费用报销管理规定(20120718) 本文关键词：管理规定，报销，费用
费用报销管理规定(20120718) 本文简介：爱华仕运动用品有限公司文件名称费用报销管理规定文件编号OIWAS-XZ-002版本／修改A/41、目的：规范公司在经营运作活动中，所产生的费用，作规范的报销管理。2、适用范围：适用于本公司于经营运作中所产生的需作会计入帐的费用报销。3、职责：3.1、公司行政部负责规定的制订与修改、解释；3.2、报销
费用报销管理规定(20120718) 本文内容：
爱华仕运动用品有限公司
文件名称
费用报销管理规定
文件编号
OIWAS-XZ-002
版本／修改
A/4
1、
目的：
规范公司在经营运作活动中，所产生的费用，作规范的报销管理。
2、
适用范围：
适用于本公司于经营运作中所产生的需作会计入帐的费用报销。
3、
职责：
3.1、公司行政部负责规定的制订与修改、解释；
3.2、报销人负责报前详细申请、按单实施、填报；
3.3、各部门负责本部门的费用申报、初步审核；
3.4、客户服务部负责报销费用申请的核销；
3.5、正/副总经理负责报销费用的最终审批；
3.6、财务部核算组负责按规定与标准对各部单据的复核；
3.7、财务部资金支配组负责对已作核实、批准费用的支付与发放；
4、
内容：
4.1、费用报销管理流程：
报销费用申请核销
填报合适报销单
财务核算组按
标准与申请审核
财务核批与
款项支付
报销费用申请
符合条件的：预支借款
按公司标准流程申批
费用实施
与控制
4.2、费用报销资料必须严格按会计信息质量要求的原则执行，强调：真实性、相关性、可比性、一致性、及时性、明晰性。
4.3、所有非常规性费用报销，都必须提前以书面形式作费用申请。注：常规性费用，如直营分部的日常巡店交通费用、固定出货物流费等；非常规性费用，如非日常的出差、促销活动、大型客情活动、资产购买等。
4.4、特殊紧急情况无法提前作书面形式申请的，可口头向领导申请，事后必须补回书面申请，在申请上注明“已口头请示领导”并取得该位领导的签名。
4.5、费用申请必须按公司规定和要求的表单《内部联络单》、《出差申请表》详细填写，除此两份表单外，其他格式，一律不作审批。
4.6、费用申请的签核流程必须遵照《审批权限及流程管理规定》相关标准执行。每个审核环节必须在一个工作日内（24小时内，从收单时间起）完成，每个审核环节每个月允许有一次延迟、但最长不得超过三个工作日。
4.7、部门负责人，必须对本部的费用开支，按厉行节约、开源节流的原则，严格把控本部的费用开支，作好初步审核工作，并报递相关技术部门取得信息支持。
4.8、客户服务部与本部文员必须对书面申请、报销单作好申报日期、事项、金额、备注登记《文件签/报登记表》，并及时跟踪审核进程。
4.9、围绕单个项目或活动（如促销活动、公司团队活动、资产购买等）的实施而产生的费用开支，事毕作报销申请时，必须附上《项目总结》，内容必须按5W2H的原则申报。（总结大纲：主题、人物、时间、地点、原因、计划与实施内容、总结经验与改善措施、费用明细）
4.10、报销申报必须按要求填写合适的表单
4.10.1、非本直辖市区域范围的出差、涉及住宿费用开支的出差报销，必须填写A4幅面的《出差费用报销单》
4.10.2、不涉及住宿费用的出差报销，填写A4幅面的《日常费用报销单》；
4.10.3、一般购物、非出差费用的报销，填写非A4幅面的《一般费用报销单》（约1/3的A4大小）
4.11、对报销原始凭证的要求：按《会计法》的要求，公司要求正式发票为报销凭证。由于特殊原因，无法提供发票的，必须在收据背后附上说明，并取得总监级以上的的同意和签名。
4.12、费用的报销期限
4.12.1、跨工作所在地直辖市的出差费用报销：
4.12.1.1、总部人员超14天的出差，为保证出差人员手上的出差预备金的充裕性和反映当月会计费用核报的及时性，按一周一申报的原则，每周一将上周的费用和单据，用快递（到付方式）寄回公司总部作申报。
4.12.1.2、总部人员非超14天的出差，返回工作所在地后，在3个工作日内作申报。
4.12.2、驻外办事处费用报销：为保证业务人员手上备用金的合理性和反映当月会计费用核报的及时性，费用必须按一周一申报的原则，每周一将上周的费用和单据，用快递（到付方式）寄回公司总部作申报。
4.12.3、总部人员其他费用报销：事项完成后一周内报销。
4.12.4、用于日常事务（办公设备、办公杂项之处、导购员管理、租金、房屋押金等费用）的预支款，申请人需在收到款项后一周内报销，需时较长的事务（装修费、货架制作等费用）的预支款，申请人需在收到款项后一月内报销，逾期一周未能报销的每单罚款50元，一周以上每单罚款100元，依次递增。
4.12.5财务部做为报销单收单部门，专人负责接收报销单，异常单据退回给销售部助理处理。
4.12.5.1、驻外办上周费用报销单最迟接单时间为本周周六下班前；
4.12.5.2、经销商部上两周费用报销单最迟接单时间为本周周六下班前；
4.12.6、对于申报不及时的处理：费用实施后，没有及时申报核销的（以快递签收日期为准，退回的异常单不属于延期），按以下标准（延期时间不包含正常报销时间）作核报处理
序
延期报销时间
实际核销金额
1
一周内再作申报的
为财务核销金额的98%
2
二周内再作申报的
为财务核销金额的90%
3
三周内再作申报的
为财务核销金额的80%
4
四周内再作申报的
为财务核销金额的70%
5
五周内再作申报的
为财务核销金额的50%
6
五周后再作申报的
公司不予报销
4.13、各项报核标准
4.13.1、备用金借款
4.13.1.1、备用金使用期限最长为一年，一年后需归还，如还需使用，可重新再申请；
4.13.1.2、一般备用金借款按以下标准执行：
部门
直营分部
公司总部
其他部门
或岗位
职务
业务员
主任
区域经理或
最高负责人
大区经理
总仓主管
行政经理
司机和采购
额度
1000元
3000元
4000元
800元
1000元
1000元
特殊申请
4.13.1.3、经销分部或公司其他部门人员出差借款按4.13.2执行。
4.13.2、出差借款
4.13.2.1、借款原则：出差12天及以内的可借支3000元/人，出差12天以上的可借支5000元/人；入职未满两个月的员工（至副经理级），借款分一至二次发放（通过网络汇款）。
4.13.2.2、财务部接单人员收到报销单后即可协助出差人员向资金组申请第二次打款或借款，前款未清者，不予续借；
4.13.3、其他借款：
4.13.3.1、专款专借的原则，专职采购人员、主任级以上人员，可以借到专项款的全额；
4.13.3.2、一般员工至主任级，对于专款专借的上限不得超过2000元。
4.13.4、住宿费用，应用于出差期间
4.13.4.1、住宿标准
职务
员工－主任
副经理－总监
副总经理－董事长
一般城市
指定城市
（北京、上海、广州、深圳）
住宿标准
150
200
250
实报实销
特殊期间
200
250
325
4.13.4.2、所有住宿费用凭正式发票报销；采用参照标准实报实销制，即标准内凭住宿发票实报实销，超出标准范围凭票按标准报销；
4.13.4.3、多人同往同一个地方出差的，相同性别的每两人报销一个房间的住宿费用，报销费用可在原报销标准上增加50元，其他特殊情况做特批申请；
4.13.4.4、法定节假日期间的出差，可按特殊期间的住宿标准：
A、4月30日至5月4日；
B、9月30日至10月8日；
C、12月31日至元月4日。
4.13.4.5、出差距工作驻地不超80公里的、或直程交通费用在30元以内的住宿费用，公司原则上不予报销。
4.13.5、交通费用
4.13.5.1、市内交通采用实报实销制，以公交车、地铁等为主要交通工具，每日乘坐交通费（包括公交、地铁、的士等费用）上限为50元，并需注明路线明细；总监级及以上实报实销；
4.13.5.2、驻外办市内交通采用公交费用包干制，费用标准参照《驻外办公交车费包干方案》；
4.13.5.3、城市之间的长途交通费用采用凭票实报制（含机场大巴费用）；
4.13.5.4、跨省市出差以大巴、火车为交通工具；如飞机票价打6折及以下、或打折后低于火车费用的、或省际出差火车路程10小时以上的，可选择飞机为交通工具，否则不予报销机票费用；特殊情况必须乘坐飞机且折扣高于6折的必须副总经理以上审批，未经批准则高于6折的超出部份自付；
4.13.5.5、保险费用：公司已为出差人员在办理购买意外保险的手续；出差期间所发生的意外保险费用（航空、长途客运、渡轮、住宿保险），按自行购买不予报销处理；
4.13.5.5、非管辖区域的跨区域、未经申请并经公司批复的出差，公司不予报销。
4.13.6、出差餐饮补助
4.13.6.1、餐饮费用采用补贴包干制。员工在驻地工作期间，不发放出差餐饮补助，员工离开驻地的出差，按以下标准给予发放出差餐饮补助：
职级
员工－主任
副经理－董事长
补助金额
30元/天
50元/天
4.13.6.2、当天下午13：00后出发、当天返回的，按0.5天计发出差补助；当天上午出发、中午14：00前返回的，按0.5天计发出差补助；上午11：00前出发、下午17：00后返到公司的，按1天计发出差补助。
4.13.7、电话补助
4.13.7.1、公司按以下标准给与营销相关的员工给予每月的电话补助：
职级
直营分部
经销分部
市场部
各部门
业务代表
业务经理
送货人员
每办设1人
业务人员
区域经理
全国经理
工作人员
负责人
当月出差6个工作日以上
补助金额
250
350
100
350
450
600
100
150
100
4.13.7.2、按4.13.7.1所列人员，非公司据特殊情况批准的，原则上由公司统一配给公司开户的移动电话卡（离职时将电话卡交回公司），由公司直接缴通讯费用，再从各人电话补助中扣除；
4.13.7.3、公司未配给移动电话卡的，由公司按其岗位标准每月随工资发放划入工资帐户。
4.13.8、接待费用
4.13.8.1、业务接待费用包括与我司客户开展正常业务往来所发生的餐饮、住宿、交通、礼金、礼品、娱乐等费用；
4.13.8.2、公司严禁对客户实行行贿受贿等非法行为；
4.13.8.3、直营分部、经销分部每月接待费用总额上限为当月销售业绩（零售额）的规定比例。
4.13.8.3.1、直营分部所有办事处的接待费用采用包干制，上限为当月销售业绩的0.15%；
4.13.8.3.2、经销分部的接待费用上限为上月销售业绩（零售额）的0.3%。
4.13.8.3、接待费用采用包干制的办事处，每月根据业绩按接待费比例报销一次，办事处需提供等额发票，接待费具体使用由办事处负责人安排；各驻外办不限制单次宴请客户的费用标准，月度总费用不能超额报销；
4.13.8.4、每次宴请客户时，我司陪同人员不得超过2人；
4.13.8.5、业务人员每次宴请客户不得超过100元，销售经理或办事处负责人每次宴请客户不得超过300元（口头提示的，需在事后取得该领导的签字）。
4.13.8.8、全国销售经理每次宴请客户的费用上限为500元，请办事处团队聚餐标准为每人50元（出差办事处时只能报销一次聚餐费用）。
4.13.8.9、因大型活动所产生的接待费用，属于专款专用范畴，按实际预算操作。
4.13.8.10、直营分部驻外办事处区域经理每月应据上月销售业绩与本月的销售目标，制订本月的部门接待预算计划，合理安排本部各员于本月的接待费用开支。
4.13.8.11、各驻外办需于每月10日之前（节假日顺延），将上月直营分部驻外办事处接待费用报销单交到财务部。
4.13.9、物流费用
4.13.9.1、本着互惠互利的原则，公司选择长期合作的物流公司为供应商，约定合作条款，月结形式每月统一费用申报与结算；
4.13.9.2、各办事处至少提供3家当地物流企业供应商，或5家当地货运个人供应商，供公司总部选择合作单位；
4.13.9.3、对于特殊情况，临时采购零散物流供应商服务的，费用由区域经理先行垫付，垫付金额每月不超过1000元，于次月5日前统一申报和核销，并详细说明每次原因。
4.14、核报原则：报销费用超出规定标准的，按规定标准核销；报销费用低于规定标准的，按实际产生金额核销。
4.15、资金发放：收单以周为单位计算。
4.15.1、报销款：财务部在收到报销单后一周内，直接按核报金额将报销款项发放至报销人帐上，并通过核算组通知报销人查收；
4.15.2、预支款：
4.15.2.1、日常需借支的款项金额在20000元以下的，财务部在收到审批单后一周内汇款；20000元以上，财务部在收到审批单后两周内汇款；特殊情况需财务总监批示具体日期；
4.15.2.2、出差借款在财务部收到单据后三天内打款；
4.15.3、财务部需在规定时间内完成审单和汇款，因特殊原因延迟打款需提前通知报销人或预支人，延迟时间在一周之内的每周（同一周收的报销单为一次）罚款50元，一周以上每周罚款100元，依次递增，相关责任人由财务部决定；
4.16、违规处理
4.16.1、报销人员应妥善保管好原始单张、票据，票据遗失及虚假发票不予报销，一旦发现虚假发票、虚报费用、重复报帐的，公司不予报销，并按报销金额的200%作罚款处理（报销人与其直属上司按90%与10%的比例分摊）；
4.16.2、非报销人员的不及时申报而导致核报时间延误的相关岗位人员，原则上按4.12.4点打折的部分对责任人作罚款处理（责任人与其直属上司按90%与10%的比例罚款）；罚款额低于10元的，按10元处理；罚款额高于200元的，按200元处理；
4.16.3、公司严禁所有员工要求或接受客户支付住宿、交通或其他费用，严禁接受客户超过50元以上的任何馈赠，一经发现，马上开除处理。
5、
表单：
5.1、OIWAS-XZ02-01
内部联络单
5.2、OIWAS-XZ02-02
出差申请单
5.3、OIWAS-XZ02-03
出差费用报销单
5.4、OIWAS-XZ02-04
日常费用报销单
5.5、OIWAS-XZ02-05
一般费用报销单
生效日期
修订日期
2012-08-01
页码/页数
6
/
6
编
制
审
核
批
准