“我最怕给老板开会。” 小A是老板的秘书。 她每周都会组织几次重要的会议。 她需要提前确认好每一位主管的时间：
“哦，是小A，时间还早，不知道那天要不要见客户……”
“我今天出差了，小A，你联系我们部门的小B。”
“我有事不能参加，你问问其他人时间能不能调整一下？”
“嘟……嘟……嘟……您拨打的号码暂时无人接听。”
就这样小A每次通知都要折腾很久。 但股东大会的公告并不代表万事大吉。 开会的时候，总会有人迟到，甚至有人会忘记。 所以，我只好一一打电话通知他们。 而且在老板看来，这不是参与者的问题，而是小A没有通知到位。
另外，小A还得提前很久预定会议室。 一旦更改会议时间，她就需要与其他人协调会议室，并重新通知与会者会议地点。 开会前，她要规划好会议室，确保其他参会人员在老板来之前全部到会议室，完成签到。 会议期间签到表之家，她会做会议纪要，会后跟进问题的进展等等。
小A觉得每次组织会议都像是面对大敌一样。 顺利召开发布会是她的本职工作，根本没有什么值得炫耀的地方，所有人都会觉得理所当然，一旦出了问题，她“连这些小事都做不好”。 小A认为自己总是在做一些价值很高的事情，耗费了大量的精力和时间，也承受着很大的精神压力。
很多人可能遇到过小A面临的困境，云家时间助手团队与A这样的用户进行深度沟通，提供一站式的会议组织解决方案，把A需要自己做的事情都交给A尽可能多的工具，把线下的东西放到线上 实践中，一对一的交流变成了批量交流，大大减轻了会议组织者的负担。
首先，您可以使用云家时间助手发起会议通知（如右图），输入必要的会议信息，直接选择一个空闲的会议室，然后选择相应的参会者签到表之家，每个参会者都会发出了会议通知。
有一次发了会议通知，小A想编辑一条消息发到对话消息群，但是会议通知很容易被其他新消息淹没。 时间助手的会议通知采用悬浮窗的形式（如右图），与会者一目了然，但必须要回复。 参加者如有时间冲突可第一时间反馈，或委托他加灵芝。 对于没有回复的参与者，小A还可以通过一键发邮件、打电话的方式发起人工提醒。 整个会前确认阶段，不再需要小A一对一处理。 你对会议通知的处理也在小A的掌握之中，同时与会者也知道对方的反应。
如果有人要求调整会议日程，那么小A可以根据这个人的反馈重新设置会议时间，所有参会人员都会再次收到更新通知。 会议通知也可以在每位参会人员的时间助手日历上一目了然（如右图所示）。
其次，会前的提醒，再也不用小A操心了。 云家时间助手会在会议开始前手动提醒参会人员到会（如右图）。 小A只需要准备好会议室，不需要给All participants call。
时间助手还提供签到功能（如右图）。 小A只需将人工生成的二维码投射到会议室的屏幕上，参会人员直接扫描即可完成签到。 签到统计实时生成，无需为每位参会人员复印签到表手工签到。
最后，会议纪要还可以在会后通过时间助手发送，所有参会人员都可以一键查看。 会议的通知、回复、提醒、会前沟通、签到状态、会议纪要都集中在一个地方，而不是像以前那样分散在不同的地方。
另外，还有一个小秘诀可以减少小A的工作量，就是对于周期性重复的会议，不需要每次都创建。 小A只需要创建一次，可以选择重复频率和周期（如右图）。 对于小A来说，她就是会议的组织者。 这种周期性的会议通知会显示在她的日历上，其他参会者只会显示最近的一个。 当一个会议结束时，它只会被显示。 下一个，不要怕给别人制造一大堆会议通告，引起别人的反感。
现在，小A大大节省了沟通成本，参与者信息在线反馈一目了然，系统手动显示接受、阅读、回复状态； 如果在限定时间内没有反馈，您可以发送邮件或电话通知。 会议室占用情况可视化，会议助手精准统计签到记录，一键导入记录统计表，轻松组织会议。 除了节省了很多时间，小A还得到了老板和朋友的表扬。
使用正确的工具，做正确的事，让每个人的时间都更有价值。