附属中学声像载体类档案管理办法
为了提高学校声像载体类档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平，有效地为学生、学校和社会服务，依据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《z省音像档案管理暂行规定》等标准，结合学校的实际，特制订本管理方法。
一、声像档案归档范围及其保管期限划定
凡反映学校从事教育、教学、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种以音响、画面等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案，其包括：照片、录音带、录像带、幻灯片、光盘等。
（一）上级机关领导人到本校视察、检查工作期间形成的照片、录音、录像等声像材料为永久。
（二）学校历届校长、书记、省级教学名师、在国内外具有一定影响的知名毕业生的照片材料为永久。
（三）学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、校庆庆祝会、先进集体和个人表彰大会等照片、录音、录像等声像材料为永久。
（四）本校组织或参加的重要外事活动的照片、录音、录像等声像材料为永久。
（五）记录本校重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片、录音、录像等声像材料为永久。
（六）记录本校地理概貌、重点工程的照片、录音、录像等声像材料为永久。
（七）具有一定影响的学生社会实践活动、先进事迹报告会、奖学金发放仪式、新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片、录像和录音材料为长期。
（八）军训及文体活动的照片材料为长期，包括：
1.校运会开幕、闭幕、比赛场面；校运动队参加省级以上运动会代表合影、比赛场面和破记录、获奖等；
2.兄弟院校代表队来访、表演、比赛等；
3.新生军训活动等材料。
（九）校友会重要活动的照片、录像和录音材料为长期。
（十）校级以上优秀课件的声像材料为长期。
（十一）其他具有保存价值的照片、录音、录像、幻灯片、光盘等声像材料为长期。
二、声像档案的归档要求
（一）归档的声像材料必须附有文字说明，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄录者等要素。
（二）归档的声像材料必须是原版、原件（历史原因除外），其声音、图像必须完整、清晰。
（三）归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式，归档的视频电子文件必须以MPEG或AVI为通用格式。以光盘为载体存贮。
（四）归档的音像文件材料必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
（五）归档的声像材料由承办部门或摄录人员于工作结束后（30个工作日内）负责收集、整理，及时向档案室移交。
（六）档案室应随时收集零散的、具有保存价值的声像资料。
三、声像档案的整理
（一）整理原则
遵循声像档案的形成规律和特点，以有利于保持声像档案的有机联系，便于保管和利用为原则。
（二）整理单位
声像档案原则上以一盒（盘）、一张为一个整理单位即一件进行整理。
（三）整理方法：
1.分年度
先将声像材料按其形成或针对的年度分开，如一盒（盘）音像档案录制了两个以上内容的或跨年度的，整理时应以主要内容所形成的年度或最后一个年度作为归档年度。归档年度采用自然年度。
2.分二级类目（分问题）
在每个年度下按问题分类，一级类目是声像档案实体分类的最高层位，标识为“SX”。声像档案根据不同类型的载体，将其分为二级类目，其分类标识规定如下：
二级类目名称 标识代号
照片 SX12
录音带 SX13
录像带 SX14
幻灯片 SX15
磁盘 SX16
光盘 SX17
3.分保管期限
在二级类目内划分保管期限，即将其分为永久（标识为Y）或长期（标识为C）。
4.排列
在二级类目下同一保管期限内排列，同一活动或专题材料，原则上整理时要集中排列，但如不同保管期限应分开排列。
5.编号
声像档案按排列顺序逐盒（盘）、逐张编写其档号。
6.拟写文字说明与装册或装盒
按照分类、排列、编号的结果填写声像档案的标签进而装册或装盒上架。对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。照片使用照片册装载，大幅照片采用单张照片盒子装载并贴签。
填写标签项目如下图所示：
7、编制声像档案归档文件目录
声像档案应依据档号的顺序编制归档文件目录。其格式如下表：
归档文件目录
档号 题名 编制单位 日期 保管期限 备注
四、声像档案的保管
（一）专柜（库）保管、竖立存放、要避开30奥斯特以上的磁场。
（二）照片库房保持温度15—25℃，湿度55—65%。其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18—24℃，相对湿度宜35—45%，要有专用的设备和必要的保护措施。
（三）定期检查，及时抢救，确保声像档案的安全。
五、声像档案的移交
声像材料形成部门应在规定时间内向档案室办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查，如下表：
声像档案接收目录登记表