【管理制度】采购作业标准程序 本文关键词：作业，管理制度，标准，采购，程序
【管理制度】采购作业标准程序 本文简介：天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-1××公司采购作业标准程序第一章请购第一条请购部门的划分。1.常备材料：生产管理部门。2.预备材料：物料管理部门。3
【管理制度】采购作业标准程序 本文内容：
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××公司采购作业标准程序
第一章
请购
第一条
请购部门的划分。
1.常备材料：生产管理部门。
2.预备材料：物料管理部门。
3.非常备材料：
(1)订货生产用料：生产管理部门；
(2)其他用料：使用部门或物料管理部门。
第二条
请购应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情形开立请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。
第三条
来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。
第四条
特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单”、“备注”栏注明原因，以急件递送。
第五条
庶务用品由物管部门按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。
第六条
以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单”委托总务部门办理，例如：
招待用品、书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。
第七条
请购权限。
1．内购
(1)原料：
请购金额预估在1万元以下者，由科长核决。
请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。
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请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。
(2)财产支出：
请购金额预估在2，000元以下者，由主管核决。
请购金额预估在2，000元至2万元者，由经理核决。
请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。
(3)总务性用品：
请购金额预估在1，000元以下者，由主管核决。
请购金额预估在1，000元至1万元者，由经理核决。
请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。
2.外购：
(1)请购金额预估在10万元(含)以下者，由经理核决。
(2)请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。
第八条
请购案件的撤销
1.请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单(内购)”或“请购单(外购)”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。
2.采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：
(1)采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
(2)原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。
(3)原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
第二章
采购购定
第九条
采购部门的划分。
1.内购：由国内采购部门负责办理。
2.外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。
3.总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理
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商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第十条
采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。比如：
1.集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料项目，通知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。
2.长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。
3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门。
第十一条
采购作业处理期限。
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
第三章
国内采购
第十二条
价格。
1.采购人员接“请购单(内购)”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。
2.如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核发，并转使用部门或请购部门签注意见。
3.属于惯例超交者(比如最低采购量超过请购量)，采购人员应在议价后，在请购单“询价记录栏”中注明，报主管核签。
4.对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等
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方式向厂方议价。
5.采购部门接到请购部门紧急采购口头要求，主管应即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
第十三条
呈批手续。
1.采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订订购厂商“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。
2.采购核决权限：
采购别
核决限额
采购核决权限
列属统购项目的原料、物料(包括燃料)
不论金额多寡
经理→总经理
非属统购项目的原料、物料(包括燃料)
不论金额多寡
经理→总经理
财产支出(包括什项购置)的非生产器材
3000元以下
3001元至100000元100000元以上
采购主管
经理直接核决
经理→总经理
财产支出(包括什项购置)的生产器材
3000元以下
3001元至20000元
20001元以上
采购主管
经理直接核决经理→总经理
庶务用品
3000元以下
3001元至50000元
50001元以上
采购主管
经理直接核决经理→总经理
责任人签名：
第十四条
订购程序。
1.采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方寄发“订购单”，并以电话确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
2.分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以利识别。
3.采购人员使用暂借款采购时，应在“请购章”加盖“暂借款采购”章，以利识别。
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第十五条
进度控制。
1.国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。
2.采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟情况表”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。
第十六条
采购单据整理及付款。
1.来货收到以后，物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部门，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料，“请购单(内购)”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。
2.内购材料须待试车检验者，如其订有合约部门，按合约规定办理付款；未订合约部门，按采购部门报批的付款条件整理付款。
3.短交待补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
4.超交应经主管批示方可按照实收数量进行整理付款，否则仍按原订货数付款。
第四章
国外采购
第十七条
价格。
1.外购部门按照“请购单(外购)”需求急缓加以整理，依据供应商报价，并参考市场行情及过去询价记录，以电话(传真)方式向三家以上供应商询价。特殊情形下除外，但应于“请购单(外购)”上注明。在此基础上进行比价、分析、议价。
2.请购材料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见，再转请购部门确认。
第十八条
呈批手续。
1.比、议价完成后，由外购部门填具“请购单”，拟定“订购厂商”、
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“预定装运日期”等连同厂方报价，送请购部门按采购审批程序报批。
2.核决权限
采购金额在8，000元以下者由经理核决。
采购金额超过8，000元者由总经理核决。
3.采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更，请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。
第十九条
订购程序。
1.“请购单”经报批转回外购部门后，即向供应商订购并办理各项手续。
2.如需与供应商签订长期合约，外购部门应将签呈和代拟的长期合约书，按采购审批程序报批后办理。
第二十条
进度控制。
1.外购部门依照“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。
2.外购部门在每一作业进度延迟时，应主动开具“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，凭以修订进度并通知请购部门。
3.外购部门一旦发现外购“装船日期”有延误时，即应主动与供应商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并按请购部门意见办理。
第二十一条
进口签证前［请购单(外购)核准后］的专案申请。
1.专案进口机器设备的申请
专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”上加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
2.进口度量衡器具及管理物品时，外购部门应于申请“输入许
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可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
第二十二条
进口签证。
外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单(外购)”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”送进口单位办理签证。进口单位应依
预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。
第二十三条
进口保险。
1.以FOB、FAS、C&F条件的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
2.进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
第二十四条
进口船务。
1.FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船运公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
2.进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供给进口结汇经办人员，于“信用证开发申请书”列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。
3.如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单(外购)”上注明，避免在信用证指定船公司而委由发货人代为安排装船。
第二十五条
进口结汇。
进口单位应依“请购单(外购)”标示的“间发信用证日期”办理结汇，并于信用证(L/C)开出后以“开发L/C快报”通知外购部门联络供应厂商。
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第二十六条
税务。
1.免货物税及“工业用证明”的申请
进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
2.专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进
口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后一并办理分期缴税及保证手续。
第二十七条
输入许可证、信用状的修改。
供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用证”时，外购部门应开立“信用证、输入许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。
第二十八条
装船通知及提货文件的提供。
1.外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。
2.外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应出具“输入许可证”及有关文件，以“装运文件外购单”先送进口单位办理提货背书。
3.提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。
4.管理进口物品放行证的申请
进口管理物品时，外购部门应在收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。
第二十九条
进口报关。
1.关务部门收到“请购单(外购)”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单(含外购收料单)送材料
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库办理收料。
2.不结汇进口物品，进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应在接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会同外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。
3.关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。
4.海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，在海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提贷。押款提货的案件，进口单位应在“进口报关追踪表”上记录，以便督促销案。
5.税捐记账的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”，在报关时检具必需文件办理具结记账，并将纪账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表”。
6.船边提货的进口材料，进口单位应在货物抵港前办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时，即时办理提货。
第三十条
报关进度控制。
关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。
第三十一条
公证。
1.各公司事务部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目，通知进口单位在材料进港时，会同公证行前往公证。
2.外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应在接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。
3.进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。
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第三十二条
退汇。
外购部门依进口材料的装运情况，判断信用证剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用证退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。
第三十三条
索赔。
1.外购部门接到收货异常报告，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。
2.以船运公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；
以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。
3.索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。
第三十四条
退货。
1.外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
2.复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
第五章
价格品质复核
第三十五条
价格复核。
(1)采购部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。
(2)采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。
第三十六条
品质复核。
采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。
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第三十七条
异常处理。
审查作业中若发现异常情形，采购单位审查部门应即填写“采购事务意见反应处理表”(或附书面报告)，通知有关部门处理。
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