为了加强z师范大学附属中学文书类档案（以下简称文书档案）业务建设，逐步实现文书档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，依据《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律、法规、规章，结合学校实际，制定本管理方法。
一、文书档案归档和不归档范围
凡是学校在党务、行政、外事、出版、设备等管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表等文件材料，均属文书档案。
（一）归档范围
1.反映学校管理职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。主要包括党务、行政、出版、外事、设备五个系统职能活动的内容，具体范围见附表。
2.本校工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3.本校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4.其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围
1.上级机关普发或转发供参阅、不办的文件材料，征求意见未定稿的文件。
2.重份文件。
3.无参考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。
4.无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录。
5.本校负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
6.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
7.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
8.未生效的合同、协议书。
二、文书档案工作岗位责任制
（一）部门分管档案工作的领导职责
1.组织本部门人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入议事日程，定期研究档案工作。
2.加强同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
3.对文秘工作人员和兼职档案人员，提出档案工作的具体要求，帮助他们解决工作中的实际困难。
（二）各部门兼职档案人员职责
1.负责本部门文件材料的收集工作。
2.按文书材料的归档范围，负责形成与积累阶段各环节的文件材料并及时向档案室移交。
3.做好存放在本部门的文件材料的装订、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
三、文书材料的归档流程
（一）形成与积累
1.年初各部门布置工作时，同时布置形成积累文件材料的任务。
2.部门兼职档案员按文书档案归档范围和保管期限表分别积累文件材料，并定期进行整理。
3.归档的文件材料应齐全完整，字迹模糊或易褪变的文件材料应予复制。
4.部门产生的文件材料，一般整理一份送档案室，一份自存档。
（二）整理方法
1.装订
归档文件材料应按件装订，一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件材料用不锈钢钉或线装订，对破损的文件材料应进行修补。
2.分类
分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限
（1）分年度
先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件材料归入其形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度。
（2）分二级类目（分问题）
每个年度下按问题分类，一级类目是文书类档案实体分类的最高层位，标识为“WS”。文书档案划分为二级类目的，其分类标识规定如下：
二级类目名称 标识代号
党务 WS11
行政 WS12
外事 WS13
出版 WS14
设备 WS15
（3）分保管期限
归档文件材料在二级类目内划分保管期限，分为永久、定期两种，其中永久用“Y”表示，定期一般分为30年、10年，具体保管期限见附表。
3.排列
归档文件材料应在二级类目下同一保管期限内排列，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件材料可集中排列。
4.编号
归档文件材料按排列顺序逐件编号。
5.编制归档文件目录
归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下表：
归档文件目录
2011-WS11-Y
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
上述表中各项填写要求如下：
件号：档案室编件号；
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；
文号：文件的发文字号；
题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号；
日期：文件材料形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日；
页数：每一件归档文件材料的页数（需在对应档案实体件的最后一页的右上角标注页数），文件中有图文的页面为一页；
备注：注释文件需说明的情况。
6.装盒
将归档文件材料按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的文件材料不得装在同一盒内。档案盒统一使用由省档案管理部门监制的硬纸盒。
7.备考表
备考表置于盒内文件材料之后，并填写表内项目内容：
（1）盒内文件情况说明填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；
（2）整理人：负责整理归档材料文件的人员姓名；
（3）检查人：负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名；
（4）日期：归档文件材料整理完毕的日期。
四、归档时间
文书材料于次年三月前，由文件材料形成和积累部门初步整理后送档案室，由档案室于六月底前整理归档并制作全引目录。