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一至“九段秘书”的不同做法,你知道吗?

“重要”是我们日常生活中经常使用的一个词,比如:

虽然都是用着“重要”这个词,但是“重要”其实是由两方面能力构成的:

抓重点的能力(决策力)把事情做重要的能力(执行力)抓重点的能力把事情做重要的能力

取决于

直觉理性

态度

源于

自我教育

基础教育

特征

主观动态

客观绝对

导向

逻辑分析

目标结果

别名

决策力

执行力

人群中的比例

10%

10%

这也可以解释为什么同时具有执行力和决策力的人(真正重要的人),是如此之少(仅有1%):

决策力和执行力的关系执行力是你可以把控的

姜汝祥的《请给我结果》中一个“九段秘书”的理论:

总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下,什么是任务?什么是结果?

通知到所有参会的人员,然后秘书自己也参加会议来做服务,这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。

一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。

二段秘书的做法:抓落实——发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法:重检查——发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法:勤准备——发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议,会场安排到哪,桌椅数量够用吗?音响、空调是否正常?白板、笔、纸、本是否充分?我的准备,在物品上,环境上,可以满足开会的需求了吗?

五段秘书的做法:细准备——发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排,然后给与会者发与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)。提前的目的是让参会者有备而来,以便大家开会时提高效率。

六段秘书的做法:做记录——发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)。会议开完,就完了吗?会议上大家讨论的问题,做出的承诺,领导的安排,部门之间的配合,都有许多会议的成果,需要有人记录下来。

七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理会议内容没有问题后,是否发给参加会议的人员,或者其他人员。要求他们按照执行。

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