办公用品管理规定 (2) 本文关键词：管理规定，办公用品
办公用品管理规定 (2) 本文简介：惠州腾辉制衣有限公司文件编号：TH-WI-XZ-03生效日期：2009-03-20办公用品管理规定版本状态：A.1文件页码：总3页第3页1.目的：为规范办公用品，保障正常的办公秩序,共同养成良好的爱护公共财产的良好习惯，特制定本规定。2.适用范围：公司办公室职员及办公用品使用者。3.计算机使用规定3
办公用品管理规定 (2) 本文内容：
惠
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腾
辉
制
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有
限
公
司
文件编号：TH-WI-XZ-03
生效日期：2009-03-20
办公用品管理规定
版本状态：A.1
文件页码：总3页
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3
页
1.目的：为规范办公用品，保障正常的办公秩序,共同养成良好的爱护公共财产的良好习惯，特制定本规定。
2.适用范围：公司办公室职员及办公用品使用者。
3.计算机使用规定
3.1.
电脑实行专人专用管理和个人负责制,未经批准不得擅自调换，未经使用者本人同意的情况下不得私自开启、查阅他人电脑，违者每次罚款50元；
3.2.
电脑保管人每天负责打开、关闭，切忌不退出程序就强行关机，更不能下班离开办公室后不关机，如果因此造成的意外损坏，要追究使用人责任和赔偿经济损失，发现一次不关机处罚5元；
3.3.
电脑只作为办公使用，上班时间禁止利用电脑进行游戏、看电影、听音乐、视频、浏览与公司无关的网页及借用工作之名玩QQ，一经发现，每次罚款50元；
3.4.
所有的电脑均不得自行安装游戏软件、非法软件，电脑桌面不得有游戏安装的显示，所有电脑桌面图片一律用windows界面，一经发现，每次处罚5元；
3.5.
各部门的文件传送都要在网上邻居内设置局域网，再加设密码，存放保密信息的操作员是本机的保密管理第一责任人，务必对保密信息严加看管，不得遗失和私自传播、复制；
3.6.不得窃取、私换公司电脑容易拆换的内存条、CPU、硬盘、显卡等硬件，一经发现，除按价赔偿外，扣除当月工资并开除，严重者送派出所处理；
3.7.
定期对电脑进行外部清洁维护，若发现电脑有病毒，及时用杀毒软件杀毒，以免通过网上邻居或上网交叉感染影响其他电脑正常运行；
3.8.
不得私自修改系统设置或私自设置密码，严格按6S管理规定存放文件。
4.电话使用规定
4.1.各部门电话在保证业务正常联络的前提下，尽量缩短通话时间，做到长话短说，如通话内容较多，尽量使用传真机以文字形式说明；
4.2.
所有工作人员在工作时间一律不能打私人电话，不能使用传真机，不能打信息台，不能打与工作无关的电话，一经发现，所有其拨打的电话资费有拨打者自负；
4.3．因公需要拨打电话时，应考虑用拨打IP电话的方式拨打电话，具体拨打长途电话提机+“8”键再拨打电话号码；省内电话+“9”键再拨打电话号码；拨打公司局域网电话直接拨打电话号码最后4位数字即可；拨打国际长途电话同拨打长途电话一样；
5.复印机使用规定
5.1.
复印机由办公人员管理，每天上班负责打开、下班负责关闭，非办公人员未经同意不得私自使用复印机；
5.2.
不得复印与公司工作无关的文件资料，一经发现，作出相应的处罚，公司内部受控文件及图纸等复印严格控制，违者视情节轻重予以处罚；
5.3.
复印文件使用时必须轻拿轻放，如遇卡纸要仔细检查并小心的清除机腔内的卡纸，以利延长复印机使用寿命；
5.4.
使用复印机前应调节好复印纸张大小及复印纸张方向，以免浪费纸张，部分纸张可再次复印利用应尽量利用,以利节省成本；
5.5.
每月定期维护单位对复印机进行检查、维护。
6.打印机使用规定
6.1.
打印机使用人员每天负责打开,下班时关闭,非办公人员严禁使用打印机；
6.2.
打印前先流览打印预览,以免减小不必要的纸张浪费。
6.3.
不得打印与公司工作无关的文件资料，一经发现，将视情节轻重予以处罚；
6.4.
每月定期维护单位对复印机进行检查、维护。
7.办公耗材使用规定
7.1.
人事文员每月对打印纸张、打印墨粉等耗材进行统计结算，并经常提醒办公室内人员对打印内容再三斟酌，部分纸张可再次打印利用应尽量利用,以利节省成本，其他配件已旧换新。
8.日常用品管理原则
8.1.
公司各部门应本着节约的以旧换新的原则领取、使用办公用品及零配件；
8.2.
各级部门须指定专人管理办公用品及零配件，于每月28日前将下月所需办公用品及零配件报计划办公室,办公室于每月6日前一次性发放各部门所需办公用品；
8.3.
采购人员须根据计划需要采购，保证供应,特殊情况应加急采购，办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符；
8.4.
任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资,库房要做到类别清楚、码放整齐。
8.5.
办公物品及零配件的购买
8.5.1.
根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向办公用品管理人员通报，确定订购数量,经行政课长审核确定以申购单方式由财务室到专门商店采购或直接向供应商订购；
8.5.2.
在办公用品及零配件库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。
8.5.3.
在各部门申请的用品中如果包含有需要订购的办公用品及零配件，则申请部门还必须另填一份《申购单》，经行政部门由财务室直接向有关商店订购；如有增加人员或其他原因多领取的零配件需写明原因经厂长签字报行政部门确认后，方可到人事部领取零配件；
8.5.4．所订购办公用品及零配件送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到,作好登记，写明到货日期、数量等等，单据交财务部核对；
8.6.
日用品及零配件的分发
8.6.1
办公用品原则上由公司统一采购、分发给各个部门,如有特殊情况，允许各部门在提出《申购单》的前提下进行采购，在这种情况下，行政部门有权进行审核，并且把审核结果连同《申购单》一起交付监督部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据；
8.6.2.接到各部门的申请书(两份)之后，有关人员要进行核对，并在申请受理册上作好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送人员,发送人员在进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。
序次
更改说明
编写/日期
审核/日期
批准/日期
A.1
内容描述修改