篇一：2014文件管理规定
文件管理规定
1 目的
为科学规范地搭建起公司管理制度体系，有序做好文件体系管理，保障公司“科学规范、有序高效”运行 2 适用范围
适用于本公司管理制度体系要求的文件。 3 职责
3.1 行政人力资源部负责本规定的编制，各部门贯彻执行。 3.2 相关部门负责编制本部门的管理制度文件。
3.3 各部门负责确定文件的编号、分发范围、受控级别及文件的检查。 3.4 行政人力资源部负责文件的分发、回收、销毁、存档。 3.5 各部门负责本部门文件的变更、使用、管理。 4 文件内容 4.1 文件格式 4.1.1 文件编排
文件纸张大小以A4为主。如有特别需求，可选用A3或B4纸。 每份文件分首页、修改记录页、发放控制页和目录。 文件首页应包含：
1) 有限公司厂标 2) 公司名称 3) 文件名称 4) 文件编号 5) 版本
6) 保密等级：非受控、受控、保密、绝密 7) 审核权责 8) 版权声明
4.1.2 格式排版
页面设置，上下边距为1，左右边距为2；正文用1.5倍行距、小四号宋体，页眉字体为13号宋体粗体，页脚字体为10号宋体。文件应标注页码以利于编辑修改。正文各部分都应简洁明了。
1 一级标题（小四号宋体粗体），顶格对齐;
1.1 二级标题（小四号宋体）,顶格对齐； 1.1.1 三级标题（小四号宋体）,顶格对齐； 4.1.3 文件内容通常应包含以下六大要项：
1 目的 2 适用范围 3 职责 4 文件内容
5 相关文件(不需附于本文件中，仅需列出文件名称) 6 记录表格 7 参考文献 8 附录
为维持管理制度文件内容编排方式一致性，若某文件的六大要项中有缺时 ，请仍保留该要项，而于要项后注明。例：5 相关文件（换行） 无 4.1.4岗位说明书必须包括下列内容：
1. 岗位的基本情况 2. 岗位职责
3. 风险和职业健康影响因素 4. 防范措施 5. 事故应急措施 6. 岗位任职条件
4.2 文件的编号 4.2.1 文件的名称
4.2.1.1 文件的名称由文件英文字符代号，数字序号和中文文件名称三部分组成。 4.2.1.2 文件的名称包括：制度、规定、办法、部门职责说明书、岗位说明书。 4.2.1.2文件编号：
表格编号：文件编号/RC***
序列号
部门文件类型：部门可以增加一类“综合”，当文件没有对应的类别时可以放在综合管理类；有车间的部门，可以将职责和部门组成合起来一起分类，如生产部，建议可以分为生产管理类、综合管理类、一车间、二车间、三废车间。
篇二：公司文件管理制度
文件编号： 生效时间：修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发：
公司文件管理制度
一、总则
1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。
3、公司文件由办公室统一管理和存档。
一、 文件的分类
1、 外收文：公司从外部接收的政府文件。
2、 外发文：以公司名义向外部发送的文件。
3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。
三、 内行文的管理
1、 内行文的范围：
凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。
2、 内行文的编号
各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份（见附件一《编号规则》）。
3、格式要求（附件二）
⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。
⑵、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“（）”括起。 ⑶、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。
⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。
⑸、正文使用小四或四号宋体，行间距1.5倍。
⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。
⑺、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。
注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。
4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。
5、内行文发文流程
⑴、起草人→部门负责人（审核）→办公室（审核）→分管领导（审核）→总经理（签发）→办公室（存档发放）
⑵、说明
a、 各部门如需发文，赢事先向办公室申请编号并填写《内行文审批
单》（见附件三）。
b、办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。
c、文件由总经理签发。
d、文件由办公室统一发放并在《文件收发记录》上登记（见附件四）。 e、办公室负责流转。
f、办公室负责督办并定期组织评估和修订。
四、外收文的管理
1、外发文的接收
⑴、凡邮寄公司的文件（领导亲启的除外）均由办公室登记签收。 ⑵、公司上级主管部门发布的相关信息资料由办公室统一整理并发布。 ⑶、各部门接收的函件一律先交至办公室编号并存档。
⑷、公司外出人员开会带回的文件应及时送交办公室鉴别，对有价值的由办公室编号并存档。
2、外收文的管理
⑴、办公室根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填写《外收文流转单》（见附件五），分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。
⑵、一般函、电等，由办公室直接分转处理。
⑶、如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室负责督办。
3、 外收文的归档按《档案管理制度》执行。
四、 外发文的管理
1、 外发文的范围
(1)、公司对外界公共媒体发布的信息。
2、外发文的程序
⑴、发文程序参照内行文的发文程序。
⑵、经总经理审批，办公室加盖公章存档后方可对外移交。
五、 附则
本管理制度自发布之日起执行。
附件一：
文件编号规则
一、 编号格式
FHYL【XXXX】第XXX号。
二、 格式说明
1、FHYL： 表示沈阳枫桦园林公司
2、【XXXX】： 表示年份
3、第XXX号：表示发文顺序号。
附件二：
文件编号： 生效时间：修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发：
标题（小二宋体加黑、居中）
正文（小四或四号宋体）
沈阳枫桦园林公司
二零XX年X月X日
主题词： 抄报：抄送：
篇三：公司体系文件管理规定
公司体系文件管理规定
3.文件分类：
3.1质量管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、岗位职责、质
量记录表格汇编。
3.2临时文件：新增或因更改需试运行的文件（如：ISO9000质量管理体系中有
的文件申请作废后，必须立即启用临时文件；新增工作流程，原ISO9000文件无规定）。
3.3内部文件：属于公司保密性文件或不具有共性（如仅本部门使用）、不宜纳
入质量管理体系文件或临时文件的类别。
3.4临时、季节性或阶段性的活动方案、通知、通报、报告、决定、培训资料等
一般不属于本范畴。
4.3.1行政部对文件进行排版、编号：
1）文件编号方法：
质量手册：RB（HZ）–QM 程序文件：RB（HZ）－QP--XX 质量手册代流水号 惠州天虹缩写程序文件代号 惠州天虹缩写
作业指导书：（HZ）岗位职责：RB（）流水号水号
部门缩写岗
位职责代码
作业指导书代码
惠州天虹缩写惠州
天虹缩写
质量记录表格：RB（HZ）流水号
部门缩写
惠州天虹缩写
2）部门缩写：为该部门汉语拼音缩写，如：
XZ---行政 RS---人事 QH---企划PG---品管 CW---财务 TP---统配中心 SC---商场
3）文件修改状态的标识方法：
0—未修改；1－第１次修改；2 —第２次修改； ……Ｎ－第Ｎ次修。
4）文件版本状态的标识方法：
Ａ — 第一次版本Ｂ — 第二次版本 Ｃ — 第三次版本Ｄ — 第四次版本 ……
5）文件的批准日期为文件的实施日期。
4.3.2文件的审核、批准：
1）审核：质量手册由管理者代表审核；程序文件、作业指导书及质量记录
表格由部门经理审核，重大情况由总经理审核。
2）批准：质量手册由总经理批准；程序文件、作业指导书及质量记录表格
由管理者代表批准，重大情况由总经理批准。
4.4文件发放：
4.4.1行政管理部负责质量管理体系的文件的发放：
3)发放文件应制作文件封面：封面内容应包括文件类型、文件版本号、发放编号、批准时间等，并应加盖“受控”印章。
4)作废文件由行政管理部以〈发放说明〉通知销毁，行政管理部保存前一次作废文件，加盖“作废”印章（或注明“作废”字样）。
4.5文件保管、使用：
4.5.1文件保管：
1）行政管理部记录文件发放情况：包括文件发放编号、发放部门、发放时
间、文件管理员；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部。
2）各部门文件管理员按上述要求记录本部门文件保管使用情况；各部门文
件管理员如有变动，应及时通知行政管理部文件管理员。
3）文件管理员负责相关文件的归档、保管，确保使用文件版本的有效。 4） 文件破损严重时，使用部门应到行政管理部办理更换，文件的编号仍沿
用原文件编号，行政管理部应将回收的破损文件销毁。
5）文件不慎丢失时，使用人必须做出书面说明（必要时应做出检讨）方能
补领文件。
4.5.2文件使用：
1）各部门应建立〈借阅登记本〉，员工借阅文件时，应作好记录。
2）不得使用未受控的文件：当文件使用人未领到需要日常工作使用的文件
时，应向发放部门申请，不得借用文件复印；一经发现，由行政部管理收回销毁。
4.6评价文件适用性：运行中文件规定不能满足实际工作需要时，应提出修改申请。
4.6.1日常工作中，由使用部门提出申请，说明更改原因和内容（通过〈更改/
换版申请单〉或“9-异地店ISO9000文件会签流程”流程）；如变化情况仅涉及本部门，可以经部门经理或主管总经理批准试运行3-6个月后，根据情况提出对ISO9000文件的修改。
5.4.1文件管理员对文件进行排版、编号：
1）文件编号：临时文件编号为：LS（HZ）- XX- YY 流水号
部门缩写
流水号
部门缩写 内部文件编号为：NB（HZ）- XX- YY
2）文件修改状态的标识方法：只使用状态号对文件进行识别。
0—未修改；1－第１次修改；2 —第２次修改； ……Ｎ－第Ｎ次修。
3）临时文件、内部文件转为ISO9000体系文件后，该编号可作为另一新的
临时文件编号。
5.4.2文件的审核、批准：
1）审核：临时文件、内部文件由部门经理（或项目负责人）审核；重大情
况由主管总经理审核。
2）批准：临时文件、内部文件由部门经理批准；重大情况由主管总经理批
准。
3）需要对外保密的文件由主管总经理审核、批准。
5.6文件保管、使用：
5.6.1 文件保管：
1）行政管理部文件管理员记录临时文件、内部文件的发放。
2）各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部；文件严重破损时，
使用部门应到行政部办理更换。
3）各部门文件管理员按照条款“4.5.1 文件保管”的要求对文件进行归档、
保管。
5.6.2临时文件、内部文件使用：按条款“4.5.2 文件使用”要求。
5.7 评价文件适用性：
5.7.1临时文件运行时间一般为三至六个月，各部门文件管理员应跟进本部门临
时文件的修改情况。