学院公文处理办法
为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》和国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号），结合我院实际情况，制定本办法。
一、公文处理的原则
（一）公文是学院在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（二）公文处理工作应贯彻统一领导、分级管理的原则，各部门要有领导同志负责公文处理工作，并经常检查督促和给予指导。各部门的重要公文必须经领导处理。
（三）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。
（四）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
（五）学院办公室是学院公文处理工作的管理部门，配备专职人员负责学院的公文处理工作，并对学院各单位的公文处理工作进行业务指导。
二、公文种类
我院常用的公文种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）公告
适用于向院内外宣布重要事项或者法定事项。
（三）通告
适用于公布学院各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（四）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（五）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（六）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（七）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（九）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。以院党委和院行政名义发文，为唐职院党〔〕×号、唐职院〔〕×号。为了便于区别，由机关职能部门起草以学院名义发文，编号时在单位代字与年号之间加上职能部门的第一个字作为代字，如教务处起草的公文为院教〔〕×号（特殊情况可加两个字）。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九）公文除"会议纪要"和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）公文文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
四、行文规则
（一）行文应当确有必要，注重效用。
（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（三）除院办外，机关各部处不得对外正式行文。机关各部门一般不直接向其他同级单位正式行文。如需就其所主管的业务工作对同级单位提出重要的指导性“意见”，则须由院办加批转。
（四）确因工作需要，党政工团等组织，可按照协商一致的原则联合行文。
（五）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其它职能部门或领导，应用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。“报告”不得夹带请示事项。
五、发文办理
发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括交拟、草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。
（一）交拟：是领导人将撰写公文的任务交给有关撰稿人员，交拟内容要尽理详细，要向撰稿人员交政策、交意图、交要求、交写法。
（二）拟稿：是关系公文质量优劣的关键环节，要求是
1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出的新政策、规定等，要切实可行并加以说明。
2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3.公文的文种应当根据行文目的、学院或相关职能部门的职权与主送机关的行文关系确定。
4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。