篇一：酒店日常采购管理制度
酒店日常采购管理制度第一章 总则
第一条 为保证酒店采购工作的计划性和统筹性，合理控制成本，促进内部协调，加强内部控制，提高工作效率，特制定日常采购制度，（以下简称：制度）
第二条 本制度适用于酒店经营管理有限公司旗下各酒店日常采购工作。
第三条 本制度有总则，组织机构及职责、采购工作内容、采购程序、采购业务实施规范、责任与奖罚和附则七个部分组成。
第二章 组织机构及职责
第四条 组织机构
酒店库房部负责库存物资管理，根据库存物资消耗情况提报库存物资的补库计划。库房部对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购，导致酒店受损或无法正常运转负责。
使用部门负责根据日常经营和管理的消耗进行科学合理预测，提报月度采购计划需求。
酒店设立专职采购部，牵头组织编制定期采购计划，并全面负责酒店物质采购和具体实施工作。采购部隶属酒店财务部系统，业务上同时接受管理公司采购部业务监督也考核。
酒店成立定价评审小组：由采购部经理、使用部门负责人（食品原材料定价须由厨师长和餐饮部负责人同时参加）、财务负责人、总经理组成，酒店总经理任组长，和酒店食品原材料固定周期内的定价由评审小组评定后执行。
第五条 酒店采购部组织架构
采购部经理
↓ ↓ 杂品采购食品采购
第五条 采购部经理工作职责
1、负责持续完善酒店采购制度，细化采购流程，规范台账管理，确保采购质量，控制采购成本，提高采购效率，保证物资采购管理体系的完整与科学。
2、根据公司招标管理相关规定，牵头组织实施酒店权限内的招标采购。
3、掌握物资使用情况和库存物资动态，牵头组织有关部门根据实际经营情况，合理、科学地编制并审核年度、季度、月度采购计划。配合成控部门做好物资平衡工作，及时处理呆滞物资，加速物资周转。
4、组织实施酒店日常物资采购供应工作，审核所有《采购申请单》、订货单，按程序上报经审批后实施采购。
5、建立和维护价格管理体系，定期了解市场行情和价格信息，坚持货比三家的原则，落实询、比、定价，控制物资采购成本、
6、开辟和维护优质供货渠道，落实“1+2+n”的供应管理方式，保证供货的及时性和质优价廉。
7、按公司规定加强合同的管理，严格把关合同条款，保证合同的正常履约，防
止经营风险。
8、负责下属的业务知识和业务技能培训、
9、完成领导及上级业务部门交办的其他工作。
相关权限：
1、部门备用金的支配权。
2、对采购程序执行情况的奖惩建议权。
3、下属考核权与奖惩权。
4、部门日常行政工作的安排。
第六条 杂品类采购工作的安排
1、熟悉酒店各部门对杂品的需求以及仓库存货情况，掌握物品市场的供应情况以及各类物品的价格和信息，并对收集回来的资料进行归类整理。
2、以采购计划为依据，负责审核各部门的采购清单，与仓库密切沟通，避免出现库存积压现象，确保不出现重复采购。
3、坚持货比三家的原则，对各部门申购单和申购计划做好询比定价，并报相关领导审批。
4、采购完毕，要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保价格合理、质量可靠，对不符合采购要求的物品负责办理退货或调换工作。
5、严格执行公司各项制度，办理各类付款的签批手续。
6、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。
7、根据酒店的实际经营情况，积极拓展供应渠道，主动发现市场新产品，调整新货源并及时上报，为酒店节省采购成本。
8、保质保量完成领导交办的其他工作。
第七条 食品类采购工作职责
1、全面负责店内所有烟、酒、食品类物品的采购工作，保证营运部门工作的连续性、时效性。
2、熟悉酒店各部门对食品的需用要求以及仓库存货情况，掌握食品市场的供应情况以及各类物品的价格性情和信息。并对搜集回来的资料进行归类整理。
3、坚持货比三家的原则，做好食品原材料的询比定价工作。并报相关领导审批。
4、确保所购食品来源的合法性、安全性，保证各类食品证件的齐全。
5、采购完毕，要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保价格合理、质量可靠，对不符合采购要求的物品负责办理退货或调换工作。
6、严格执行公司各项制度，办理各类付款的签批手续。
7、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。
8、根据酒店的实际经营情况，积极拓展供应渠道，主动发现市场新产品，调整新货源并及时上报，为酒店节省采购成本。
9、保质保量完成领导交办的其他工作。
第三章 采购工作内容
第八条 采购方案制定
采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性的要求，同时避免过量采购带来的压库风险，且价格要符合市场行情，达到控制成本的目的。合理的采购方案制定要考虑以下几个方面：
1、数量：申购数量由使用部门提报（建议订货量，以及申报理由），仓库校核（考虑合理库存量和实际库存量），采购部门依据上述条件对实际采购数量进一步
核算。在满足经营的前提下，压低控制库存量，减少资金占压。对于日常消耗量大且波动价值较低物资，和适当增大安全库存。
2、质量和价格：须采取供应商实物封样的方式保证验货标准的统一，质量必须使用部门确认。严格按照询比定价的原则执行价格结算，采购单上须标明三家以上可比供应商的报价及联系方式，坚持同等质量比价格。
3、进货地点：按照在比价的前提下就近购买的原则，确保供货及时性。
4、供应时间：以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据，在供应商协议上明确约定供应时间，以防缺货影响经营管理。
5、供应商：建立可靠稳定信誉好的供应商档案，确保拥有“1+2+n”的供应商资源，以公平的竞争机制实现优质、优价、及时的物资供应，除非特别采购请示，日常采购由合格供应商供应。
第九条 采购计划制定
制定采购计划包含计划内申购（月度采购计划）和计划外申购（采购申请单）
1、审批后的采购计划最终汇总采购部组织实施，必须明确所需物品的名称、规格、质量、数量及到货时间要求，到货时间须满足采购周期的一般要求。
2、因采购计划编制不当而造成浪费和损失，按照所负责的节点分别由申报部门、库房、采购负责。对因库房盘点把关不严造成超额或短缺采购，其损失由库房负责；对于日常消耗估测严重不准造成的超额和短缺，其损失由使用部门负责；对于计划审核测算错误或供货不及时造成的损失由采购部负责。
第十条 申购
申购的分类：计划内申购和计划外申购
1、计划内申购是指由仓库按酒店批准的常备物品采购计划按供货周期分批进行的申购。
2、计划外申购是指确属日常需要，但是在计划中没有涵盖，临时提出的采购，各部门填写《采购申请单》，经库房校核、采购部核算后逐级上报审批。 第十一条 采购实施
1、对于大宗物资（指全年大批量、单件价值高或单项品种达到一定规模的物资）采取招标的办法进行采购。具体工作事项可参照《酒店管理公司招标采购管理制度》。
2、采购部根据分工，按照审判后的采购计划或者采购申请单，向供应商发出供货通知，并过程督进，保证及时性。
3、定价小组根据所提供的供应商资料，经多轮报价，多轮谈判确定最低价格或者性价比最高的供应商。
4、鲜活食品每15天进行一次定价，每类物品供应商应先报价。采购部、财务部、餐饮部三方派人对市场调研，提供书面价格资料，经过报价-询价-核价-多轮谈判-最后由定价小组签批后执行。
5、非鲜活类日常物资采购要坚持货比三家的工作原则，询价阶段要有使用部门人员共同参加，定价小组经多轮比价、议价后定价，最终选定的物品和价格要经使用部门确认。
6、对于新品种除正常的采购申报外，还须提供样品。实验报告，经使用部门负责人确认后（重要物质还需酒店总经理确认）方可购买。
7、办公用品归口管理部门为办公室，库房申请办公用品补库需经办公室审核，然后转采购部执行。工程维保材料的申购归口部门为工程部，电脑耗材的申购部门为酒店电脑部。
8、非采购人员通知供应商下达的采购指令，一律无效。除专职采购人员，其他任何部门、任何人都不得干预采购工作。
第十二条 付款
采购物品经库房验收入库并经使用部门出具物品合格验收单后方可按照合同或协议规定付款（按合同执行的预付款除外）。月结算固定供应商付款时应注意以下几点：
1、考虑到员工餐厅厨房食品原材料与餐饮部厨房食品原材料有可能出现同种物品价格会有所区别，可以分开上报。
2、经营中的常规付款都应制定计划，各单位于每月10日前上报本月的付款计划，经管理公司财务总监、总经理及董事长批准后执行。计划内付款各单点可直接支付。
3、对于日常付款过程中出现以下情况之一的付款，各单店需上报管理公司审批：
（1） 对于实际需要付款的额度超出审批计划；
（2） 对于计划外的紧急采购付款超出5千元（含5千）；
（3） 日常零星支出中，计划内单一事项额度超过2万元（含2万元）；
（4） 日常零星支出如总额超出计划，计划外支出。
第十三条 物资进店管理
1、所有进店支持的谈判必须要有财务负责人和总经理共同参加。
2、进店支持要在保证公司利益、维护酒店声誉的前提下进行，禁止供应商返利与商品加价后进店。
第四章 采购程序
第十四条 计划内采购程序（月度采购计划）
计划内采购程序的制定是为了加强各部门计划性有序管理，将零散采购变为集中采购。所有的采购行为都要跟着台账等基础工作的补充进行。具体执行顺序如下： 使用部门负责人→库房主管→成本会计→财务负责人→总经理→采购部
1、各部门负责人需根据部门日常消耗测算出下月月度采购计划，于每月20日报库房校核。
2、库房将各部门月度采购计划汇总，结合库存物资合理储备量编制库存物资常备物品采购计划并上报。（可参照中软库存系统）
3、成本会计审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划储备量设置是否合理。
4、财务负责人审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划是否超出部门本年度预算，并对设置原则进一步分析合理性。
5、酒店总经理对月度采购计划拥有最终的审批权。
6、采购部依据审批后的采购计划执行购买，有合格供应商的通知供应商送货，没有合格供应商的连同使用部门共同调研筛选后上报审批，确保次月10日前到货。
第十五条 计划外采购程序
具体执行程序如下：使用部门负责人→库房主管→采购部→财务部负责人→总经理→采购部购买→收货
“采购申请单”应一式四份
第一联、采购部存档
第二联、申请部门留存
第三联、财务全面把控
第四联、仓库部门使用
各流程负责人如下：
1、申请部门负责人：应根据自身部门消耗与储备情况酌量填写，并注明所需物品的详细名称、规格、质量、所需数量、用途、申报原因等，确实有必要购买，方可签字确认。
2、库房主管：应仔细审核部门所填写的物品采购单，若库房有存货或有替代品应及时通知使用部门让其领货。避免浪费，然后签字确认。
3、采购部：对部门提供的采购单要迅速组织负责人调研，价格与质量要经使用部门确认后上报。采购单上要明确写明三家的报价及联系人、联系方式，然后部门经理签字向上一级传递。
4、财务负责人：对采购部送来的采购单进一步分析，看是否超出本年度采购预算，签字确认送至总经理审批。
5、总经理：对采购单有最终审批权。
6、采购部：根据最终审批下来的采购单组织购买。
7、库房部：库房部依据审批下来的采购单与使用部门、采购部三方共同验收货物。对于供应商送交库房物品，库房部应与详细核对，对不符合要求的物品。绝不允许收货。
第十六条 紧急采购程序
原则上酒店不允许紧急采购，除非极为特殊的情况。但紧急采购必须严格遵守相关制度与程序，具体程序如下：
1、紧急采购适用范围：重要接待、工程抢修、突发事件等不可预见性事件或总经理认为紧急采购的物品。
2、有关紧急采购必须先通知财务负责人和总经理，若总经理不在须报知值班经理，并获得签字同意。
3、在采购部当班期间，紧急采购原则上交由采购部执行。使用部门填写采购单（标注紧急采购是由）后交采购部。接到紧急采购任务后，根据采购分工，有采购经理安排采购事宜。
（1） 对于库房商品，有固定供应商送货的，马上通知供应商送货。
（2） 需要外出购买的，直接拿备用金购买。如金额较大，使用部门填写借款单，
交财务负责人和总经理签批后采购部取现金购买。物品买回后补填采购单交库房填写价格，报账时附上。
4、在采购部非工作时间内，紧急采购可由使用部门实行，但必须严格遵守相关制度和程序。
5、使用部门在收到货物时需记录注明收货名称、数量、规格及收货时间，并经部门负责人批准后尽快转给库房。若库管员当班，应通知库管员验货。
6、紧急采购的《采购申请单》需事后12小时内及时送交部门负责人、采购经理、财务负责人和总经理补签。
7、所有紧急采购相关的财务程序必须在3个工作日内上报并审批完毕，借款人应确保紧急采购发生的款项在5个工作日内偿还，否则财务部将会按相关制度执行处罚。
第十七条 食品原材料采购程序
蔬菜、水果、肉类、水产等鲜货类执行直拨物资采购申报程序
1、厨房保单员每天根据营业情况及库存物资情况确定次日所需物资品种及数
篇二：酒店采购管理制度
东莞市柏悦国际酒店
政策程序表
东莞柏悦国际酒店
财务部
采购管理制度
政策：为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高
工作效率，特制定本采购管理制度。
程序：
1. 采购管理部门
酒店设立专职采购部，隶属酒店财务部管理，接受财务经理、成本控制、集团财务部及其它部门的监督，全面负责酒店的采购工作。
2. 采购部工作基本要求
2.1 所有采购项目均需酒店财务部审批同意及酒店总经理批准。超过酒店总经理权限的
还需报集团主管副总经理签批授权。
2.2 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每季度每一类至少有三
家供货商提供报价单。
2.3 所有采购物品的品质须保持一惯稳定。
2.4 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责。
2.5 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待供应商等方式获取酒店使
用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财
务部、总经理及集团财务部。
2.6 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，采购部须登记归档并妥善保管，有
人员变动时须全部列入移交。上述资料及采购人员自购物品价格信息，采购部每天
须录入至采购部价格信息库。
2.7 采购时间要求：一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、
客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。
2.8 除紧急物资可以先购后补单外，采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务
部将不予以报销。
2.9 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
2.10采购部负责跟进各协作供应商的货款及时签批支付事宜。对到期的应付帐款，酒店
应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作
提供便利。
3. 采购审批程序
3.1 申购单审批程序：
使用部门经理(仓库主管采购部询价成本控制部财务经理酒店总经理申购单返回采购部
3.2 单位价值2000元以下或批量价值在5000元以下的由采购部现金自购的物品，采购
部须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经酒店财务经理
及总经理最后批准后方可采购。酒店财务部和集团财务部将对价格及品质进行不定
期抽查。
3.3 单位价值2000元以上或批量价值在5000元以上的物品采购审批程序：
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购
部与供货商共同草拟合同或采购协议财务经理审批酒店总经理审批
集团主管副总经理批准执行合同或协议
（评定小组由采购部、使用部门、酒店财务部、酒店总经理或其授权人组成）
3.4 赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果由各厨房主厨直接下单至采购部叫货。其它物品按上述第1、2、3款程序执行。
3.5 各月结供应商选定办法
3.5.1 采购部每季度每类物品均应邀请至少三家供应商报价。
3.5.2 采购部、使用部门、财务部、酒店总经理或其授权人组成供货商评定小组，通力
合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。
3.5.3 采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供
应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒
店所需的物料。
3.6 各类物资申请采购，必须按类别分别填制《采购申请单》，不能混开。
3.7 如无特殊原因，各级审批人员应在接到申购单的当天予以审批。
4. 采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部及使用部门共同完成，平时各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。
5. 供应商管理
5.1 财务部应定期(每月或每季度)牵头，组织财务部、采购部及使用部门对供应商进行
评估
（酒店每类物品须有至少三家供货商），淘汰部分不合格供货商。
5.2 选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品1个主供应商、2个辅助
供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从其手中购买。两个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
5.3 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作，维护酒店形象。
6. 本规定由酒店财务部制定并负责解释。
篇三：酒店采购工作流程及规章制度
酒店采购工作流程及规章制度
酒店物资采购工作流程
1、为搞好酒店的采购工作，保证优质廉价的供应，确保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生，特制定本制度。
2、财务部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，未经同意不得擅自采购。
3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
4、相关人员在采购、收货的过程中，必须遵守商业道德，努力提高业务水平，适应市场经济的发展要求；讲究文明礼貌，遵纪守法；以酒店利益为主，相互监督，相互配合，共同把关。
一、采购项目的申请
1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购；库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。
2. 库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。
二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买
1.经确认实属必要购买项目，必须由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。
2.酒店所需商品由财务部负责安排采购；
3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后，应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，经过对比、筛选，并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。
4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。
5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目，申购部门需要作详细的说明或提供样品，供应商报价时必须提供样品或有关资料，经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。
6.财务部对内要主动与部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况；对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息；积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品；积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。
7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定；使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待；使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合，对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部，由其选定质优价廉服务好的供应商。
8.确属疑难采购项目，财务部应及时与使用部门进行沟通，研究对策，
必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报，不得拖延误事。
9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买，其他部门一般不得自行购买。
10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。
三、采购项目的验收
1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系，由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。
2.对于不符合采购申请表的采购，库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。
3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。
5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。
四、采购项目的结算
1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元，超过1000元的必须办理转账结算；必须办理现金结算的须经总经理同意。
2.供应商结算的2000元以下可以办理现金结算，超过2000元的必须办理转账结算。
3.办理结算时，必须按照报账程序填好报销单，经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算