行政庶务管理规定 本文关键词：庶务，管理规定，行政
行政庶务管理规定 本文简介：天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632东越服装有限公司行政部政策及操作程序主题:行政庶务管理规定起草:周少怀审核:徐兆祥起草日期:2006-06-20生效日期:2006-07-01批准:陈永安档案号.:Admin
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行政部政策及操作程序
主题:行政庶务管理规定
起草
:
周少怀
审核:
徐兆祥
起草日期:2006-06-20
生效日期:2006-07-01
批准:
陈永安
档案号.
:Admin
/
P
/
05
传递
:
全体员工
页数.
:共3页
目的
此政策是为了使各项日常行政庶务管理工作有所依循。
定义
日常行政庶务是指公司内部行政事务中的管理规定及程序。
政策
1.
公告栏管理
1)
公司设立公告栏，由行政部管理。
2)
公告栏采用白色底板、铝合金外框，在白板上方正中位置书写公告栏三个字。
3)
公告栏置于员工通道入口处，员工宿舍入口处，位置长期固定，以发挥其最大公告作用。
4)
经公司核准公布的文件，才可在公告栏张贴，公告的文件上必须有相关人员的签字或印章，转发的文件须带相关人员的核准公告之批复。
5)
公告文件须排列整齐、有序。必须为打印文件。
6)
一般文件公告期为三天（特殊状况以另核之），已过公告期的公文须及时撤换。
7)
公告栏须保持清洁，由行政部派专人负责。
8)
公告栏上的公文，由行政部派专人负责换取。
9)
公告栏为发布公文的工具，可发布公司内部通知、文件、国家相关的通告。以及经公司领导认为有必要发布的信息。
2.
票务管理
1)
前台负责公司内一切票务的活动。
2)
前台负责员工出差及公司内部往来的票务购买与送达的工作。员工因公需要购买机票、火车票、长途车票、船票等经权责主管批准后可由前台代为购票，前台应充分考虑购票成本，节省代办费用。
3)
前台将所需机票/车票/船票送达所需员工手中后，由该员工随即支付费用（含订票费），如因特殊情况需要退票，其退票费用由需求人员支付。
4)
为确保能够及时购票和降低购票手续费，需求人员（或会议组织者）原则上应提前四天提出需求，告之何时从何地至何地乘坐何种交通工具。
3.
名片管理
1)
名片印制由行政部统一负责。
2)
主管级以上及负有公关、业务等职责之员工可印制名片。
3)
印制名片须由个人提出申请，并填写《印制名片申请单》及《请订购单》，经部门主管批准及人力资源部核准职位后，交由承办部门联系印制。
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（续）
4)
如为增印名片，只需附上原（或改动后）名片即可。
5)
名片依公司规范的式样印制。
4.
集团电话或总机管理
1)
总机是公司对外、对内通讯、联络之枢纽重地，由前台负责。
2)
前台应做好转接电话的工作，并使用敬语。如上午时间转接电话，拿起电话后，应先说：“早上好，东越公司，有什么可以帮忙？”，转接时说：“请稍等”，如转接后无人接听，在取得对方同意后，应请对方留下电话号码、公司名称、姓名，或请对方留言。
3)
公司网管应随时保证线路之通畅。
4)
总机电话如发生故障，公司网管应立即通知维修人员，
进行检查维修与处理。
5)
前台应负责总机的清洁卫生工作，并使总机保持正常完好状态。
6)
前台应做好电话记录工作。重要信息应及时转达或报告。
5.
电话管理
1)
电话的管理单位为电脑部
2)
电话的配置
i.
公司总监级以上配置一部直线电话及一部内线电话，其余职位均配置为内线电话。
3)
电话等级设定
i.
为降低电话费用，减少非业务性电话使用，各部门电话要实行电话等级制，即:国际线路、国内线路、市内线路。
ii.
公司总监级以上配置国际线路、国内线路、市内线路。
iii.
部门经理或主要业务人员配置国内线路、市内线路。
iv.
部门经理以下配置市内线路。
4)
电话之使用
i.
公司员工拨打的电话均要与工作有关。严禁员工用公司电话打私人长途。如有违反，除由该员工支付相应的电话费用外，还将对员工进行相应的处罚。
5)
每位员工要珍惜爱护电话设备，要按公司要求安装，使用电话。
6)
电话费用的管理
i.
为防止滥用电话造成费用的增加，行政部应对每月的电话费用进行分析，更要对其中的异常现象查找原因，条件允许的话将与工作无关的信息台等电话号码过滤掉。
7)
电话号码管理
i.
公司单位使用的电话号码应统一汇编进公司内部通讯录中，如有更换号码事宜，应通知前台在内部通讯录中予以更改。
8)
传真管理
i.
传真机管理
?
传真机应放在固定位置并由专人负责维护保养，以提高传真机使用率。
?
各部门收、发传真文件时，须严格进行登记，传真管理人员每月将收发传真之记录汇总，以利管控。
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（续）
?
发往外公司（非本公司关系企业）或国外之传真，经办人员须填写《通讯申请单》，并经部门主管核准后方可操作。
?
传真机管理人员须保持机器周围环境之清洁，机身干净，每天上班前检查机器状况，传真纸、碳粉是否够用。
?
传真机如果发生故障，管理人员应在一小时内立即通知相关单位进行维修。
?
传真机只能作为收发传真使用，以保证其使用寿命。
ii.
如果时效性不强且数量很大的文件，尽量采用邮寄方式，以降低办公费用。
附件
《印制名片申请单》
《请订购单》
《内部通讯录》
《电话申请表》
《通讯申请单》