职业学院会议管理规定
为加强学院各级会议和会议室的管理，规范学院会议制度，提高学院各项工作效率，特制定本会议管理规定。
一、会议类别
（一）学院党政联席会
1．学院党政联席会是学院最高级别的议事会议，由学院院长根据实际情况确定召开；
2．参加人员为全体院领导、学院督导组督导、学院办公室主任和会议认为应该参加的相关人员；
3．学院党政联席会由学院（党委）办公室统一通知；
4．学院党政联席会会议议程制定、会议纪要撰写由学院（党委）办公室负责。
（二）学院行政例会
1．学院行政例会是学院例行办公例会，原则上确定于每周一上午8:30召开；
2．参加人员为全体院领导、学院督导组督导、全体中层干部；
3．学院行政例会由学院（党委）办公室统一通知；
4．学院行政例会会议记录由学院（党委）办公室负责。
（三）学院全院教职工大会
1．学院全院教职工大会是原则上确定于每月召开一次；
2．学院全院教职工大会参加人员为学院全体教职工；
3．学院全院教职工大会由学院（党委）办公室统一通知；
4．学院全院教职工大会会场布置、会议议程、会议记录等由学院（党委）办公室负责。
（四）部门协调会议
1．部门协调会议是由学院分管院领导发起召开的跨部门协调、协作专题会议，须征求院长的意见方可召开；
2．部门协调会议的参会人员、会议议程、会场布置、会议记录等相关工作由分管院领导或承办部门确定和负责；
3．部门协调会议，如需使用学院会议室必须提前2天向学院（党委）办公室提出申请；
4．部门协调会议会议通知由学院（党委）办公室负责。
（五）各部门例会
1．部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会，例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则；
2．参加人员为分管院领导、各部门全体人员；
3．部门例会由各部门自行安排，如需使用学院会议室必须提前2天向学院（党委）办公室提出申请；
4．部门例会会议通知和会议记录由各部门指定专人负责。
（六）其他会议
1．学院、各部门认为有必要召开的各项会议，如：专题学习会、奖学金表彰大会、重大活动等。
2．院级会议由学院（党委）办公室负责通知参会人员、制定会议议程、做好会场布置、会议记录等相关工作；
3．部门召集或承办召开的涉及学院相关部门的会议，视同部门协调会议处理；
4．各系各部门自行组织的会议或校企合作洽谈等会议，视同部门例会处理。
二、会议室申请与管理
（一）学院会议室（行政楼502、413、五教A118、A219）由学院（党委）办公室统一管理，统筹协调安排使用。五教A118会议室原则上作为全院教职工大会、上级领导指导工作会场，一般不外借使用，各系各部门大型活动可使用五教A219。
（二）院级重要会议（党政联席会等）和办公室牵头承办召开的各类会议，由办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。
（三）部门承办会议或分管院领导组织的会议，须由承办部门或分管院领导指定人员，在会议前两个工作日到学院（党委）办公室联系，办理会议室使用预约手续。申请时请在学院办公室网站下载填写“会议室申请用表”，交学院（党委）办公室登记签字备案后使用。
（四）学院（党委）办公室按照“系、部、处级会议服从院级会议，先定先使用”的原则统一安排，并做好有关准备工作，保证会议准时召开。
（五）使用会议室时，未经学院（党委）办公室同意，不得改变会议室设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外，不得擅自动用室内音响、功放、DVD、投影等设备，如需使用应在预约时一并申请，由学院实验实训中心派专人开启调试后，方可使用。
（六）会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水，内部会议一律不配茶叶、纯净水和纸杯；如承办部门需要茶叶、纯净水和纸杯，须在预约使用会议室时一并告知；有其他需要则自行准备。部门会议请自行做好会务服务工作。在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在学院（党委）办公室专人指导下开展，并在用后由承办部门及时清除并保管，以保持墙面整洁。
（七）会议期间请自觉保持室内清洁，会议室照明、空调、设备的使用由主办部门负责，使用时要爱护各种设施，如有损坏，按学院规定赔偿。会后应及时清理会场，关好门窗、空调、饮水机等设备。
（八）会议主办部门应提前到达会场，做好会场布置及准备工作。
（九）会议所需的笔记本电脑等设备由会议主办部门准备。
（十）凡使用会议室的主办部门负责人即为会议期间的防火负责人。若出现安全问题及其他隐患，学院将追究使用部门的责任。
三、本规定自下发之日起执行，由学院（党委）办公室负责解释。