大学学院办公室工作办理程序
一、文秘工作程序
1、校外来文处理
签收→登记、编号→填写文件处理单→院办公室拟办→转呈有关院领导阅批→转发有关部门办理→督办→填写处理结果→向院领导汇报处理结果→文件存档
2、学院公文行文
主办部门拟稿→相关部门会签→交院办公室并填写发文审批表→院办公室核稿→分管院领导签发→文件编号→打印→用印、登记、分发→存档
部门拟写报告、请示→填写文件处理单→送交院办公室拟办
?一般文件8小时内?--一般文件2天内
→呈院领导阅示→
--紧急文件应立即----紧急文件8小时内--
→向提交部门反馈信息
4、建章立制程序
主办部门草拟→会同有关部门商讨→下发征求意见稿→根据反馈意见修改→召开有关利益方的座谈会→修订→上交院办公室拟办→呈分管院领导阅示→提交院长办公会讨论通过→发文公布实施
5、综合统计报表
档案室分发报表→各部门填写→各部门负责人审核签字→档案室汇总→院办公室审核→分管院领导审阅签字→上交报表
二、行政工作程序
1、开具证明、介绍信
申请人到所在部门开具相关证明→部门负责人签字确认→持有关证件到院办公室办理→填写用印申请表→院办公室核准办理
2、学历（位）证明、肄（结）业证明
申请人到教务处开具学业证明→财务处出具交清费用证明→持有关证件到院办公室办理→填写用印申请表→院办公室核准办理
3、学院公章使用
①一般用印
填写用印申请表→部门负责人签字同意→院办公室审核→用印
②业务用印
填写用印申请表→部门负责人签字同意→出具业务主管部门证明→院办公室审核→分管院领导批准→用印
4、公章刻制
部门提出申请→院办公室拟办→院领导审批→刻制印章→启用新印章
5、信访工作
①来信处理
来函登记→填写处理单→院办公室拟办→呈院领导阅示或有关部门阅处→院办公室督办→信息反馈
②来访安排
来访人员到院办公室咨询→工作人员接待→记录来访事由→与有关院领导或部门联系→安排会见
三、综合工作
1、文印工作
办公资料→部门填写文印审批表→部门负责人签字同意 文印
个人资料→到文印室按数量交费→ 文印开具复印券
室复印（速印）→登记、计算经费
2、车辆使用
填写申请表→部门负责人签字同意→车队签署拟办意见→院办公室审批→使用车辆
3、接待工作
填写接待申请表→报院领导审批→与来访单位确定行程→制定接待方案→筹备→接站→来访者到校→有关院领导、部门参加会议（座谈）→陪同参观、考察→用餐、住宿安排→送站
4、客房使用
持部门书面申请或个人证件→院办公室登记→交部门申请或房费、押金→领取钥匙→入住→办理退房手续
5、会议室（厅）使用
提前4个工作日填写申请表→部门负责人签署意见→交院办公室协调安排→领取会议室钥匙→使用→院办公室验收→归还会议室钥匙→填写使用日志
6、音响设备使用
提前4个工作日填写申请表→部门负责人签署意见→院办公室协调安排→使用→院办公室验收→填写使用日志
7、网络信息发布
有关部门提供信息→部门负责人签字同意→上交院办公室审核→交校园网管理办公室上传发布