一律报理事长审批。
第九条 对外订立的合同，在基金会内部审批手续完成后，原则上先由对方签署后，基金会才予以签署；单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
第十条 合同盖章生效后，应交由基金会秘书处按顺序进行编号、登记、归档并指定专人保管，且基金会盖章的所有合同应予以扫描存档。合同原件基金会至少应持二份，其中一份由秘书处保管和管理，一份由基金会财务保管，监事备存复印件一份。
第十一条 合同原件原则上不外借，如需外借，保管人应确定基金会留存与合同原件一致的复印件，且应提交申请并由秘书长以及理事长批准后才能借出并应在要求的时限内归还。
第十二条 基金会财务应根据合同编号建立合同台帐，详细记录资金收付情况；如有异常，基金会财务应及时通知监事和理事长。
第十三条 合同的变更和解除审批流程与合同签署的审批流程相同。合同变更后，合同编号不予改变，但需在新合同中予以备注。
第十四条 如合同有约定保密事项的，基金会以及相关人员应保守合同秘密。
第三章差旅管理
第十五条 基金会每年的差旅费用开支必须严格控制在基金会经理事会审议通过的当年年度财务预算的差旅费用范围内。
第十六条 基金会人员出差前，须提前向秘书处提出申请，填写《出差申请表》，注明出差时间、地点、事由、费用预算等，在经批准的年度财务预算范围内，经秘书长和理事长或理事长授权专人批准后方可出差。
第十七条 出差人员可凭批准后的《出差申请表》或有权审批人的电子邮件批准，按相关规定预借差旅费用。
第十八条 基金会人员住宿标准为三星或以下、经济型酒店；市内交通及餐费支付应尽可能节俭。
第十九条 差旅遵循原则
1、基金会人员出差由秘书处统一安排预定酒店和机票或其他交通工具，并尽早提前预订以获取优惠的折扣；
2、基金会出差尽可能利用经济便利的公共交通工具，费用据实报销；报销时，须注明事由、起始时间和地点；
3、所有预支的差旅费应在出差返回后5个工作日内结清，前款不清，后款不借；
4、本着节约、合理的原则，在限定的标准内据实报销；
5、入住酒店因公所发生的上网费用可以予以报销。
第二十条 经批准的出差人员返回后，应在一周内填写《费用报销单》，附上完整、合法的发票单据及《差旅报告》并遵循相关程序审批报销。未经事先批准所发生的差旅费用，不得在基金会报销。
第四章 附则
第二十一条 本制度解释权归理事会。
第二十二条 本制度经基金会第一届第二次理事会审议通过后生效。