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石油大学（北京）外语系学生会制度
档案文件管理制度
1
由办公室对系会成员的姓名、性别、年龄、政治面貌、联系方式等基本资料进行登记并归档，以备日常考核及年终评优。
2
由办公室将各部对各项活动做出的计划、记录、总结进行整理并备案。包括组织部门、时间、地点、出席人、主持人、发言人、议题、经费、意义等。
7
由办公室对学校及系里下发的有关学生工作的文件进行统一存档。
9
由办公室负责做好每一次会议记录并备案。
12
各部及系会的一切资料应分电子版与复印版两种形式交由办公室存档。
财务管理制度
3
系会的活动资金由生活部掌管，此资金为固定资金，如需支出需由系会主席团以上机构签字。各部活动经费由各部出钱再由生活部负责报销。外联部所酬资金应全额上缴生活部再由系会统一分配。
4
各部举行活动所用的支出一律凭正式发票（收据无效）到生活部报销。
10
各部的任何开支需事先做出预算并提交生活部，经生活部履行程序批准后，方可支出使用。如生活部事先不知情，一律不予报销。
16
发票必须有使用经费部门部长的签字，发票应及时交给生活部备案，不得拖延。自开销之日起一周有效，逾期作废。
18
发票的内容只能填“纸、笔”，其他无效。
21
各部在花销上一定要本着节省的原则，如数额过大，生活部有权质疑核查。
26
生活部只负责财务管理，其他各部活动的经费支出生活部不直接经手，但生活部可定期或不定期派人监督。
31
系会的一切开支应由生活部记帐并报办公室备案，如对帐目有疑问、生活部愿接受各部门和各位领导、老师、同学的检验和核对。
学生干部人事管理制度
4
任职条件：有正派的思想作风，自觉坚持四项基本原则，在政治思想上响应党的号召，积极学习和宣传党和国家的领导方针政策。
9
具有高度的自觉性和纪律性，严格遵守学校的规章制度，服从管理，自觉接受学校学生会常代会的监督。
15
具备领导工作所必需的能力，要有领导风范，具有一定的分析和决策能力，有较高的理论水平，具有较强的组织管理能力。
20
具有高度的责任感和工作热情。在工作中认真负责，按时完成工作，做好领导工作，积极进取，勇于创新。
29
具有良好的思想道德素质，以身作则，礼貌待人，诚实大方，谦虚好学，关心部员，团结同学，能和部员融洽相处。
32
具有批评和自我批评的精神，勇于承认错误，善于总结经验。
37
有正义感，敢于提出工作中的坏人坏事，敢于同一切损害集体利益和他人合法权益的行为做斗争。
43
能处理好学习和工作的关系，做到学习工作两不误，无挂科现象。在工作中要善于学习和不断完善自我，提高学生会的影响力。
注：学生会干部有下列行为之一者予以免职：
一、思想作风不端正，不响应党和国家的号召，不服从上级的领导，不接受校学生会常代会的监督者；
二、
工作作风散漫，工作拖沓、不负责任、无特殊原因而不能完成本职工作者，在上级领导给予警告而未能改正者；
三、
不能按指定标准完成工作任务的，或所做工作缺乏实效性者，应视具体情况予以免职或劝其自动辞职。
四、
在工作中缺乏纪律性，不按时召开或参加例会，给予警告不改者；
五、
出现重大问题，受学校纪律处分，损害集体利益，以权谋私徇私舞弊者；
六、
道德品质败坏，立场不明确，沾染不良风气，参加邪教组织者；
活动管理制度
3
系会组织的任何一级会议由组织部负责考勤，考勤情况包括是否迟到、早退、缺勤，直接量化入系会成员的年终考核。
6
各部组织的活动应分前、中、后三个阶段进行记录交予办公室并由组织部参与协调，包括调用其他部成员，向校方系方提出申请等。
9
任何一部的计划需提交系会主席团通过后方可执行，总结需提交系会主席团通过后方可存档，否则发回重做。
宣传管理制度
1
宣传用品的购进须向主席团提出申请。
5
宣传用品应由正副部长之一保管，任何人不得私自挪用。如该物品用作系会活动之外的用途，将直接追查负责人责任。
8
购买使用宣传用品需本着节省的原则，物尽其用不得浪费。
10
海报完成后应由专人负责张贴维护，发现海报被人为毁坏或被覆盖应提请主席团出面解决并尽快修补。
12
各部活动需提前通知宣传部，宣传需在活动前至少两日和活动后两日内到位。
15
宣传形式包括校内广播、报刊、网页、海报等。除海报由宣传部负责（活动部门提供资料）外，其他形式的宣传由各部自行负责，办公室宣传部派人协助。
以上各制度解释权归系会所有，自通过之日起实行。