大学学院公文处理暂行办法
第一章 总则
第一条 为使我院的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》及《z大学公文处理暂行办法》，结合学院的实际，制定本办法。
第二条 公文是学院在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关的规定。
第六条 学院办公室是学院公文处理的管理部门，主管学院的公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 我院常用的公文种类主要有：
（一） 决定 适用于对重大事项或行动作出安排，奖惩有关单位及人员。
（二）公告 适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。
（三）通告 适用于公布学院各有关方面应当遵守或周知的事项。
（四）通知 适用于转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关部门或有关单位和个人共同执行或周知的事项，发布规章制度，任免人员。
（五）通报 适用于表彰先进、批评错误和传达重要精神或情况。
（六）报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。
（七）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复 适用于答复下级机关的请示事项。
（九）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”件。
（三）我院发文机关标识包括以下3种：z大学z学院、z大学z学院院长办公室、z大学z学院人事处。
（四）我院发文字号包括：广松、广松人、广松函、广松会纪。
（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确、扼要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应注明附件顺序和名称。
（九）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。
（十）成文日期以签发日期为准。
（十一）公文如有附注，应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
第九条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十条 公文用纸采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，注重效用。
第十二条 按规定须经董事会、院务会研究决定的事项，应在会议作出决定后方可行文。
第十三条 除学院办公室、人事处外，各职能部门不得对外正式行文。各部门如需就其所主管的业务工作提出重要的指导性“意见”或作出决定，则由学院办公室加批转发。如需布置事务性、临时性工作，可以用无机关标识的纸张印发通知等形式进行。人事处可就人事方面的安排正式行文。
第十四条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关或主送部门，如需同时送其他部门或机关时，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。
“报告”中不得带请示事项。
第十五条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 发文办理
第十六条 发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、存档等程序。
第十七条 学院的文件一般由院办公室草拟，内容涉及职能部门工作的，由相应部门负责草拟。
第十八条 草拟公文应当做到：
符合国家的法律、法规及其他有关规定；
情况确实，表达准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；
公文的文种应当根据行文的目的、学院或相关职能部门的职权以及与主送机关的行文关系确定。
拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。
公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
应当使用国家法定的计量单位；
公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须用汉字外，其余应使用阿拉伯数字。
第十九条 拟订公文，对涉及其他职能部门的职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协调，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，报请院领导协调或裁定。
向上级机关或各级政府职能部门行文，一般应与机关或部门先行沟通，征得基本同意后再行文。
第二十条 公文送院领导签发前，学院办公室负责人应当先进行审核。由职能部门草拟的公文，部门负责人应先进行审核。审核的重点是：是否确需行文；是否符合国家方针、政策和有关的法律、法规和规章；提出的措施和办法是否切实可行；是否经有关部门协商、会签；使用文种是否恰当；文字表达是否通顺、练达；公文格式是否符合有关规定等等。
第二十一条 由职能部门草拟的公文，如需作较大修改，学院办公室主办人员应提出修改意见，由职能部门修改。修改后职能部门负责人应再次审核。
第二十二条 “广松”、“广松会纪”字号文件由分管院领导签发。“广松函”字号文件，由院办公室主任签发，必要时由院领导签发。“广松人”字号文件由分管人事院领导签发，必要时由董事长签发。已签发的文件，一般不得再修改。如有实质性修改，修改后应经签发人复审。
第二十三条 公文正式印制前，学院办公室应当进行复核，重点是：审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第二十四条 公文签发后，统一由学院办公室安排印制，印制后统一由学院办公室分发。公文原稿由档案室集中统一存档。
第六章 收文办理
第二十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。
第二十六条 对收到的公文，学院办公室应当及时提出拟办意见并送院领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第二十七条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围内或者不宜由本部门办理的，应当及时退回学院办公室并说明理由。
第二十八条 公文办理中遇到有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请院领导协商或裁定。
第二十九条 审批公文时，对有具体工作事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体工作事项的，圈阅表示已阅知。
第三十条 送院领导批示或者交有关部门办理的公文，学院办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。