附属中学实物类档案管理办法
为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《z师范大学附属中学档案管理办法》，结合学校具体情况，制订本管理方法。
一、实物档案归档范围
实物档案是档案的重要组成部分，主要包括学校在各项活动中形成的有保存价值的实物材料。
（一）本校在各项活动中获得的县级以上（含县级）颁发的奖杯、奖章、奖牌、锦旗等奖品实物。
（二）经公安机关审批后制作的、因机构变更或撤消、合并等原因已失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等实物。
（三）省级以上（含省级）领导及社会知名人士为学校作的题词、字画等实物。
（四）建校以来使用过的校牌、匾等实物。
（五）本校与国内、外校际交往中收受的礼品。
（六）能够反映学校历史重大活动，具有保存价值的其它实物。
二、实物档案的归档要求
（一）奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。
（二）字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人，清单一式两份。
（三）印章归档时应附印模一式两份。
三、实物材料的归档流程
（一）积累与填写说明
由获奖部门或承办部门有关人员收集和按归档要求填写说明书，并按时将实物及其说明书移交学校档案室。
（二）整理
由档案室负责实物材料的整理归档。
1.分类
归档的实物材料采用分年度—分问题（分类目）—分保管期限方法进行分类
（1）分年度
先将实物材料按其形成或收藏年度分开，奖品、礼品、名人字画等一般归入形成年度；印章、学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的实物材料归入其收藏年度。年度采用自然年度。
（2）分问题(分类目)
每个年度下按问题分类，一级类目是实物档案实体分类的最高层位，标识为“SW”。二级类目是对一级类目的细分，实物档案分至二级类目，其分类名称和标识规定如下：
二级类目名称 标识代号
奖牌 SWJP
奖状 SWJZ
奖杯 SWJB
题词 SWTC
礼品 SWLP
锦旗 SWJQ
印章 SWYZ
（3）分保管期限
实物材料在二级类目内划分保管期限，印章、县级以上（含县级）奖品、珍贵物品划定保管期限为永久（标识为Y），县级以下奖品、一般物品划定保管期限为长期（标识为C）。
2.排列
归档实物应在二级类目下同一保管期限内按规格排列，同一规格的实物集中排列。
3.编号
归档实物应按排列顺序逐件编档号。档号结构为：
实物档案档号＝年度号+分类号+保管期限号+件号，其模式如下：
19××—SW00—Y（或C）—1～n
19××：年度号
SW：实物类档案一级类目标识
00：实物类档案二级类目标识
Y（或C）：保管期限标识
1～n：实物件号，编流水件号
4.制作实物档案标签，内容包括档号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明。
5.实物档案标签粘贴位置
在每件实物档案的适当位置粘贴标签。其要求如下：
（1）题词、字画、奖旗类，带轴的，将标签粘贴在实物档案上轴的右侧；
（2）牌匾类，将标签粘贴在实物档案正面有文字的右上角；
（3）奖状类，将标签粘贴在实物档案的右上角；
（4）印章类，将标签粘贴在实物档案背面；
（5）奖杯、纪念品类将标签粘贴在实物档案底座。
6.编制归档实物材料目录
归档实物材料应依据档号顺序编制归档文件目录（编制归档实物目录采用档案室使用的档案管理系统着录编制，因其固定的格式，归档实物目录格式与其它类档案归档文件目录格式相同），其格式式样如下：
归档文件目录
2012-SWJP-Y
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
上述表中各项填写要求如下：
件号：填写档案室编件号；
责任者：制发实物的组织或个人名称，即署名者；
文号：实物的文字号或空白；
题名：实物材料标题。
日期：实物材料形成时间或收藏日期，以8位阿拉伯数字标注年月日；
页数：填写实物件数；
备注：注释实物材料的分类名称。
四、归档时间
奖品类实物档案由获奖部门于获奖后两个月之内向档案室移交；印章、字画、礼品由保管或接收部门随时向档案室移交。移交时，移交单位要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。