商务英语信函的翻译策略 应用英语专业毕业论 本文关键词：信函，英语，商务英语，专业毕业，策略
商务英语信函的翻译策略 应用英语专业毕业论 本文简介：陈淑锟：商务英语信函的翻译策略顺德职业技术学院毕业论文题目商务英语信函的翻译策略系别外语系年级专业08应用英语4班学生姓名陈淑锟指导教师邱雪琳专业负责人答辩日期*年*月*日目录摘要…………………………………………………………………………………2第1章概述商务英语信函的含义……………………………………
商务英语信函的翻译策略 应用英语专业毕业论 本文内容：
陈淑锟：商务英语信函的翻译策略
顺德职业技术学院
毕
业
论
文
题
目
商务英语信函的翻译策略
系
别
外语系
年级专业
08应用英语4班
学生姓名
陈淑锟
指导教师
邱雪琳
专业负责人
答辩日期*年*月*日
目
录
摘要…………………………………………………………………………………2
第1章
概述商务英语信函的含义……………………………………………3-
1.1商务英语信函的概念……………………………………………………3
1.2写作原则………………………………………………………………3-4
第2章．商务英语信函的特点……………………………………
4-5
第3章．影响商务英语信函翻译的因素
………………………
5-6
第4章．商务英语信函的翻译策……………………………………7-9
4.1商务英语信函的翻译技巧
…………………………………………7
4.2直译与意译
………………………………………………………
7-8
4.3
套译
……………………………………………………………………8
4.4常用的翻译策略系列………………………………………………………9
第5章．结论…………………………………………………………………
9
参考文献
………………………………………………………………………
9
致谢………………………………………………………………………………
10
摘要
自从我国加入世贸组织以来以及在经济全球化的影响下，我国的对外贸易也走上了一个新台阶。在整个贸易过程中，商务英语信函就成为买卖双方沟通的工具，让互不认识的两个人互相信任。作为使用语言不同的买卖双方，如何翻译出对方所要表达的信息，是我们成功交易的第一步。信函也是我们了解对方的桥梁，我们可以从信函中知道对方在想什么，摸索对方的内心世界。
本文通过阐述商务英语信函的含义，构成，特点，让我们对商务英语信函有了充分的了解后，我们就探讨商务英语信函的翻译策略。很明显，在我们充分了解商务英语信函后，我们就能了解信函的用词，行文结构，从而了解商务英语信函的翻译策略。当然，要做一个出色的译者，可谓是要了解各种各样的知识，例如别国的历史文化，地理环境。这样，在翻译过程中彩更加的得心应手。
关键词：商务信函
翻译策略
文化差异
Abstract
Since
China
s
accession
to
the
WTO
and
has
been
under
the
influence
of
economic
globalization,China
s
foreign
trade
has
also
embarked
on
a
new
level.
Throughout
the
course
of
trade,business
English
letters
have
become
a
tool
for
buyers
and
sellers
to
communicate,so
that
men
can
trust
each
other.
As
buyers
and
sellers
use
different
languages,it
is
the
first
step
in
successful
trading
to
translate
the
information
we
express.
Letter
is
the
bridge
that
we
understand
each
other,we
can
know
each
other
from
the
letter
what
they
thought,to
explore
each
other
s
inner
world.
This
paper
describes
the
meaning
of
Business
Letters,composition,characteristics,so
we
have
a
full
understanding
of
English
letters.
And
we
explore
the
Translation
Business
Letters.
Obviously,after
we
fully
understand
the
English
business
letter,we
will
be
able
to
understand
the
letter
of
the
words,structures,in
order
to
understand
English
business
letter
translation
strategies.
Of
course,to
do
an
excellent
translator,can
be
said
to
understand
a
wide
range
of
knowledge,such
as
the
history
and
culture
of
other
countries
and
geographical
environment.
In
this
way,we
win
the
lottery
in
the
translation
process
even
more
handy.
Key
words:
business
letters
translation
strategy
cultural
differences
商务英语信函的翻译策略
第一章
概述商务英语信函的含义
商务英语信函是指在日常的经济活动中用来传递信息，处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函，也是商贸公司业务活动中一个极其重要的工具。一封不同内容的商务信函可以收到商贸交易，事后交涉，继续保持贸易关系等不同的效果。
商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。商务英语信函涉及商务活动的各个环节，内容广泛，通常包括建立贸易关系（establishing
business
relations）、询盘（inquiry）、发盘（offer）、还盘（counter-offer）、受盘（acceptance）、订货（placing
orders）、保险（insurance）、装运（shipment）、索赔（claim）等方面。
想要正确翻译出英语信函中的主要内容，了解商务信函的构成是其中的第一步。写商务英语信函第一步就是要写信头（letter
head），也叫做信端，内容宝货写信人的详细信息，包括姓名，通讯地址，电话号码，传真号和电子邮箱。写信头的目的是方便收件人了解信函的来历，方便回复。第二部分，就是日期。任何信件都要写上姓名的，这样可以让收件人了解信函的时效性，让收件人及时作出回复。第三部分就是封内地址，就是收件人的详细信息。第四部分就是称呼。在写商务信函中，我们也必须要表现出以礼待人的一面。虽然称呼在信中占位不大，但它却是不可或缺的一部分。第五部分就是正文，它是整篇信函的点睛部分，内容简明扼要，把所表达的内容充分出来。第六部分就是结束礼词，这也是书信礼仪的体现，表达对对方的祝福。最后就是收件人的签名。
此外，写商务英语信函要有一定的规范的，应遵循一定的写作原则，采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。因此，在商务英语信函写作仲，应遵循7C原则，即礼貌（courtesy）、体谅（consideration）、完整（completeness）、清楚（clarity）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）和正确（correctness）。
1、礼貌原则。礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方的好感。所以，在信函中适合多用点礼貌的语句，就像“please”、“It
will
be
highly
appreciated
that….”、“It
is
our
pleasure
to….”。业务往来中难免有争端、摩擦，此时也需要用礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时，措辞也要力求客气，心平气和、语气委婉；在回复对方信函时，无论对方的态度如何，在坚持自己立场的同时，都要礼貌的回应对方。
2、体谅原则。很多人写商务信函的时候都是从自己的角度出发。与其他信函不同，商务英语信函注重的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反映，只有站在对方的立场上思考和发现问题，解决问题，才能收到满意的沟通效果。在商务英语写作中，应注意强调对方利益，对方获取信息的最根本目的就是要了解他们将获得什么利益以及这些利益能否满足他们的需求。
3、完整原则。在信函写作中，信息完整很关键。一些在日常写作中常用的如“the
above
mentioned”
，“the
former”
，“the
latter”
，“respectively”之类的表达方式尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。
4、清楚原则。这是商务英语信函中最重要的原则。一封含糊不清、词不达意的书信会引起一些不必要的误会和产生歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。英语作为一种世界贸易语言，被无数的商务人员在信函中使用着，但这些人并非全部都精通英语。所以，在选词上应注意选择那些简单的，为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免好私用复杂、生僻和容易产生歧义的词语。
5、简洁原则。有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中，可适当选用为人熟知的外贸缩略语。例如，L/C就是letter
of
credit，B/L就是bill
of
lading，S/C就是sales
contract。这些都是外贸行业中常用的缩略语，简洁易记，也不会产生歧义。
6、具体原则。在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。
7、正确原则。正确不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使沟通效果大打折扣的。
第二章
商务英语信函的特点
一、
专业性强
商务英语信函在词汇使用上的最大特点是对专业性词汇的精确运用，其中包含大量的专业术语，缩略词等。
二、
大量套语
国际商贸的工作性质决定了商务英语存在大量的套语，国际商贸活动非常讲究效率，信息传递被认为是第一位的，贸易各方使用程式化的套语会便于让对方理解信息和接受信息，从而加快了信息在国际商贸活动中的传输速度。最为常见的是一些表达一定感情色彩的交际性套语。
三、
句法规范
1.
商务英语句子中存在大量非限定性动词，祈使句及情态动词。非限定性动词有三种：动词不定式、动名词和分词（包括现在分词和过去分词）。
2.
被动语态在商务英语中的使用也十分广泛，值得我们重视。在商务文书的抱怨信、索赔函等信息传递“坏消息”的信函写作中，为了保全对方的面子和体现商务英语的礼貌原则，使用被动语态使语气更委婉、礼貌；商务活动中的一方向另一方发出命令、请求，或者向对方施加压力时，通过使用被动语态使语气更客观、求和指令变成间接指令；在商务合同、跳跃、商议函的撰写中，使用被动语气更客观、公正。
四、礼貌
商务英语信函中合理表达礼貌应注意的几个方面：
1、注意保持交际双方地位的平等。在商务英语信函中，交易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，为表示礼貌而过分谦卑的话会适得其反，令对方对你的能力产生怀疑。
2、注意话语的选择是否具有亲和力。每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，干是把一封本来应该是热情而友好的信函写的呆板而死气沉沉。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句．这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就像两个朋友之间的谈话那样简单、、人性化。
3、注意话语中的各种信息在不同人文背景下的解读。在商务英语信函的写作过程中，不仅要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌的表达手段和技巧，还要仔细考虑各种国际商务交往中的特定语境因素，合理运用各种语用策略，使礼貌的表达更加贴切得体，从而使贸易活动得以更顺利地进行。
第三章
影响商务英语信函翻译的因素
一、文化因素
不同的文化会导致会导致对事物认识的差异。中国人和西方人在对事物的观察和思维上都存在差异，有时候会对同一种东西既其特征有着不同的概念和表达寓意，翻译时译者必须清楚地了解不同文化导致的人们对同一事物的不同认识。也就是说，要了解原文和译文各自所代表的文化特点，一边达到对等翻译的目的。
文化上的差异导致颜色的使用功能不同。颜色是人类最基本的人之范畴之一，不同文化的人对颜色的认知尽管有许多对等之处，但因其所处地理位置、历史文化背景和风俗习惯不同，他们对各种颜色的感觉及赋予的代表意义有可能不同，甚至截然相反。例如，蓝天牌牙膏在中国是无可争议的老品牌产品。“蓝天”给我们的联想意义非常美好，寓意“干净、清爽”，中国的消费者固然会喜欢。如果该产品在美国，就不会受到消费者的青睐。因为蓝色在英语国家有忧郁的含义，Blue
Sky在美国人看来是指企业收不会来的债权。光从消费心理看来，人们对此类商品就有一定的排斥心理，尤其是商人，很忌讳这一点。在中国，红色表示喜庆，过年就派“红包”,结婚就穿红色礼服；而有些英语国家则视红色为残暴、不吉利，红色意味着流血。还有，美国人不喜欢紫色，法国人不喜欢墨绿色却偏爱蓝色。在马来西亚，绿色被认为与疾病有关。巴西人忌讳棕黄色。西方人视白色为纯洁、美好的象征，在中国白色有不吉祥的文化含义。在西方文化中，人们可能将绿色和“缺少经验”联系起来，而在中国绿色代表春天，象征新生和希望。对颜色象征意义的认知有如此的不同，在商务英语翻译中一定仔细辨认，以保证国际贸易的顺利进行。
数字代表意义上的文化差异。在西方，“十三”被认为是不吉利的数字，其原因就是与圣经故事中耶稣被他的第十三个门徒犹大出卖有关。所以，在西方国家，人们通常避免使用“十三”这个数字。在中国传统文化中，数字“十三”没有这种文化含义，但随着西方文化的影响，近来这种含义也被国人所接受。在中国的传统文化中，9与“久”同音，所以“9”经常用来表示“长久”的意思。例如，我们的历史上，皇帝都崇拜“9”，希望其天下长治久安。“6”在中国有“顺”的意思，但不要把用“666”作商标的商品出口到英国，因为“666”在《圣经》里象征魔鬼。
二、地理环境因素
不同的国家有着不同的自然地理环境。英国是一个岛国，而汉民族在亚洲大陆生活繁衍，所以，英语说“spend
money
like
water”。而汉语的说法就是“挥金如土”。同样。英语中的“the
west
wind”和“Hollywood”等均具有独特的文化寓意。自然环境的差异也会导致文化差异，英语单词“zephyr”（西风）反映了英国特有的文化，在英国人的意识中，西风是温暖和煦的，但是在中国西风却不容易被人们所接受，因为中国人心中的西风是带来寒冷的预兆。与此相反，中国人有东风送暖的说法。所以，中国第一汽车制造厂的汽车商标名称为“东风”而绝不会使用“西风”作为商标。
三、历史因素
英汉两种语言中还有很多因历史形成的习语。汉语中如“东施效颦”“名落孙山”
“叶公好龙”。
“crude
imitation
with
ludicrous
effects”这是东施效颦的英语。假若我们不了解中国历史的习语，或者我们会翻译成粗鲁的模仿或者其他。所以，懂得一定的历史对翻译来说也是必要的。因为有些时候英语文章也不是可以根据字面意思可以翻译出来的。就算可以翻译成中文，读者也未必能看得懂。
第四章
商务英语信函的翻译策略
翻译是指在准确通顺的基础上，把一种语言信息转换成另一种语言信息的活动。美国翻译理论家奈达认为，译文读者对译文的反应与原文读者对原文的反应基本一致，翻译就可以说是成功了。奈达还主张翻译所传达的信息不仅包括思想内容，还包括语言形式。译者不能随意增加原作没有的思想，更不能随意地删减原作的思想。英语和汉语是两种不同的语言。前者注重结构形式，而且往往利用紧凑的结构来体现思维的逻辑性；而后者强调的是观点，并且用合理地调整语序来整体地反映思维的逻辑性。因此，当我们进行翻译时，必须掌握原作的思想和风格，同时也必须把原作的思想和风格当作译语的思想和风格。
一、商务英语信函的翻译技巧
（1）、遵循忠实、通顺的翻译标准。首先，应当准确、忠实地再现信函原文的思想内容及风格特征。准确达意、简洁明了是英文商务信函的基本特征，因此合格的译文也理应具备这些特征；其次，由于商业信函与商业贸易业务往来有关，必然牵涉到很多贸易术语，因而在翻译时应尽量按照译文习惯使用的术语来表达
（2）、注意信函结构程式化的翻译。英汉两种语言在信函结构程式上有一定的差别。如收信人的地址、写信时间及他们的位置都是不一样的，需要我们在翻译时做出适当的调整，以适应目的语的格式规范。例如把英语地址由小到打的顺序译为汉语的由大到小的顺序，或者有时根据汉语的习惯把地址栏删去。
（3）、运用套译的翻译方法。套译法就是用英语的俗语或谚语来表达汉语的俗语或谚语。这种译法能传神地表达原意,又使英语译文更具有民族特点。
二、直译与意译
翻译界通常用的是直译与意译相结合，同时加注释义。
（1）、直译是商务英语信函翻译的首选策略。直译出现于五四运动时期。直译有利于我们了解西方文化，同时，也有助于传播我们的民族文化。所以该直译的要直译，这样才能忠实传达源于的思想，反映原语的表达方式甚至是作品的作风，传递原语言的文化信息。当然，直译必须具有可读性，也就是说，译品不会引起读者的误解，并且也不违反表达方式。事实上，许多英语单词经过直译已经被广泛地应用于汉语中了。例如，software就是软件，sofa就是沙发。
（2）意译也是商务英语信函翻译中必不可少的。意译，也成为自由翻译，它是只保持原文内容、不保持原文形式的翻译方法或翻译文字。直译与意译相互关联、互为补充，同时它们又互相协调、互相渗透，不可分割。意译从意义出发，只要求将原文大意表现出来，不需要过分注重细节，但要求译文自然流畅。在翻译时，如果不能直接采用原作的结构和表达形式，我们必须根据表达形式和特点改变句子节后和表达方式来传达原作的内涵。由于原语和译语在语序、语法、变化形式和修辞之间存在着许多差异，我们只能用适当的方式来传达原作的意思和再现原作的效果。在翻译过程中，要使语言清晰，有说服力，并且符合语言习惯，译者必须尽量遵照所使用的语言习俗和正确的用法，而不是坚持原作的表达模式。赵景深先生赞成意译，严复也喜欢意译。严复的许多经典文学作品都采用了意译的方法，例如《天演论》就是意译典型的例子。
三、套译。
套译指在翻译外国词汇时，既不音译，也不试用新词意译，而采取折中方法，采用本国语言文字中已有的词汇套用之。套译分为拟合型套译和传神型套译。无论是英语还是汉语的商务信函里面都有许多套语，在翻译时套用即可。
（1）、称呼语的套译。英语信函中常用的是“Dear
sir/Madam/Gentleman/Ladies”等，此处的“Dear”只是一种表示对收信人的尊称，是一种礼貌的习惯性表达方法，并不等同于汉语中的“亲爱的”，因此，根据汉语习惯我们可以套译为“尊敬的阁下/先生/女士/夫人”，有时也可以套译为“敬启者/谨启者/执事先生/台鉴等。
（2）、信函正文中一些敬辞和谦辞的套译。商务信函的一大特色就是措辞委婉、注重礼节、多用套语。商务英语信函中使用频繁的单词有“appreciate，favor，grateful，please”等等。汉语中常用的一些敬辞包括：“您鉴、贵方、贵国、贵公司、阁下、敬悉等等；而常用的谦辞就有“敝人、卑职、愚见、拙见”等等。在翻译时应当采用功能意义相当的礼貌词语套译。
例如：Kindly
offer
us
all
information
on
your
market.
译文：惠请告知你方市场详情。
四、常用的翻译策略系列：状语从句的译法
英语状语从句表示时间、地点、原因、条件、目的、和比较等等，英语状语从句用在主句后面的比较多，而汉语的状语从句用在主句前的比较多，因此，在许多情况下，应将状语从句放在逐句前面。在英语文章中，各种状语从句出现的的次数比较多，所以状语从句翻译得是否合理直接影响着整篇文章的翻译。下面我们通过一些实例说明它们常用的翻译方法。
1、时间状语从句的翻译
时间状语从句在英语文章中出现的频率相当高，因此掌握时间状语从句的翻译十分重要。例如：
（1）、Customers
actually
vote
for
products
and
companies
when
thet
make
a
purchase.
译文：消费者购买商品实质上是在给不同的企业和产品投票。
2、条件状语从句的翻译
（1）We
would
apprecaite
it
if
you
could
sell
it
to
us
for
1200
dollars
per
unit.
译文：如果你方能一每台1200美元卖给我方的话，我方将不胜感激。
（2）So
if
you
should
reduce
your
price
by,say
5%,we
might
come
to
terms.
译文：要是你们答应降价，例如5%，我们还可以达成交易。
3、让步状语从句的翻译
“虽然”、“尽管”、“即使”等是汉语中表示“让步”的常用关联词。汉语中表示“让步”的分句一般前置，英语中则比较灵活。例如：
（1）、Although
we
have
raised
our
market
share
by
5%,the
competiotion
remains
fierce.
译文：我们的市场份额虽然提高了5%，但目前的竞争依然激烈。
（2）、While
the
cafeteria
A
site
poses
the
engineering
and
budget
difficulities,it
nonethless
remains
the
most
feasible
site
when
compared
to
existing
alternatives.
译文：虽然餐厅的一号选址方案在工程和资金方面都有困难，但与现在的其他选址方案相比，仍然是最可行的。
第五章
结论
本文详细分析了商务英语信函的翻译策略，翻译的目的是为了传达信息。翻译是超越语言障碍和文化差异而进行的信息传递过程，对原文的正确理解是准确翻译的基础，交际成功的前提。这种理解主要包括英汉双语翻译过程中不同语境下词义的确立，英汉思维及语言表达方式异同的认识和多中西文化差异的掌握，同时需要进行大量的翻译实践。只有有了准确性我们才能在国际贸易中如鱼得水，才能为自己的国家争取更宽广的发展。
还有，翻译人员是我们现在最需要而且是最紧缺的人员。它所需要的知识量可以说是永无止境的。第一，我们必须要有扎实的英语基础，词汇量要丰富。第二，我们要熟知英语国家的地理环境，人文风俗。作为翻译工作者，不论是从事文学、科技，还是其它方面的翻译工作，都应该加强培养自己的逻辑思维能力。有的人在翻译出现误解、错译或漏译不是因为语言能力差，而是逻辑思维能力差，原文中存在的一些逻辑上的关系，译者未能从字里行间、上下文关系上悟出来，所以出现差错。逻辑思维能力的提高还能帮助我们理解从字面上无法理解的内容。
参考文献：
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10.曾文雄:模糊限制语的语言学理论与应用研究[J]外语教学，2005，P7
致谢
光阴似箭，日月如梭。三年的大学生活也接近尾声。在这三年里，我不但结交了很多的朋友，还让自己的知识水平提高了一个层次。在这里，我也很感谢顺德职业技术学院的所有领导和老师。是他们，给了我一个成长的机会；是他们，教会了我们如何去做人；更是他们，见证着我们这三年的一切一切。还有我的论文指导老师邱雪琳，她除了忙自己的工作之外，还抽空来指导我的毕业论文，耐心的知道我的写作。没有你，我的毕业论文也不会顺利完成。
此外，我还要感谢我的同学和朋友。在这三年来，有跟我天天生活在一起的同学，我们无所不谈，我们在学习上互相帮助，一起进步；在生活上，我们彼此关怀，彼此分享我们的喜与忧。在这过程中，我们建立了深厚的友谊。
还有我的家人，感谢你们一直以来的谅解与支持，让我可以无忧无虑地学习，无忧无虑地成长。在这里，我想对你们说声谢谢，谢谢你们的爱！
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篇2：酒店代发信函邮寄管理制度
酒店代发信函邮寄管理制度 本文关键词：信函，邮寄，管理制度，酒店
酒店代发信函邮寄管理制度 本文简介：天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632代发信函邮寄管理制度1．酒店住客的信函和酒店内部的公函均可由接待人员负责代寄，其他一律不代替邮寄；2．接待处代寄的信函包括平邮信件、挂号信件、航空信件和明信片，大宗邮件、邮政
酒店代发信函邮寄管理制度 本文内容：
天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin
；QQ:1318241189；QQ群：175569632
代发信函邮寄管理制度
1．酒店住客的信函和酒店内部的公函均可由接待人员负责代寄，其他一律不代替邮寄；
2．接待处代寄的信函包括平邮信件、挂号信件、航空信件和明信片，大宗邮件、邮政快件、包裹及特快专递均可由问询处代办；
3．代寄的邮件均以邮局发出的“邮件资费表”所规定的邮资计费，资费以本国货币为标准；
4．
所寄信函均须用标准信封，并清楚地写上收件人及寄信人地址、邮政编码；
5．酒店住客的邮费一律只收现金；
6．
酒店公函须由其部门经理签名批准后方可代寄；
7．
酒店公函或代寄客信须开具某项收费单，客信须注明付现金，酒店公函须注明人酒店账，并由该部门经理签名认可；
8．每天下午接待员收齐所代寄信件．贴足邮票并填写“邮票统计表”和“信件收费统计表”，将信件统一交行李部签收，由该部派人员外出投寄；
9．接待处须保证有足够的邮票供代寄信件使用；
10．接待处不定期发出“信件收费统计表”’，第一联和酒店公函的邮资收费单交财务部报销，取回现金后连同代寄客信所收的现金行李部所派人员外出购买邮票；
11．查无收件人或因地址不清而被退回的信件由接待处退还给该酒店住客．如果寄信的住客已离店，则作为死信归档；
12．
因书写不正确或地址不清而被退回的酒店公函退回有关部门签收；
13．努力完成领导交办的其他工作任务。
篇3：商务英语信函的写作原则
商务英语信函的写作原则 本文关键词：信函，商务英语，原则，写作
商务英语信函的写作原则 本文简介：商务英语信函的写作原则商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商
商务英语信函的写作原则 本文内容：
商务英语信函的写作原则
商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、
进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。
商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。因此，在商务英语信函写作中，应遵循7
Cs原则，即礼貌(courtesy)
、
体谅(consideration)
、
完整(completeness)
、
清楚(clarity)
、
简洁(concise-ness)
、
具体(concreteness)和正确(correctness)
。
1、礼貌原则。
礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以，在信函中宜多用
“please”,“I
twill
be
highly
appreciated
that
…”,“I
t
is
our
pleasure
to…”,“We
feel
dread
fully
sorry
that
…”,“We
regret
that
…”等礼貌用语。
业务往来难免有争端、
摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、
拒绝接受时，措词要力求客气、
心平气和、
语气委婉；在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。
首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如
“You
made
a
very
careless
mistake.”
若改成
“Avery
careless
mistake
was
made.”
会更好。
其次，要善于使用疑问句。向对方提出要求时，陈述句、
祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、
更礼貌。请看下面三句话：Make
payment
by
con
firmed
irrevocable
L/
C.We
request
you
to
make
payment
by
con
firmed
irrevocable
L/
C.Could
you
make
payment
by
con
firmed
irrveocable
L/
C?第一句是祈使句，口气太强硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表达了自己的意图，又表示了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。此外，还要善于使用条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。
2、体谅原则。
不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。
首先，应注意强调对方利益。在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如：We
allow
you
2
precent
discount
for
cash
payment
.You
can
enjoy
2
percent
discount
when
you
pay
in
cash.
第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。
其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。如
“We
do
not
believe
that
you
will
have
cause
for
dissatisfaction.”
改写成
“We
feel
surely
that
you
will
be
entirely
satisfied.”
会更好。
3、完整性原则。
在信函写作中，信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如
“the
above
mentioned”,“the
former”,“the
latter”,“respectively”
之类的表达方式要尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。
4、清楚原则。
清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、
辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、
简炼的词以及正确的句子结构。
(1)
尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。因此，在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。
(2)
起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。如“Those
who
work
rapidly
get
ill
in
these
conditions.”
由于
“rapidly”
一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指
“conditions”
)
，如将其改为
“Those
who
work
in
these
conditions
get
ill
rapidly.”
句子的意思就非常清楚了。
(3)
在一句话中，要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如:
“We
shall
take
a
firm
line
with
thefirm.”
此句中，第一个“firm”
的意思是
“strong”,第二个
“firm”
的意思是
“corporatio
n”
.而如果将句子改为:“We
shall
take
a
strong
line
with
the
firm.”
这样整个句子的意思就更清楚了。
5、简洁原则。
有力、
生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中，可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱，要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语，例如：L/
C(letter
of
credit
信用证),B/
L
(bill
of
lading提单),C
I
F(cost,insurance
and
freight
成本加保险加运费价格),EAT(estimated
arrival
time
预计到达时间),A/
S(at
sight
即期),FYI
(for
you
information
供你方参考),S/
C
(
sales
contract
销售合同),D/
D
(
demand
draft
票汇),T/
T(telegraphic
trans
fer
电汇),M/
T(mail
draft
信汇),D/
P(documents
against
payment
付款交单)等。
此外，句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。如
“As
what
you
have
requested,we
are
sending
you
our
newest
catalog.”
其从句
“What
you
have
requsted”
可以用一个词
“requested”
来代替，这句话改成
“As
requested,we
are
sending
you
our
newest
catalog.”
则更简洁。
需要指出的是，在保证礼貌的前提下，还要避免使用那些仅起填充作用、
可有可无的词组和表达法。如:
“Please
be
advised
that
we
have
received
y
our
in2v
oice.”
若将该句中的
“Please
be
advised”
删除，不仅不会改变意思的完整性，反而使句子更简洁。
6、具体原则。
在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We
have
drawn
on
y
ou
as
usual
under
y
our
L/
C.We
have
drawn
on
y
ou
our
sight
draft
No.
845
for
theinv
oice
amount
.US
S
|
560100,under
y
our
L/
C
No.
246
of
the
China
Bank.很显然，第二句包括了更具体、
详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然；而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。
7、正确性原则。
正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使其沟通效果大打折扣。此外，还应注意使用正式、规范的语言，例如省略语
“I’
ll”,“we’
re”
等，显得太过口语化，欠正式，商务信函中应改写成
“I
shall”,“We
are”
;
还有像“Looking
forward
to
y
our
early
reply.”
和
“Nice
to
recevied
our
enquiry.”
等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。
商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语
“on
the
terms
andconditions”
中的
“terms”
和
“conditions”
都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如
“advise
sb.of
sth.”
(通知某人某事)中的
“advise”，在日常用法中一般不作
“通知”
解，而表示
“劝告”
、
“建议”
等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如
“offer”
一般表示
“提供”
、“提议”
等，在商务里可指
“发盘”
、“报盘”
；同样在保险业务中，
“policy”
指“保险单”，而不是
“政策”
、
“方针”，“average”
指
“海损”，而不是
“平均的”
、
“一般的”
；
“confirm”
的基本含义是
“确认”，用在信用证前面时，则表示
“保兑”，如confirmed
letter
of
credit
(保兑的信用证)
。
商务英语信函的写作技巧
商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。
1、要选用常用的四部式的正文结构。
通常，商务信函由四部分组成，即引言(introduction)
、详情(details)
、应答(response)和结束语(close)
。
第一部分是引言。在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有：We
re
fer
to
y
our
Order
No.
8
and
regret
to
say
that
…Thank
you
for
y
our
letter
dated…Through
the
courtesy
of
our
Commercial
Counselor’
s
Office
in
London,we
learned
that
you
are
interested
in
doing
business
with
us.
第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项；同时，在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。
第三部分是应答。该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、
答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。
第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说:
“Your
favorable/
immediate
reply
will
be
highly
appreciated.”
商务信函中常用的结束语有：We
await
y
our
favorable
reply
with
great
interest
.I
f
y
ou
need
any
further
in
formation,please
let
us
kn
ow.As
the
market
is
of
keen
competition,we
recommend
our
immediate
acceptance.
2、要善于使用商务信函中的习惯用法。
商务信函中的很多习惯用法，包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达：We
offer
you
firm
subject
to
y
our
reply
by
5
p.
m.our
time,Monday,3rd.Oct
.The
offer
is
valid/
open
until
…The
validity
of
the
offer
is
from…
to
…当认为对方价格太高时通常的表达有：Y
our
price
is
found
on
the
high
side.Y
our
price
is
prohibitive.Y
our
price
is
excessive.
即期信用证付款时可以这样表达：The
terms
of
payment
are
by
L/
C
available
by
draft
at
sight
.The
terms
of
payment
are
L/
C
payable
against
draftat
sight
.
The
terms
of
payment
are
by
L/
C
available
by
sight
draft
.类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中，形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语，这些已被商界广泛接受，我们只需平时多留意、多积累，就可以得心应手地撰写商务英语信函了。