为了规范物资采购、请购审批及核报工作，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国会计法》。财政部《内部会计控制规范——采购与付款》规定。结合学校实际情况，特制定本规定。
学校物资采购归口总务科。
第一条 建立物资采购的内部牵制制度
1、采购与付款要分开。不得同一部门科室或个人办理采购与付款业务的全过程；
2、采购与审批要分开；
3、询价与确定供应商要分开；
4、采购合同的订立与审计要分开；
5、采购与验收要分开；
6、采购、验收与相关会计记录要分开；
7、付款审批与付款结账执行要分开。
第二条 物资采购方式
l、一般物品的采购由总务科牵头与相关部门处室、年级（教研）组协商采用订单采购或合同订货等方式；
2、小额零星物品采购可以采用直接购买等方式；
3、大、中物质采购，采用招标投标方式；
4、政府采购，必须由主管财务校长牵头签订《政府采购合同》，办理政府采购。
第三条 物资采购付款归口财会室
1、财会室在办理付款业务时，要对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
2、付款和定金必须按授权批准程序办理。对应付账款和应付票据应由专人按照约定的日期、折扣条件等管理。
3、到期的应付款项必须经财会室长和主管财务校长审批后方可办理结算与支付。
4、财会室负责定期与供应商（或厂家）核对应付账款、应付票据。预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。
第四条 建立采购物资质量保证金制度凡采购的物质应留5％一10％的质量保证金，半年或一年后支付。
第五条 物资请购
各部门科室、年级（教研）组，依法享有物质请购权。部门主要负责人，享有对采购方式、供应商选择、验收程序等方面的建议权，并对预算内采购项目以及超预算和预算外采购项目，负审核请购的责任。大型设备或批量购物应提前一年或半年专项报告与请购。
第六条 物资请购审批程序及核报
1、购置小宗物品由部门经办人填单，并由部门主要负责人审签请购意见。
2、《请购单》送学校财会室，由财会室根据预算经费审签。
3、《请购单》送总务处，由总务科派人员采购（或由物品使用部门派人一同采购）。采购回物品后，交总务科保管员验收，填写入库三联单，办好入库手续，请购部门在领物单（本）上签字后，方可领物使用。购物单据的报销，除按报销程序审批外，还需经保管员或验收人签字。
4、一次性购物金额在3000元以上的，必须由请购部门写出《专项购物报告》（遵循物优、价廉，货比三家的原则），并送分管校长和主管财务校长审批。金额在10000元以上的大、中物质采购必须报校务会审定（按本办法第二条第3、第4相关规定办理）。
5、购物结账时，经办人、科室主要负责人、总务科保管员三者都必须在购物发票上签字。
6、因采购工作需借用备用金的，由主管财务校长批准。备用金借款期限不得超过半个月，过期财会室从借款人工资扣回，原则上前帐未清，后帐不借。特殊情况，主管财务校长特批。