亚青赛接待方案 本文关键词:接待,方案,亚青赛
亚青赛接待方案 本文简介:关于U19亚青赛的接待计划与方案(初稿)一、会议信息1、会议性质:会议、就餐、住宿2、会议时间:9月29日——10月18日3、会议人数:100人左右4、主办单位:市体育局5、联系人:王主任6、会议情况介绍:(1)亚青赛全称亚足联U19青年锦标赛,是由亚足联举办的洲际性19岁以下男子青年足球锦标赛,也
亚青赛接待方案 本文内容:
关于U19亚青赛的接待计划与方案(初稿)
一、
会议信息
1、
会议性质:会议、就餐、住宿
2、
会议时间:9月29日——10月18日
3、
会议人数:100人左右
4、
主办单位:市体育局
5、
联
系
人:王主任
6、
会议情况介绍:
(1)亚青赛全称亚足联U19青年锦标赛,是由亚足联举办的洲际性19岁以下男子青年足球锦标赛,也是亚足联主办的高级别洲际性赛事之一。本届是第36届亚青赛,进入决赛阶段的共有十六个国家,决赛阶段的比赛将为期15天,其中10月3日至10月8日为小组赛比赛日,10月11日进行四分之一决赛,10月14日进行半决赛,10月17日进行最后的冠亚军决赛。酒店负责接待亚足联官员约86人。此次接待要求高标准、严要求,服务细致周到,确保会议圆满成功。
(2)会议人员多信奉伊斯兰教,外事纪律要求对于敏感话题,如宗教、民主、人权、西藏、台湾、新疆、军事等问题酒店人员要做到不涉及、不讨论;对所有会议人员要一视同仁,对于宗教信仰的人要尊重其生活习惯,不议论。工作上答应的事情要有回复,要信守承诺。
二、
房务部
1、前厅:
(1)房间安排
时间
房型
数量
房价
备注
9.30-10.18
套房
5间
房间免费提供上网服务。
白金豪华商务间
47间
豪华商务间
27间
标准间
20间
(2)、入住方法:体育局提前提供客人名单,排房间号。宾客进入大堂,由接待方送上宾客入住安排表,房卡全部插在各房间的取电牌上,来宾直接入住房间;证件登记由接待办协助提供。
(3)、行李运送:行李到店后,确定清点行李总数与送行李方签字确认。根据行李牌和客人房间号,及时、准确将行李运送房间。
(4)、外币兑换:总台备足够备用金,及时提供外币兑换业务。
2、客房安排
(1)房间装点:用不带花的盆景及精美的绿色植物装点,房间如配鲜花,要注意其宗教信仰。
(2)客房配水果篮,本地时令水果。具体房间配送由接待办确定。
(3)检查调试好房间外文电视的收看。(主要是BBC/CNN/HBO/NHK/KBS频道)
(4)所有房间电话暂时关闭,根据接待办要求随时开通。确保房间宽带网络、国际线路传真机畅通。早、午、晚按接待办要求及时提供叫醒服务。
(5)所有房间收费物品撤出,桑拿指示牌全部撤出。
(6)每天每间房间免费提供水洗5件衣服,亚足联官员每2天免费干洗一套衣服。
(7)客房要求每天更换房间布草。
3、迎宾、电梯、客房服务
(1)会议入住期间,安排好大堂宾客迎接并负责引领宾客至电梯间;
(2)亚足联高官入住时,大堂副理控制1部电梯,负责送宾客至相应楼层,客人抵店后保证有一部电梯改为手控在VIP客人活动区域待命,随时准备客人使用电梯,并且配合做好接待工作;另一部电梯恢复正常。
(3)客房服务:确保随叫随到,服务员对客房设施设备、上下水、用品进行全面、认真、细致的检查并熟悉使用方法,特别是主要领导房间的设备确保万无一失,宾客抵店时,服务员在楼层电梯间迎接引领客人至房间。
(4)重点岗位如总台、大堂副理、总机、房务中心确保安排英语较好的人员。
三、
餐饮部
会议室:
日期
地点
人数
场租
台型
备注
9.29-10.18
三楼群英厅
50人
14张长桌,每桌配4把椅子
会场用隔断分为2个区域,南面准备茶歇台,准备白板、白板笔、板擦
三楼盛世厅
40人
董事会型
准备白板、白板笔、板擦
三楼南海厅
16人
董事会型
准备白板、白板笔、板擦
10.1710:00—11:00
三楼北海厅
16人
董事会型
亚足联青少年竞赛组委员会会议。
10.0211:00-12;30
三楼吉祥厅
26人
董事会型
领队会议,准备20个麦克,LCD投影仪/移动投影幕布。VGA接口。
10.0214:00-15;30
三楼吉祥厅
30人
剧院式
新闻发布会,主席台4人。场地后方提供一组舞台作摄影记者平台用。准备移动电源
10.1011:00-12;30
三楼吉祥厅
26人
董事会型
领队会议,准备20个麦克,LCD投影仪/移动投影幕布。VGA接口。
10.1014:00-15;30
三楼吉祥厅
30人
剧院式
新闻发布会,主席台4人场地后方提供一组舞台作摄影记者平台用。准备移动电源
注:1、每个厅需提供茶歇,标准30元/位。茶歇时间待定(提前一天确定)
2、三楼盛世厅外序厅设一接待台,需安装一部电话,1处电源接头/接线板,提供2个网络接口(工程部落实)。
3、三楼需提供一个储藏室(最好是群英厅内的仓库)。
4、9月28日下午,会务组布置群英厅会场,调试设备。
5、免费提供会议房间冰块使用。
6、9月29日-10月18日,大堂摆放一组签到处(2把椅子)作为会议交通联络处用。
就餐:
会议人员就餐:
日期
时间
地点
台型
菜金标准
备注
10.01-10.18
早6:00-9:30
一楼西餐厅
自助餐
房包早
清真席,凭票或工作证就餐
自助餐菜牌需中英文。饮品要冰镇。
午12:00-15:00
一楼西餐厅
自助餐
晚21:00-23:00
一楼西餐厅
自助餐
工作人员就餐:
日期
时间
地点
台型
菜金标准
备注
9.29-10.18
早6:00-10:00
一楼西餐厅
自助餐
房包早
午12;00-14:00
二楼世纪厅
自助午茶
凭票就餐
晚18;00-21:00
二楼世纪厅
自助
注:宴请包房待定。
健身房:
提供二楼北区四个包房(富春江、松花江、漓江、浦江)作为会议健身房使用(健身器材体育局提供)。里面需摆放2把座椅和一个茶几。
四、计财部
1、确保总台外币兑换。
2、会议结束挂会议临时户。会议期间签字有效人:
五、工程部
1、9月29日前悬挂东门口条幅。10月19日下午撤条幅。
2、请保证会议期间所需音响设备的正常运转,新闻发布会安排专人跟进会场音响调试。
3、29日前群英厅需布置好4条国际电话线路和1条国际线路传真机线。28日下午安排人员跟进会场布置。
4、三楼盛世厅外序厅接待台上,需安装一部电话,1处电源接头/接线板,提供2个网络接口。
5、做好处理紧急突发工程问题的人员维修设备工作。
六、保安部
1、请关注团队入住期间酒店的客房及宴会场所消防及保卫安全工作。
2、会议期间预留2辆卡斯特、4辆别克商务,15辆桥车的停车位。
3、制定应急预案。
七、清洗部
1、请特别关照会议期间一至三层公共区域及大堂公共区域、电梯间卫生情况。
2、关注三楼会议室、宴会厅绿摆。
3、每天10:00,18:00两次送洗衣物。确保客衣洗涤质量和时间。(要求上午送洗的衣服当天送还,晚上送洗的衣物,第二天12:00之前送还)
八、人力资源部
1、组织安排好亚足联官员入住时的迎接工作。
2、对会议期间客房、餐饮、康乐卫生及服务质量进行全面检查、监督。
九、市场销售部
由
卢静
负责会议跟进。
请根据会议及宴会的日程安排,请服务人员于每次会议及宴会开始前45分钟全面检查会议所需场所。
以上,未尽事宜或有更改,市场销售部将及时跟进,谢谢合作!