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学院印章刻制、管理和使用暂行规定

  学院印章刻制、管理和使用暂行规定

  一、印章刻制

  (一)院内各新设机构需刻制印章时,必须事先向党政办公室提交书面申请,经院领导审核批准后,由党政办公室办公室按照有关文件规定刻制。

  (二)院内各部门需要更换印章时,需事先提交书面申请,写明更换印章的理由,并附原印章印模,经院领导批准审核后,由办公室按照有关文件规定刻制。

  (三)印章刻制完毕,党政办公室留存印模并印发启用印章通知。从发文之日起新启用印章,旧印章同时收回作废。

  (四)院内任何单位和部门,不能自行刻制、更换印章。

  二、印章管理

  (一)院级印章由党政办公室专任秘书负责存放和盖印。

  (二)院内各单位和部门的印章,由单位和部门指定专人负责管理,规范使用。印章应加锁存放,节假日期间应放置在保险柜内。印章管理人员要认真负责,坚守岗位,确保印章安全。

  (三)印章应及时清洗,勤添印油,确保印章经久耐用、用印清晰。

  (四)使用印章必须按照规定办理,每次用印要进行登记,注明:用印单位、事由、用印数量、经办人等信息。

  (五)盖印时应注意位置恰当,要骑年盖月,字组端正,图形清晰。

  (六)凡属“代章”性质的用印,应在文件或材料的落款处注有“代章”二字,并用括号将“代章”二字括起。

  (七)文件或材料的落款单位,必须与印章一致,否则不能用印。

  (八)不得在空白信纸、证件、凭证上加盖印章。确因工作需要须经领导批准,但应逐页编号,由领用部门主管领导办理领用手续,按规定填发。

  (九)学校内部印章一般不对外使用。

  (十)印鉴保管人员调整须按规定进行交接。

  三、使用范围

  (一)钢印用于学院颁发的各类证件(工作证、学生证、毕业证、结业证、职称证书等)。

  (二)学院党委和行政印章用于:以学院党委、行政名义上报的文件、报表和学校党委、行政名义发布的各类文件等;院级毕业证、结业证、专业技术人员任职资格证;学生假期优待乘车凭证,奖状、证明、涉外信件、招生录取通知书等。

  (三)法人代表签名章、法人代表章用于学校毕业证书、聘书、各种统计报表和以院长名义发布的各种公文等。

  四、使用程序及规定

  坚持先审签、后用印的原则。

  (一)凡本院颁发的工作证、学生证、招生录取通知书等的用印,必须经职能部门核查准确并由主管部门领导签字后,由专人送交党政办公室审查无误后,方可用印。

  (二)毕业证、结业证名册必须经招生与就业指导处、教务处和学生处负责人联合审核签字后,一并送交党政办公室,方可对毕业证、结业证登记用印,学生名册留存党政办公室入档。

  (三)承办各类培训班学生的结业证用印,必须经培训单位审查,经分管领导批准签字后,连同学生名册一并送交党政办公室审核无误后,方可用印。

  (四)毕业生登记表必须经系领导签字后,教务处审核方可用印。

  (五)涉外信件用印,需经院领导审查签字后方可用印。

  (六)各类上报文件、合同书、协议书、申报材料、统计报表、职称报表、出国申请表、公函等重要函件用印,须经拟文单位负责人审查、分管领导签字后,方可用印。

  (七)各类科研项目的申报和科研合同协议,需由科研处负责人审查签字后,方能用印。

  (八)法人代表章、法人代表签名章的使用,必须经法人代表本人同意后,方能用印。

  (九)各类证明用印,由本人在所属单位开具证明,(必要时须经相关职能处室审核)方可用印。

  (十)各类介绍信用印,需开具学院统一印制的带有编号的介绍信,加盖学院印章。

  (十一)其他特殊情况用印,需经党政办公室主任(副主任)审定签字或院领导批准签字后,方可用印。

  五、本规定自发文之日起执行,由党政办公室负责解释。

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