山青高中文件材料归档制度
1、为规范文件材料归档工作，丰富、完善档案信息资源，依据有关规定，制定本制度。
2、本制度所称文件材料是指本校各项工作、活动中形成的，具有查考利用价值的文字、图表、录音录像带、照片、光盘、实物等记录材料。
3、各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗位责任制。
4、各部门档案员应认真执行有关规定，按照本校编制的归档文件范围，确保文件材料收集齐全、完整、准确，整理完毕后及时移交给综合档案室。
5、档案部门应及时深入各部门了解、监督和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。
6、文件材料归档的基本要求：
（1）归档文件的制作和书写材料应当有利于长久保存，归档文件应字迹工整、图像清晰，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸。
（2）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；
（3）归档文件材料应当经部门负责人审定;
（4）归档文件材料的整理应当系统、规范；
（5）音像材料（包括照片、录音、录像、光盘等）和实物要与文字说明一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。
7、文件材料的归档移交时间
（1）各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年初归档移交；
（2）教学档案应在学年结束后归档移交；
（3）科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档移交；
（4）外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档移交；
（5）会计文件材料在年度终了后归档，由财务会计部门保管一年，向档案部门移交。
8、归档文件材料的整理参照相关标准进行。
9、应归档的文件材料一般只归一份。
10、文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清单，交接双方根据文件材料移交清单清点核对，并在《档案移交（接收）登记表》上签字，移交清单由交接双方各保留一份。档案部门对接收的档案要进行质量检查，及时登记，编目上架。