原中工学院公文处理办法(修订)的相关参考范文，原中工学院公文处理办法(修订)第一章总则第一条为了进一步规范我院公文处理工作，提高办文质量和效率，现根据上级文件精神，结合我院实际，制定本办法。第二条本办法所......
原中工学院公文处理办法(修订)
第一章总则
第一条 为了进一步规范我院公文处理工作，提高办文质量和效率，现根据上级文件精神，结合我院实际，制定本办法。
第二条 本办法所指的公文，是在党务和行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要依据。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互联系、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，并严格执行保密的法律法规。
第四条 公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学院行政规章制度，向上级请示工作或报告情况，对下属单位或部门答复问题或指导工作，与平级或没有隶属关系的单位商洽工作的重要工具。各级部门必须认真做好公文处理工作，为我院的教学、科研和管理等各项工作服务。
第五条 学院及各部门办公室应设立文秘部门或者配备专职人员，负责公文处理工作。各级领导应当高度重视公文处理工作，模范遵守公文处理的有关规定，加强对公文处理工作的领导和监督。
第二章公文种类
第六条 我院常用的公文种类主要有决定、意见、通知、报告、请示、通报、函等。
1.决定 适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位或人员，变更或者撤消下属部门不适当的决定事项。
2.意见 适用于对某项重要工作进行指导、作出安排或提出见解和处理办法。
3.通知 适用于传达或转发上级机关的指示和公文，批转下级部门公文，告知下级部门需要知道、办理或执行的事项，发布规章制度，任免人员。
4.报告 适用于向院领导或上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
5.请示 适用于请求院领导或上级机关给予指示或批准。
6.通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
7.函 不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
8.会议纪要 适用于记载传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关(部门)、正文、附件、附注、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发机关(部门)和印发日期等部分组成。
(一)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。两个以上机关联合行文，主办单位应当排列在前，由主办单位编号。
(二)发文字号应包括发文代字、年份、序号。由院办负责编号。
(三)涉及国家秘密的公文应标明密级及保密期限。密级分“秘密”、“机密”、“绝密”三种。其中，“机密”、“绝密”级公文应标明份数、序号。
(四)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”，“急件”。其中，明传电报应当分别标明“平急”，“加急”，“特急”，“特提”。
(五)公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成，不宜过长。其中，“事由”应是公文内容的准确概括，如涉及多方面内容的，可保留主要方面，其余以“等问题”，“若干问题”，“具体问题”，“有关问题”等代替的办法进行缩减。
标题中一般不用标点符号。引用其它公文标题时，所引标题要有发文机关。除批转法规性文件外，一般不加书名号。
构成标题的三部分，一般可省去发文机关。公告或某些内容十分简单的公文，有时可省去事由，或者同时省去发文机关部门。
(六)主送机关(部门)指公文的主要受理机关(部门)，应当使用全称或者规范化的简称、统称。其位置在标题左下，正文上，顶行书写。要求下级有关单位共同办理的，可以写几个主送机关(部门);报送上级的公文，一般只写一个主送机关(部门)。
(七)正文的基本要求是简明扼要，条理清楚，符合事实，合乎文法，准确地表述发文的主要精神。正文的开头，一般应简要说明发文的
原则或目的，以提示阅读者注意。结尾是对受文机关(部门)提出的总
要求，一般根据公文种类、性质和行文关系使用通用简语，不可因沿古旧用法或随意生造。
(八)公文如有附件，应在正文之后、机关(部门)名称之前，注明附件顺序和名称。附件是正文的补充部分，要与正文一并装订，较长的可以单独装订，但要在标题左上方注明与正文的顺序关系。
以颁发、印发、批转、转发形式制发的公文，形式上也是附件，因标题上已经明确，不必在正文后注明，但不能与正文分开装订。
公文如有附注(需要说明的其他事项)，应位于成文日期之下，主题词以上，并加括号标注。
(九)成文时间除会议决议以通过的日期为准外，一般应以领导人签发的日期为准;联合行文以最后签发机关(部门)负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文时间应用规范全称，用汉字书写。其中，“零”应写成“○”。
(十)公文除会议纪要和以电报形式发出的公文外，应当加盖印章。
(十一)除会议纪要、明传电报外，公文应当按照要求标注主题词。主题词不得超过五个。上行文按照上级的要求标注主题词。
(十二)与公文有关、需要了解公文内容或协助办理的机关(部门)，属上级机关(部门)的列入抄报，平级或下级机关(部门)的列入抄送。不能漏写或多抄、滥送。抄送、抄报机关(部门)书写位置在公文末页的下端。
(十三)公文的左右空白要求和谐、匀称、美观，大小适当。公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm*297mm)。统一在左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
(十四)其它公文格式方面的具体要求参照《国家行政机关公文格式》(1999年)执行。
第四章行文规则
第八条行文应确有必要，注重效用，不得滥发文件和简报。
1.除工会、团委有自己的红色文件头外，其它职能部门不得自制红头，特殊情况必须报学院批准。
2.简报统一由学院办公室(以下简称“院办”)制发。如因特殊原因，职能部门需制发简报的，应到院办备案。
第九条 行文关系按照隶属关系、组织关系和职权范围确定。一般
不得越级行文。
1.院党委、学院可以按照规定的程序直接向教育厅、河南省党政职能部门及其它单位行文，学院内设机构除学院办公室外不得对外正式行文。一般不得越级行文和请示问题，因特殊情况必须越级行文和请示问题时，要抄报越过的机关。向上级及平行单位报送公文时，应注意党政分开。凡属党委系统职权范围内的工作以及党务等文件，应以党委名义报送;凡属行政系统职权范围内的工作以及行政业务等文件，应以学院名义报送。向教育厅报送文件时，要统一经办公室报送，不得直接送教育厅各处室。
2.学院内部，凡属职能部门职权范围的事项，应报送对口职能部门。职能部门对各部门报送的请示，一般应于一周内给予明确答复。超出部门职能范围的行文，应报请院办批准。职能部门认为需要报请主管院领导或会议决定的问题，应提出初步意见。必须直接向院领导请示的事项，应先送院办登记，并呈送给有关领导批阅。除院领导直接交办的事项外，各单位不要将请示或报告直接送学院领导，不得多头报送。
3.需要报请批准的文件，如内容涉及几个部门，一般应事先与有关部门充分协商，取得一致意见后再上报。意见分歧太大，又急需解决的问题应把分歧意见同时上报。
4.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。
第十条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。
第五章发文办理
第十一条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十二条 草拟和撰写公文应做到：
1.要符合党和国家的方针政策、法律法规和上级机关的有关规定。情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清晰，行文要规范。
2.公文标题要简洁、明确，文种要正确。 “请示”和“报告”要分开。
3.上报公文应注明签发人，“请示”应当在文件末尾注明联系人的
姓名和电话。
4.文中的人名、地名、时间、数字要准确，引用的公文要注明发文机关、发文编号、文件标题，且应当先引标题，后引文号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
5.文件如有附件，应在正文之后、发文机关名称(或发文时间)之前注明附件的名称与件数。
6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
7.应当使用国家法定计量单位。
8.文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9.公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。百分数用“ %”表示。在同一公文中数字的使用必须前后一致。
第十三条 审核公文草稿拟好后，在呈送领导审批签发前，办公室要对是否行文认真把关。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。审核文稿时要对公文内容、文字表述、文种使用、格式等方面进行全面审核把关。
1.各处室发文时，由承办人员拟稿，填写发文稿纸，经处室负责人核稿，送交办公室复审。处室负责人未核稿签字的，不得送办公室。
2.凡涉及其他处室的公文，主办处室应当主动与有关处室协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。
3.办公室应当协助上级领导认真做好公文的审核把关工作，重点是：
(1)是否需要行文。凡是可以用计算机网络、电话、传真电报、密码电报，甚至面谈等方式解决的问题，不印发文件;
(2)稿件的内容同上级机关，本机关已经发过的公文有无抵触或提法不一致的地方;
(3)政策、措施和要求是否明确具体，切实可行，依据是否充分，执行中的问题是否都有妥善安排，涉及其他部门、处室或地区的问题是否协商、会签;
(4)处理程序是否完善，发文名义是否合适;
(5)文字叙述是否合乎文法和逻辑等。对不符和规定的公文应退回公文起草处室或单位。未经办公室审核的文稿，不得送院领导审签。
第十四条 签发签发是决定公文稿件定稿的最后环节。文稿经签发后方能生效，未经领导签发的文件不得印发。
领导审核、审批公文应表示出同意、不同意或者其他具体意见，圈阅应视为同意;如领导已签批否定意见，经办人员不得换签转呈其他领导，如确需转呈的应原文呈送并说明情况。对擅自改动领导签发过的文件的直接责任者，要按有关规定给予纪律处分。
1.党委文件。以院党委名义发文，属全局性的文件，由书记签发;属单项工作的，由分管副书记签发;向上级党组织上报的文件，由书记签发。
2.行政公文。重要的、涉及面广的或者以学院名义对外报送的公文，由院长签发,或由院长委托的副院长签发;属于一般性的文件，由主管副院长签发;会议通过的文件，根据授权，可由办公室主任签发。
3.联合发文。应由各联合部门的主管院领导分别在同一稿件上签发。
第十五条 制定政策性文件，主办处室应先向主管领导汇报，经同意后将打印文稿送办公室，由办公室安排院长办公会或党委会讨论审议。
第十六条 缮印公文签发后，均应由办公室统一编号安排缮印。印制文件时，经办人员要认真校对，确保质量。印制的文件要求字迹清楚，符合规定的格式。文件印讫用印时，机要文印室留2份备案，主办部门要至少留存1份，并妥善保存公文定稿，定期归档。公文装订由经办人员负责，应符合规范。
第十七条 用印加盖的印章必须清晰、端正。没有有关批准手续，不准私自盖章。
第十八条 装订与分发由主办部门负责。公文应按主送机关、抄报机关、抄送机关迅速、准确分发。
第十九条 报送向教育厅报送请示、报告、情况通报、先进经验等送5份;向其它单位报送文件，则视需要确定报送份数。
凡报送上级的公文，不得将同一文件又送又寄，以免给上级机关办文增添麻烦。
第六章收文办理
第二十条 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、传阅、承办、催办等程序。
第二十一条 签收 对于来文，由收发室和办公室文秘人员负责接收。收文人员应认真清点核实，确认没有误送后，办理交接手续。经办公室收发的公文，运转中如发生误压漏办、丢失等情况，责任由送接公文的人员承担。对收到的公文，凡不符合公文处理规定的，办公室应注明理由，予以退回。
第二十二条 登记 办公室收到公文后，应及时拆封，并在收文簿上登记，填写来文处理签。上级的电报、电话指示按收发文处理。对错发、缺页、漏写日期、发文机关不详、少份的公文，应根据封皮上的发文机关邮戳日期(或收到日期)加以注明，以备查考。
第二十三条 拟办 对收到的公文，办公室应提出拟办意见，送分管领导批示或者交有关处室办理，需要两个以上处室办理的应当明确主办处室。紧急公文应当明确办理时限。
第二十四条 批办 重要的来文，如上级机关的决议、决定、指示以及交办的重大事宜等，由办公室主任或副主任提请院领导批阅，然后按厅领导批办意见分发有关处室。批办是院领导就公文应当如何办理所作的批示意见。批示意见要明确、妥当、指出承办部门或人员，必要时还须指明承办期限。需要传阅或传达的公文，须批明对象和范围等。
第二十五条 承办 承办处室收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本处室职权范围或者不宜有本处室办理的，应及时退回交办的文密部门并说明理由。批交两个以上处室的公文，由主办处室负责向有关处室运转。
公文办理中遇有涉及其他处室职权的事项，主办处室应主动与有关处室协商;如有分歧，主办处室主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可报请领导协调或裁定。
第二十六条 催办 凡经领导批办或交有关处室办理的公文，办公室设有专人按照办理的时限对承办单位和人员进行检查催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，不得漏办和延误并及时向领导汇报催办情况。
第二十七条 办理时限
明码电报 标明“特提”的公文，当天必须办理;标明“特急”的公文，三天内必须办理;标明“加急”的公文，五天内必须办理;标明“平急”的公文，十天内必须办理。
第七章 公文归档
第二十八条 公文办理完毕，应按照我院档案管理的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷，按时归档。公文立卷，要正确反映本部门或单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。电报同文件一起立卷。
任何个人不得保存应当归档的公文。
第二十九条 各部门承办文件人员，应在盖章时将文件正本和有关附件两份留存秘书科，一份连同底稿留存所在办公室，以备归档。
第三十条 档案工作人员应随时检查文件是否齐全(即正文和附件，请示和批复，正本和定稿，转发文和原稿)，手续是否完备(领导同志核稿，签发，盖章等)，缺少者应由承办人员补齐。
第八章 公文管理
第三十一条 机要文件
1.传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。凡经机要系统寄送的文件，一律由机要人员处理，其他人员一般不得参与。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
2.机要文件应按上级规定的范围进行传达、阅读，不得自行扩大。中央发至省级的文件，院级领导可以阅读;发至地厅级的文件，副处级以上干部可以阅读或听取传达;发至县团级的文件，支部委员和科以上干部可以阅读或听取传达。
因工作需要，其他干部需要阅文时，可由院领导或院办主任批准。
离退休干部应和同级在职干部一样阅读文件或听取传达。
3.机要文件要定期整理和销毁，具体事宜由机要部门按照上级规定负责进行。
第三十二条 翻印公文 上级机关的公文，除绝密或注明不准翻印的以外，院领导或院办主任批准可以翻印。
第三十三条 公文被撤销，视作自始不产生效力;公文被废止，视作自废止之日不产生效力。
第三十四条 不具备归档和存查价值的公文，以及超过保存期限的公文，经过鉴定并经院办主任批准，可以销毁。
第三十五条 销毁秘密公文应当由两人以上监销，保证不丢失、不泄密。其中，销毁绝密公文应当进行登记。
第三十六条 机构合并时，全部公文应随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十七条 院办应对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况进行监督、检查，并建立相关制度。
第三十八条 本办法由院办负责解释。
第三十九条 本办法自文件下发之日起试行。