1.学校所有物品由总务处根据各部门提出的需求计划统一组织采购，购进时须经主管校长批准后方可实施。
2.采购进的物品，由保管员验收，并根据发货票按品名、规格、型号记入有数量、有金额、一物一户的明细帐，然后将发货票交会计结算。
3.领物品时，每位教职员工都填个人领备品清单。
4.在发放物品的过程中，正常损耗或减少，由保管员填写备品报损单，经领导批准后，报以调帐。
5.保管员要设置材料使用保管帐，按类立帐，按品名规格型号分户，具体收入、发出、结存的数量和金额。
6.库存物品每学期要全面清点一次，填写好发放和库存报告单。
7.各种物品发生人为损坏或损失减少时，交到主管校长处追究具体责任人的责任。
8.学校物品一律不许外借，特殊情况需校长审批。