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新手如何在外贸业务中避免出错的总结 本文简介：新手如何在外贸业务中避免出错的总结（一）接到询盘收到每一个询盘都要有所记录，客户的名字，电话，公司名及其它相关的信息都要记在笔记本上。为每一个客户都建一个文档，联系过的信息及传输过的文件都要保存下来。在每个客户文档都新建两个子文件夹分别命名为：接收到的邮件，发出去的邮件;收到的邮件要定期导出。1、认
新手如何在外贸业务中避免出错的总结 本文内容：
新手如何在外贸业务中避免出错的总结
（一）接到询盘
收到每一个询盘都要有所记录，客户的名字，电话，公司名及其它相关的信息都要记在笔记本上。
为每一个客户都建一个文档，联系过的信息及传输过的文件都要保存下来。在每个客户文档都新建两个子文件夹分别命名为：接收到的邮件，发出去的邮件;收到的邮件要定期导出。
1、认真报价
（1）与公司总经理核对最新产品价格
（2）查当日最新汇率
（3）核算FOB价格，报价以小数点三位结尾。
（4）与货代联系询最新海运价格
（5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是装箱资料。
（6）付款方式要确认
2、做样品
（1）一定要客户确认样品在下单
（2）寄出去的样品要及时的进行跟踪，联系客户，随时出集客户的反馈信息
（二）客户下单
1、做PI
（1）公司名称、客户名称一定要认真核对，要逐一检查。
（2）PI
号，PI的时间一定要正确。
（3）商品名称一定正确
（4）单价金额一定要核准。
（5）总金额和大写金额一定要正确。
（6）一定要有正确的本公司银行信息。
（7）付款方式交货期要明确
2.
做合同
（1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查
（2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没
有错误。
（3）合同其他条款一定要做细做全
（三）收到客户预付定金
（1）收到财务通知，马上核对款项来源，及时与客户沟通。
（2）跟单员记账
（3）收到客户银行水单通知，再安排生产。
（四）.安排生产
1、下订单给跟单员
（1）要写清楚客户购买产品的名称、规格和数量
（2）合同一定要做细，合同号，各个产品规格参数一定要写全。
（3）数量、金额要仔细核对无误
（3）验货方式要写详细、清楚
（4）确认付款方式
（5）确认出了问题的解决办法
（五）跟踪生产进程
（1）随时掌握生产进程，每天与跟单员沟通自己负责的订单的生产情况。
（2）确认货物尺寸、重量
（六）联系货代安排运输
1、要价格（海运或空运）
（1）多找几个货代比对价格和船公司
（2）选定价格和货代公司
2、给货代托单订舱
（1）给托单，托运人信息，提货人信息，起始港和目的港，件重尺
Marks
and
Nos
Quantity
Description
of
goods
Gross
weight
Measurement
(CBM)
（2）HS编码、单位代码和海关注册码
（3）确认订舱信息
（七）报关单据
（1）报检资料的制作:
确认好起运港和目的港后,提前一个星期准备,包括的文件有发票（invoice）
e．
厂检报告：采购部负责办理商检的人自行制作；
2报关文件的制作（提前一个星期准备）：
a.发票（Invoice）:
电子档以及需要在财务部打印《河北省出口商品统一发票》，可出货前或者出货后打印；；
b.装箱单(Packing
list
)
:同报检
c．中英文销售合同(Sales
Contract):同报检；
d.
代理报关委托书:由自己填写，一式三联，由代理报关行代买的。
e.
出口核销单
（财务提供）：在递交件给报关行时，需在电子口岸中备案；异地报关时，要备对应的港口名；
f．换证凭条：商检局相关手续做完后，会提供给到我司，以备报关用；在寄出文件给报关行时，需将以上文件传真给异地代理我司报关的报关行确认，确认OK后方案寄出；
（1）快递报关单证给货代报关（报关单、
代理报关委托书、核销单、3份装箱单、1份销售合同、3份发票、商检换证凭条）
（2）确认报关信息
（八）交货运输
1、通知客户打余款
（1）通知客户货已生产完成，拍照
（2）安排送货到指定仓库
（3）如果有需要，安排客户验货
3、运输货物到目的港
（1）货物运出后要提单
（2）货到港后付货代运费
（3）货代要发票
（4
）货代核销单和报关单
（九）快递单证给客户
1、快递提单
2、其他产地证，保险单等
（1）确认余款已到帐
（2）快递提单等给客户
（十）核销退税
1、收到核销单及报关单及时复印转交财务，并要求其在转交单上签字。
2、退税（财务部门）订好舱位，确定集装箱号，封箱号，及时通知财务开船
日期。建立桌面便签程序，把每日的工作按重要程度排序，及时处理相关事宜
（十一）结单：整理本单所有文件，总结归档
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