一、明确所写材料的主题。
主题在机关公文、机关材料或其他文章中处于灵魂和统帅的地位。一篇公文价值的大小，材料的选择，结构的安排，抒发方法及语言的运用等，都受其主题的阻碍并为主题服务。
机关公文、机关材料通常是根据本单位领导人的谕令或来文机关的意愿，由材料写作人员撰拟而成的。因而，接受拟稿任务后，明晰所写材料的主旨是机关公文、机关材料写作的起点。
一是要深刻领会本单位领导的发文意图。即下达任务的精神实质是哪些，行文目的何在，行文要求怎么。领导下达任务的精神实质就是所写材料的中心思想。行文目的就是发文机关或机关领导人企图通过发文要实现的结果。
二是要规范使用文种。文种是公文标题的重要组成部份，具有概括表明公文性能和发文机关职权范围，并彰显行文目的与要求的功能。必须正确选择，防止用错文种。
三是拟稿人员要努力提升思想水平。拟稿人员的思想认识要与领导人的发文意图保持一致，而不是背道而驰。胸有成竹，意在笔先，是高质量完成拟稿任务的重要保障。
主题对于任何一种文体方式来说，都可以称之为灵魂和统帅。公文作为在整个机关活动中起着沟通、联结、维系作用的文字材料，动笔之前，对于文章确定的主题是否符合党和国家的方针、政策、法律法规，是否符合公文的文体特点和抒发须要等，应当有一定的评判标准。这个评判的标准机关公文写作，就是公文主题确立的原则。确立主题要坚持四条原则：一是要正确；二是要鲜明；三是要集中;四是要有针对性。主题的表现方式有：标题示题、开篇破题、片言立题、篇末点题、一线贯题。
二、广泛搜集材料。
材料是拟写公文不可缺乏的“粮食”，是拿来说明公文行文机关或作者意图、观点和行文目的的具体事实、基本情况、数据数字、理论资料，以及具体化了的党和国家的方针、政策等。拟写公文离不开搜集材料。这是确保公文内容真实可靠的基础，也是实事求是的原则在拟文活动中的必然要求。
（1）要看清材料对公文写作的重要作用。
材料是产生观点的基础，是表现主题的支柱，是说明观点的例证；是组织结构的条件。
（2）要明晰搜集积累材料的途径和方式。
一是直接积累。直接积累材料，即深入社会实际和工作实际，认真调查研究，取得的第一手材料。如观察体验、调查访谈等都是获得第一手材料的好方式。
二是间接积累。一个人不可能事必躬亲机关公文写作，有些材料须要间接积累。间接积累材料要注意掌握材料内容的确切性，要以科学、谨慎的心态对待这项工作。方式分别有：摘要法、剪报法、卡片法、札记法、目录法。
三是在领会领导的意图中积累。在领会领导意图中积累的材料，是公文写作特有的材料。领导意图包括领导人的具体意见、思路、风格。公文写作不把握领导意图，常常难以撰写。为何有的人写作的材料自己觉得可以，而且一到领导哪里就打了板子，究其缘由，很多是由于没有领会好领导的意图。所以，我们写作机关材料，就是要熟悉、掌握和领会领导人的具体意见、思路、风格。
（3）对搜集的材料要依据选择材料的要求进行选料。
选择材料，是在占有大量材料基础上的雕刻细刻。选料工作要从行文目的出发，依照主题的须要，进行认真的筛选。选料要注意以下几点：一是真实；二是典型；三是新颖；四是围绕主题选料；五是选料要有现实性。
三、拟定写作提纲。
制定写作提纲，就是安排文章的结构，也就是进行文章构思。包括确定体裁，明晰主题，选定材料，谋篇布局等。构思是写作动笔之前的打算工作，是对文章的整体设计，根据主题的须要，把有关材料和内容有条不紊、条理清晰、层次分明、有机地组织在一起，它是公文内部联系和外在模式的总体容括。
这一环节借以确定机关公文、机关材料内容的整体抒发秩序、正文各部份之间的衔接配合以及过度照应情况，为正式开始的材料起草工作设计整体框架，这相当于为拟写机关公文、机关材料做写作方案的打算。
（1）确定机关材料内容的组成情况。
应该明晰所写材料界定为哪几个部份，重点问题是哪些，要说明什么情况和问题，对收文机关提出如何的建议、要求或恳求。
（2）确定机关材料正文的抒发次序。
要按照实际情况恰当灵活地安排机关材料抒发次序。安排抒发次序要遵守三个原则：一是要反映公文活动的发展和内在联系；二是要为表现主题服务；三是要适宜不同文种的要求；四是要符合公务活动的认识规律。
（3）安排材料的首尾和衔接过度。
解决机关材料开头、结尾和各层次之间有序抒发问题。文章结构的基本内容。包括：层次、段落、过渡、照应、开头、结尾。
（4）编制具体的写作提纲。
将上述设计成果固化为机关材料的写作提纲，为下一步起草工作奠定直接的基础。提纲的粗细详略程度，完全取决于拟稿人员的写作习惯、写作水平和具体文种，在实际工作中可以灵活对待。一般情况下小型材料都要编拟详尽具体的提纲。
四、从事文稿写作
这是撰文的核心步骤，是影响文章质量的关键环节。无论是公文的主旨，还是公文的材料；无论是领导默许的精神实质，还是拟文者揣测领导意图以后的景上添花，都要依赖起草环节，进行一番加工转化，使之固化到发文稿纸上，产生即将的公文文稿。
（1）要提高时效观念。
要在做好前几项工作后抓紧起草文稿，做到按量结稿。否则，都会影响工作的正常举办。写作任何文章都是这样，都有一个时间要求问题，越早越好。
（2）要讲求材料与观点的和谐统一。
严格把握运用材料的标准，材料要支持观点，观点要统帅材料，切勿出现材料与观点两张皮或互相矛盾的情况。
（3）要具有平直、朴实和庄严的语言风格。
写作机关公文、机关材料，要采用质朴实在的语言和直笔抒发方式，要抒发哪些意思，就直截了当，表里一致，不用曲笔，不刻意追求华而不实的措词。语言抒发要确切、规范、简练、鲜明。
（4）要做好会商工作。
公文内容涉及其他单位或部门的职权范围时，要积极会商，征得相关部门的同意或配合，以免政出多门，新政“打架”，使收文单位无所适从。
五、认真进行更改初审。
这是对文稿从思想内容、语言抒发，到格式要素等各方面进行检测修正、反复磨炼，使之进一步建立的工作，是文稿写作中不可缺乏的重要环节。
（1）要从多方面对文稿进行更改。
一是文稿主旨和观点是否正确、鲜明和突出；二是概念、判断和推理是否符合逻辑要求；三是文稿引用的材料是否确切无误；四是文稿结构是否严密合理、重点突出；五是文稿语言是否精确、简练，语调是否得体。
（2）采用多种多样的形式技巧更改文稿。
有时是由拟稿人员自己更改，有时是由领导指定有关人员更改，有时又是由集体讨论更改。
（3）必须严格遵循公文格式。
机关公文在常年的使用过程中，产生了一套完整、科学的格式。《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条规定“公文通常由秘密等级和保密年限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部份组成”。撰写公文或印制文件时，必须严格遵循，不得自行其事。
（4）注意文面规范和用纸要求。
起草文稿，要做到文面规范，要符合公文字迹材料与用纸规定，便于妥善保存文稿。使用规范的发文稿纸，确切填写信笺首页的有关项目。
（5）要对文稿进行初审。
初审是指文稿在送领导签发之前，对文稿从内容到方式进行全面检测和修正工作。初审是文稿处理的关键环节之一，通常是由秘书部门负责人或领导指定的有丰富写作经验、材料写作水平较高的人员承当。初审就是我们平常所说的“把关”，是文稿更改过程的延续。
