【行政管理】文件写作规定 本文关键词：行政管理，写作，文件
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【行政管理】文件写作规定 本文内容：
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√
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□
行政
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生产
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服务
□
营销
文件写作规定
文
件
号
Y98051909
版
次
A
□
通用
□
部门
□
衔接
□
暂行
编
制
颜利宇
审
核
李涛
批
准
张跃
共
2
页
第
1
页
日
期
98.5.25
日
期
98.5.25
日
期
98.5.25
生效日期
98.6.5
√
√
阅
文
范
围
全体员工
□
签收
□
签阅
□
张贴
部
门
总
经
办
销售公司
直燃机厂
用户中心
工程分公司
签
字
日
期
更
改
记
录
标
记
处
数
修改人
审核人
批准人
批准日期
更
改
记
录
标
记
处
数
修改人
审核人
批准人
批准日期
1
总则
1.1
文件的目的是通过明确的条文来规范公司的各项活动。同样的内容，写作质量不同，执行效果截然不同，优质的文件是企业发展的首要条件。远大所有文件应该
——
遵循“最简单、最实际的方式”编制。一切规定都应保证在具体工作中能完全做到并便于检查；
——
准确、简洁地表达，避免任何可能引起的歧义；
——
对任何一项活动只能规定唯一的程序；
——
处理好各种接口，避免职责不清；
——
与有关标准、规范相互协调。
1.2
每次写作时，应参照以往发布的文件来规范格式、用语、排版和字体。
对下列文件的写作应特别重视,要广泛征求意见,逐字逐句反复修改：
——
阅读范围广的；
——
使用周期长的；
——
内容特别关键，牵涉敏感性问题的。
2
文风
2.1
准确
用词准确，并保持一贯性。仔细斟酌词语程度、性质等方面的细微区别。
2.2
简洁
a.
措辞简洁。扫除一切套话、空话。
b.
精简用字。反复推敲每句话、每个字，删掉每一个可有可无的字。
2.3
统一
文件的结构、文体、术语均应统一。例如：
——
同一文件内使用小标题应该一致，即所有的条应该都加标题或所有的都没有标题；
——
始终使用同一术语表达某一特定概念。避免对一个已经定义的概念使用同义词。
3
层次
3.1
文件按其逻辑结构,一般以条、款、项划分层次：
——
条是文件层次中最基本的组成部分。每一条一般应有一个小标题，直接放在其编号之后，并单独成一行，与后面的正文分开；
——
款是条的有编号的细分单元。款一般不设标题，如果有，则和其编号一起单列一行；
——
项是款的有编号的细分单元，项不设标题。
应避免文件层次的过度细分，少用项编号。同层次内关系密切的内容用分句编排。
示例：建议使用的形式
5.4
交通车安排
人事课提前4小时以上派车；
如有异常，车队提前1小时反馈给人事课，人事课通过总机通知各部门；
接车安排失误，员工可延迟30分钟打卡。
建议不使用的形式
5.4
交通车安排
5.4.1
人事课提前4小时以上派车；
5.4.2
如有异常，车队提前1小时反馈给人事课，人事课通过总机通知各部门；
5.4.3
接车安排失误，员工可延迟30分钟打卡。
3.2
文件条款项号
文件条款号用阿拉伯数字多级编号，以3位数字为限，若有更具体的需要，则以小写英文字母做为区别。
示例1：
示例2：
1
xxxxxx
(第1条)
1.1
xxxxxx
(第1条
第1款)
1.1.1
xxxxxx
(第1条
第1款
第1项)
a.
xxxxxx
b.
xxxxxx
c.
xxxxxx
1
xxxxxx
1.1
xxxxxx
a.
xxxxxx
b.
xxxxxx
c.
xxxxxx
4
标题
4.1
文件标题应简明、确切地反映主题，并能明确地与类似文件相区别。
相关文件的标题应避免使用近似词，形式和词义均要突出个性。
例如：《文件写作规定》和《文件编号规定》均属基础文件，经常被其他文件同时引用，如果前者用《文件编写规定》做标题，则极易使两个文件在视觉上产生混淆。
4.2
标题措辞应特别精炼，不涉及次要的细节，尽可能省掉每一个不必要的字。越常用、越重要的文件，标题字数应越少。
例如：用“文风”和“层次”作小标题，言简意赅，比用“文件文风要求”和“层次结构”更精炼、更概括。
4.3
尽量使用小标题，帮助读者更快地找到所需内容。
文件标题和小标题应能帮助读者迅速了解文件的主要内容。
5
用语
5.1
术语
充分掌握远大术语，能使用术语的应尽量使用。
严格按《远大术语规定》使用术语，密切注意新增加的术语。
5.2
缩略语
使用缩略语可精简文字。第一次使用缩略语时，应给出完整的词，如：
——“QA（质量保证人员）”；
——“QC（质量控制人员）”；
——“内部质量审核（以下简称“内审”）”。
使用缩略语应不引起混乱。如不能将“公司”作为
“销售公司”的缩略语。
5.3
数值
一律用阿拉伯数字，但序数词和约定俗成的用法除外。示例：
正确的表述
错误的表述
a.
1997年8月8日
a.
一九九七年八月八日
b.
产量增长30%
b.
产量增长百分之三十
c.
总面积58m2
c.
总面积五十八平方米
d.
第一个方面
d.
第1个方面
e.
今天是星期二
e.
今天是星期2
5.4
程度
程度的表述应采用如下形式：
——
较好、好、很好、特别好；
——
较差、差、很差、特别差;
——
较快、快、很快、特别快；
——
较勤奋、勤奋、很勤奋、特别勤奋。
避免使用“偏差”、“偏好”、“尚可”、“原则上”、“基本上”等。
5.5
单位
一律采用国家颁布的法定计量单位，但约定俗成的除外。
5.6
范围
表示范围，要精简而明确。示例：
正确的表述
错误的表述
a.
63%～68%
a.63～68%
b.
21℃～25℃
b.21℃至25℃
c.
1998年6月5日～6日
c.1998年6月5日～6月6日
Y98051909
版次A
文件写作规定
共2页，第2页
6
字体
6.1
文件标题和小标题统一用黑体,文件标题用小3号黑体,小标题比正文大1级。
6.2
正文用书宋体,小于小4号的用等线体或幼圆体,最小字号不得小于8号。
6.3
有时正文可用黑体，如字数少而又需醒目的通知。
6.4
不得擅自用其他字体，不得乱加修饰，专门设计的对外文件除外。
7
排版
7.1
文件页面设置为A4纸张，一个文件尽量“一页纸”编排。
7.2
文件标题在规定位置居中均布，对于3～8个字的标题，其长度依次为37mm、40mm、43mm、48mm、54mm、62mm，偏差在2mm以内。
7.3
文件小标题与上一行的行距是正文行距的1.5倍。
7.4
文件行数较多，且每行字数较少，则采用分栏方式编排。
7.5
在版面允许时，字尽量大，但正文不应大于标题。
7.6
文件结尾必须有结束线（结束线长度为170mm，粗细为0.5磅），结束线打印在文件末页的正下方。以表格或流程图结束的文件不要结束线。
7.7
统一用竖式排版，专门设计的对外文件除外。
8
表格
8.1
编号
a.
表格用从1开始的阿拉伯数字编号。
正文中采用：表1、表2、表3等；
附录中采用：附表1、附表2、附表3等。
b.
也可不用编号，直接把表格放在正文中适当位置，并用如下形式引出：
——“奖励标准见下表”；
——“按下表规定的奖励标准发放”。
8.2
表题
如果使用表题，则放在表的上面居中编排，也可紧跟在编号后。
示例1：
示例2：
表1
奖励标准
等
级
奖励标准（元）
表1:奖励标准
等
级
奖励标准（元）
8.3
表的接排
如果表的长度超过1页，应在每页重复表的编号，并在编号后注明“续”或“完”，举例：
——“表1（续）”，在表未完的各页中；
——“表1（完）”，在表的末页。
8.4
表的使用说明
表格下面应有关于此表填写、执行的指导性说明。
说明可以是从相应文件摘录下来的，也可以是单独的说明。
对于摘录的说明，首行写相应文件名、文件号和部门；
对于单独的说明，首行通常用“注”、“说明”或“附”开头。
示例1：
远大城用车审批单
YCD98042808
(表的正文略)
《远大城用车规定》摘选
Y98042815
车队
1
用车原则：优先原则、反对浪费原则、高效原则、先公后私原则。
2
反浪费原则：尽量使用通勤车、便车，尽量一车多乘客，杜绝不必要派车。信息台及车队随时沟通用车情况，便于安排便车。
3
程序：填写用车审批单→厂办批准→车队派车→用车人用车后签字。
4
一般用车提前4小时以上、紧急用车尽量提前30分钟以上送单至车队。
5
未履行派车手续或未经上级同意，司机不许私自出车。
6
超过派车时间30分钟，用车人未通知车队有关情况，视为取消，用车需重办手续。
示例2：
名片请印单
YAZ98050523
名片正面
部门(事务所)
地
址
电
话
传
真
邮
编
姓
名
职
务
手
机
寻
呼
盒
数
名片背面及
其
它
说
明
填
表
人
主管审核:
领导批准:
填表日期
审核日期:
批准日期:
《名片请印规定》
YAZ98050523
形象组
1
名片统一由形象组印制，凡印名片必须先填写名片请印单。
2
名片请印单必须先经部门(事务所)主管审核，方可交形象组印制。
3
要求每周星期一12时之前各部门（事务所）将请印单递交（传真）形象组,超过星期一12时预报的将留至下一周处理，按周期顺延。
4
名片每周六发放：直燃机厂、用户中心总部的由形象组通知领取；销售公司总部的由信息课通知领取；事务所人员的名片一般由信息课托交返所人员带回，急用情况下如暂时无人返所经批准可以邮递。
5
建议业务员每人每次申报三个月的使用量，尽量避免急件。
6
填写请印单尽量用电脑打印(传真件必须打印),以免字迹潦草或笔误等造成延误。
7
职务、手机、寻呼等非必申报栏，可根据实际情况决定是否填写。
8
验收标准
每盒名片100张，内容正确，名片装盒无混乱现象;
纸张为公司指定用纸，双面干净，裁切规范，不许有明显偏、斜、差现象。标志色彩正确,套印精确无偏差。
9
引用
应尽可能引用已有文件的适用部分，而不重复写出被引用文件的全部内容，这样既可避免失误或不一致的危险，又可节省文件篇幅。
引用应采用以下说明的形式，而不应引用页码。
9.1
引用正文中的某些条文，用下列形式：
——“年审时需更改或作废的文件按第9条和第11条进行”；
——“按3.1给出的细则给予奖惩”；
——“2.1所述的补贴办法仅适用于短期出国人员”；
——“流水号的编制方法见3.5”。
9.2
引用表和图
文件中的每张表和每幅图均应在正文中提及。可用下列形式：
——“按附表1规定的交通费补贴限额据实报销”；
——“各类假期天数及薪资规定见附表2”；
——“如图3所示”。
9.3
引用其他文件
在正文中引用其他文件时，应写明引用的文件名、编号；如果是引用某一部分，还要给出条款号。例如：
——“文件编号（图纸除外）按《文件编号规定》Y97032609执行”；
——“按《劳动纪律规定》Y98051216第2条的规定办理请假手续”。
9.4
尤其应注意引用公司（技术、工艺、品管、物业等方面）的各种通用标准，以达到精简文字、避免重复的目的。
10
其他
10.1
文件签署的特殊规定：
——
产品设计文件及对外文件一律用姓氏代号签名，特殊情况例外；
——
内容不复杂或应用不广泛的文件，可由2个人在3栏（编制、审核、批准）签名。
——
电子邮件发送内部文件时，签名栏打印姓名；发送对外文件时，签名栏打印姓氏代号。
——
表格文件不设签署栏，拟制人、批准人只在存档的表格上签字。
10.2
列项说明
列项说明的每一项前均应加破折号，它可用于一个完整的句子开头，后加一冒号（见示例1）。
或者用一个句子的前半部分开头，没有冒号（见示例2），而由列项说明的各项目使句子完整。
示例1：
示例2：
下列行为均记小过：
文件应该
——
迟到超过10分钟；
——
准确、简洁地表达；
——
在非指定区域吸烟。
——
与有关标准协调。