学院各部门档案立卷归档管理办法
一、根据《高等学校档案工作规范》、《z外国语职业技术学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。
二、立卷归档基本原则
1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学研究、外事、出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。
2、凡属《z外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。
3、学校严格实行部门立卷归档制度，各系部、处室均系立卷单位。每个立卷人员的材料积累、立卷，均按立卷单位统一归档。校综合档案室按立卷单位接收档案。
三、立卷归档的组织规范
1、综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。
2、全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。
3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。
4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备（价值在10万元以上）开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收，监督指导部门立卷归档。对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。
四、文件材料的立卷分工
1、上级党、政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。
2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。
3、校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档；部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。
4、会议文件材料，哪个单位组织召开的会议，哪个单位负责立卷归档；几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。
5、各教学部门、教务处等教学管理部门各自形成的文件材料，各自负责立卷归档；上述有关教学部门和教学管理部门共同形成的文件材料，由有关教学管理部门负责立卷归档。
6、各教研室的科研、学科建设方面的文件材料，谁形成的文件材料，由谁负责立卷归档。课题组的文件材料，由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室，再由教研室负责向综合档案室移交。
7、基建综合管理的文件材料，由基建处负责立卷归档；工程项目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总、整理；分承包的由各承包单位负责收集、整理；各承包单位将工程资料立卷后上交基建处，由基建处负责向综合档案室移交。
8、大型维修、改造项目（包括图纸、预结算等）文件资料，由基建处负责立卷归档。
9、财务文件材料及账务帐簿，由财务处负责立卷归档。
10、负责宣传部门和网络中心等部门工作范围所形成的声像资料，谁形成谁负责整理归档；制作专题项目文字材料和物品，由制作项目的单位或个人负责整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由负责组织联系的单位立卷、归档。
11、凡师生员工出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的有关文件材料，由外事部门负责审查、验收、整理立卷后再向综合档案室移交档案。
五、立卷的操作要求
1、立卷的案卷组合、卷内排列编号、填写目录和备考表等操作过程由各部门负责完成，卷面标题拟定、卷面书写、装封等，由部门与综合档案室共同负责完成。
2、根据档案归档范围、类目设置、保管期限等规定来确定归档范围、类目设置和保管期限。
3、案卷组合，应坚持“遵守学校工作活动的规律，保持文件间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用”的原则，具体要求如下：
①分年度组卷，将同年度的文件材料放在一起组卷。遇到跨年度的文件材料时，计划、规划、预算等一般应放在针对的第一年组卷；总结、请示与批复等一般应放在总结的最后一年和批复的那一年组卷。
②分问题组卷，按文件所反映的问题、事物分门别类，并视文件数量的多少酌情组卷。
③分级别组卷，按上下级文件及文件之间的联系组卷，如将收文按中央机关、省级机关及平行机关等分别组卷。
④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70页（2公分）左右，最多不超过200页。按永久、长期、短期等不同保管期限分开立卷。如果文件材料既有永久性又有长期性，可放一起，但短期性的一定要分开。