企业文档食品企业管理文档之009供应商管理制度 本文关键词：文档，管理制度，供应商，企业管理，食品
企业文档食品企业管理文档之009供应商管理制度 本文简介：采购计划提报制度山东惠发食品有限公司发布2011-6-26实施2011-6-26发布供应商管理制度受控状态：发放编号：编制：采购部审核：批准：Q/SHF-GCG-009-2011Q/SHF山东惠发食品有限公司企业标准2/2供应商管理制度文件编号：Q/SHF-GCG-009-2011版本/修订状态：A
企业文档食品企业管理文档之009供应商管理制度 本文内容：
采购计划提报制度
山东惠发食品有限公司发布
2011-6-26实施
2011-6-26发布
供应商管理制度
受控状态：
发放编号：
编
制：采购部
审
核：
批
准：
Q/SHF-GCG-009-2011
Q/SHF
山东惠发食品有限公司企业标准
2
/
2
供应商管理制度
文件编号：Q/SHF-GCG-009-2011
版本/修订状态：A/0
相关部门
采购部
供应商
研发部
品管部
企管部
所需物料
开始
所需物料单
物料分类
开展调查
通知
送样小批量采购
通知
供应商基本资料表
供应商评定表
供应商成本分析表
比价、议价
含致敏源证明
原料中式
符合要求
质量承诺书
存档
结束
反商业贿赂协议
采购合同
到货
相关信息
样品、公司三证、检验报告
配合
配合
配合
发货配合
配合
配合
不合格
实验结果
合格
配合
不合作
不符合要求
结果
检验
审批
第一章
供应商开发
第一条
总则
1.1制定目的
为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。
1.2适用范围
本公司新厂商之开发工作，除另有规定外，悉依本规章执行。
1.3权责单位
（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
第二条
供应商开发程序
2．1供应商开发权责
（1）各请购部门依据《采购计划提报制度》提报计划，采购部经理审核、签字确认后，分发至各采购项目主管。
（2）采购部负责供应商开发主导工作。采购主管根据提供的采购申请单进行分析并对物资生产单位开展调查和信息收集工作。
（3）采购主管对收集到的供应商资料进行分析评估，要求供应商提供三证、官方检验报告、产品执行标准等相关资料。
各类供应商证件标准要求如下：
农产品证件标准
证件名称
要求
营业执照
须在有效期限内，加盖本年度登记主管机关的年度检验专用章，本年新办的证件除外，每年检验一次。
生产许可证
须在有效期内
税务登记证
只需提供证件
检验报告
一年提供两次检验报告
清真证
反商业贿赂协议
所有填写项目必须填写齐全，我方与供应商都需加盖公章。
质量承诺书
所有项目必须填写齐全，加盖公司的公章。
过敏原调查表
供应商须签字、盖章
成分表
/
工艺流程图
/
供应商评定表
参加供应商评审的人员填写
供应商基本资料调查表
新开发供应商或评审时需要采购员填写，须填写完整
采购标准
1、必须有实物照片
2、感官评定和理化性质必须填写
3、标注提供货品每批的厂检单
4、需有研发、品管、采购三个部门经理签字
五金证件标准
证件名称
要求
营业执照
须在有效期限内，加盖本年度登记主管机关的年度检验专用章，本年新办的证件除外
生产许可证
须在有效期内
税务登记证
只需提供证件
检验报告
/
清真证
/
反商业贿赂协议
所有填写项目必须填写齐全，我方与供应商都需加盖公司的公章。
质量承诺书
所有项目必须填写齐全，加盖公司的公章。
成分表
/
工艺流程图
需要标明关键点。
供应商评定表
参加供应商评审的人员填写
供应商基本资料调查表
新开发供应商或评审时需要采购员填写，须填写完整
采购标准
1、必须有照片
2、感官评定和理化性质必须填写
3、标注提供货品每批的厂检单
4、需有研发、品管、采购三个部门经理签字
肉制品证件标准
证件名称
要求
营业执照
须在有效期限内，加盖本年度主管机关的年度检验专用章，每年检验一次。
生产许可证
须在有效期内
税务登记证
只需提供证件
检验报告
一年提供两次检验报告
动物防疫合格证
禽畜产品提供。
清真证
和利供应商提供
反商业贿赂协议
所有填写项目必须填写齐全，我方与供应商都需加盖公司的公章。
质量承诺书
所有项目必须填写齐全，加盖公司的公章。
过敏源调查表
供应商须签字、盖章
成分表
/
工艺流程图
/
供应商评定表
参加供应商评审的人员填写
供应商基本资料调查表
新开发供应商或评审时需要采购员填写，须填写完整
采购标准
1、必须有照片
2、感官评定和理化性质必须填写
3、标注提供货品每批的厂检单
4、需有研发、品管、采购三个部门经理签字
添加剂证件标准
证件名称
要求
营业执照
须在有效期限内，加盖本年度登记主管机关的年度检验专用章，本年新办的证件除外，每年检验一次。
生产许可证
须在有效期内
税务登记证
只需提供证件
检验报告
一年提供两次检验报告
清真证
反商业贿赂协议
所有填写项目必须填写齐全，我方与供应商都需加盖公司的公章。
质量承诺书
所有项目必须填写齐全，加盖公司的公章。
过敏原调查表
供应商须签字、盖章
成分表
单体必须标注是100%的，复合的必须有备注
工艺流程图
需要标明关键点。
供应商评定表
参加供应商评审的人员填写
供应商基本资料调查表
新开发供应商或评审时需要采购员填写，须填写完整
采购标准
1、必须有照片
2、感官评定和理化性质必须填写
3、标注提供货品每批的厂检单
4、需有研发、品管、采购三个部门经理签字
（4）采购部通知证件齐全且有合作意向的供应商提供样品，研发、品管部负责供应商样品的确认。
（5）品管部、研发部、采购部组成厂商调查小组，负责供应商的调查评核。
（6）采购部根据研发部、品管部对样品质量的分析，剔除不合格供应商，进而确定合作供应商名单
（7）采购部组织供应商评定小组对合作供应商进行现场观摩评审，确定其生产规模、供货能力等，确认能否与我公司合作。
2．2供应商资讯来源
新供应商资讯来源一般有下列方式：
（1）
各种产品发表会。
（2）
各类产品展示（销）会。
（3）
同行或供应商介绍。
（4）
公开征询。
（5）
供应商主动联络。
（6）
其他途径。
2．3供应商基本资料表
应由厂商填写《供应商基本资料表》。该表包括下列内容：
（1）
公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。
（2）
公司概况，如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。
（3）
设备状况。
（4）
人力资源状况。
（5）
主要产品及原材料。
（6）
主要客户。
（7）
其他必要事项。
2．4供应商开发流程
（1）
寻找供应商。
（2）
填写供应商基本资料表。
（3）
与供应商洽谈。
（4）
必要时作样品鉴定。
（5）
提出供应商调查评核之申请。
2．5后续工作
依《供应商调查》规定，由调查小组对供应商作实际调查评核，以确定其可否列入合格供应商之列。
第二章
供应商调查
第一条
总则
1.1制定目的
为了解供应商的制程能力、品管功能，确认其是否有提供符合成本、交期、品质之物料的能力，特制定本规章。
所谓的制程能力是指工序在一定时间里，处于控制状态(稳定状态)的实际工作能力。在管理状态的制程上，该制程具有达成品质的能力，称为制程能力。
1.2适用范围
对拟开发供应商的调查，及本公司合格供应商的年度复查，除另有规定外，悉依本规章办理。
1.3权责单位
（1）
采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
（2）
总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
第二条
供应商调查作业规定
2.1供应商调查程序
（1）
采购部实施采购前，应对拟开发之厂商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。
（2）
由采购、品管、研发人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评核，并填写《供应商调查表》。
（3）
评核之结果由各单位作出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。
（4）
未经供应商调查认可之厂商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。
2.2供应商调查评核
2.2.1价格评核
对供应商所提供之物料价格，由采购部依下列因素作评核：
（1）
原料价格。
（2）
加工费用。
（3）
估价方法。
（4）
付款方式。
2.2.2技术评核
对供应商的生产技术，由研发部依下列因素作评核：
（1）
技术水准。
（2）
技术资料管理。
（3）
设备状况。
（4）
工艺流程与作业标准。
2.2.3品质评核
对供应商的品质，由品管部依下列因素作评核：
（1）
品管组织与体系。
（2）
品质规范与标准。
（3）
检验的方法与记录。
（4）
纠正与预防措施。
2.2.4生管评核
对供应商的生产管理，由采购部依下列因素作主核：
（1）
生产能力。
（2）
最短及最长的交货期限。
2.3供应商复查规定
（1）
经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次。
（2）
复查流程类同首次调查评核。
（3）
复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列。
若供应商之交期、品质、价格或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供
应商作必要之复查。
第三章
供应商考核
第一条
总则
1.1制定目的
为规范对合格供应商之日常考核，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。
1.2适用范围
仍在采购之合格供应商的考核，除另有规定外，悉依本规章执行。
1.3权责单位
（1）
采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
（2）
总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
第二条
供应商考核程序
2.1供应商考核项目及分数比例如下（满分100分）：
（1）品质考核：40分。
（2）交期考核：20分。
（3）价格考核：15分。
（4）服务考核：20分。
（5）其他考核：5分。
2.2考核办法
（1）供应商的考核每月进行一次。
（2）将各项得分汇入《供应商考核表》，并合计总得分。
（3）每半年平均一次厂商得分，计算方式为：
半年平均得分=每月得分总和
/
考核月数
3.1评分办法
（1）品质考核
由品管部依进料验收的批次合格率评分，每个月进行一次。
计算：
进料批次合格率=（检验合格批数
/总交验批数）×100%
评分：
得分
=
40×进料批次合格率
（2）交期考核
由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：
ü
如期交货得分20分。
ü
延迟1-2日每批次扣2分。
ü
延迟3-4日每批次扣5分。
ü
延迟5-6日每批次扣10分。
ü
延迟7日以上不得分。
本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评鉴得分。
（3）价格考核
由采购部供应高的价格水准评分，方式如下：
ü
价格公平合理，报价迅速：15分。
ü
价格尚属公平，报价缓慢：8分。
ü
价格稍微偏高，报价迅速：6分。
ü
价格稍微偏高，报价缓慢：3分。
ü
价格甚不合理或报价十分低效：0分。
（4）服务考核
证件资料提供是否及时评分，由采购部对供应商证件资料提供的及时性进行评分，评分如下：
ü
按规定时间内提供我公司要求的所有证件资料：8分。
ü
与计划时间相比延迟1-2日：6分。
ü
与计划时间相比延迟3-4日：4分。
ü
与计划时间相比延迟5-6日：2分。
ü
延迟7日以上不得分。
抱怨处理评分，由品管部对供应商的抱怨处理态度进行评分，评分如下：
ü
诚意改善：6分。
ü
尚能诚意改善：4分。
ü
改善诚意不足：2分。
ü
置之不理：0分。
退货交换行动评分，由采购部对不良退货交换行动评分：
ü
按期更换：6分。
ü
偶尔拖延：4分。
ü
经常拖延：2分。
ü
置之不理：0分。
（5）其他考核
由采购部汇总生产、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨，
予以评分，满分5分。
第四章
供应商的评定
第一条
总则
1.1制定目的
为规范对合格供应商之日常评鉴，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。
1.2适用范围
仍在采购之合格供应商的评定，除另有规定外，悉依本规章执行。
1.3权责单位
（3）
采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
（4）
总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
第二条
评定项目
评定项目
评定要求
样品检测
必须合格
小批样品
必须合格
质量体系
符合国家法律法规要求
证件
符合国家法律法规要求
相应产品的生产经验
有，优先考虑
专业技术水平
预估能胜任本公司要求
生产及供货能力
能满足本公司需要
产品价格
可接受
原料来源
具备原料质量的控制体系
有无质量高于本公司的客户
有，优先考虑
其它要求
及时配合完成我公司其它要求
其它（
资金实力、信誉）
具备索赔条件
货物运输
具备防范运输过程中的风险
供应商变化
如有涉及质量和交货的重大便化，需安排变化影响项目审核
第三条
评定分等
依据考核结果及供应商评定表，供应商评定等级划分如下：
（1）平均得分90.1-100分者为A等。
（2）平均得分80.1-90分者为B等。
（3）平均得分70.1-80分者为C等。
（4）平均得分70分以下者为D等。
第三条
评定处理
据等级进行处理：
（1）A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验的优惠奖励。
（2）B等厂商为良好厂商，由采购部提请厂商改善不足。
（3）C等厂商为辅导厂商，由品管、采购等部门予以辅导，三个月内未能达到B等以上予以淘汰。
（4）D等厂商为不合格厂商，予以淘汰。
（5）被淘汰厂商如欲再向本公供货，需再经过供应商调查评估。
第四条
供应商满意度调查
每年12月份，根据生产的实际情况，针对我公司体现的问题，进行一次供应商满意度调查，调查在一年中我公司协助部门出现的问题及不满意的地方。监督提高我公司的服务水平，更好的为供应商朋友提供良好的合作氛围。此项调查以问卷的形式开展，邀请供应商通过填写问卷回传。更多详情见供应商满意度调
第五条
评定时间及注意事项
（1）时间：每年在年终对供应商进行评定，届时分别对新开发的供应商和老供应商进行评定。
（2）注意事项：评价项目同上，评价要求同上，要注意区分是新老供应商，分别在不同的项目进行评定。
第六条
参考资料
《供应商基本资料表》
《供应商评价标准表》
《供应商考核表》
《合格供应商名单》
《出差申请表》
《供应商评定表》
《供应商满意度调查表》
附6.1
供应商基本资料表
供
应
商
基
本
信
息
公司名称
成立日期
占地面积（亩）
企业性质
法人代表
联系人
电
话
传
真
公司地址
公司网址
主要生产设备及用途
主要检测仪器及功能
正常生产能力
吨/月
最大生产能力
吨/月
正常交货周期
（天）（包含物流时间）
材
料
来
源
材料名称
供应厂商
材料名称
供应厂商
产
品
信
息
主要产品
产品遵守标准号
产品认证情况
产品销售区域
所提供的产品占生产的比例
%
主要客户
人员信息
公司总体职工
人
管理人员
人
技术人员
人
品质管理部
人
财务信息
固定资产净值
万元
注册资金
万元
调查时间*年*月*日
调查人
附6.2
供应商评价标准表
编号：
评价日期：*年*月*日
供应商名称
地址
产品/服务项目
联系人
电话
评价项
评价标准
得分
技术方面
有自我设计、开发主要产品的能力，有一套完善的产品设计开发控制制度
优
仅能开发较简单的产品或产品中的部分零件，设计控制制度不太规范和严密
良
无产品设计与开发能力，仅能按照本公司提供的图样或样品进行制造
差
生产工艺
主要工序均有相关作业指导手册，现场文件均受到控制，人员均按标准操作
优
工序作业指导文件不够全面，并更新不及时，人员不完全按标准操作
良
无工艺性的文件作为操作依据，全凭口头指挥操作，或凭工人经验操作
差
设备维护与保养
有完整的设备管理办法，采购、操作、维护和保养等均能够有效控制，不同设备进行不同级别的保养，设备经常处于完好状态
优
对重要设备有保养计划，但设备管理办法不够全面，不能经常保证设备处于完好状态，有因设备损坏而停工的现象发生
良
无任何设备管理制度，出了大问题才进行维修，经常影响生产
差
生产现场管理
有完整、正规的现场管理办法，例如，自检、互检、巡检制度
优
有一些规定，但执行力不够导致产能偏差较大，或出现漏检等情况
良
无正规管理办法，仅凭组长、领班口头盲目指挥生产，质量很难得到保证
差
质量管理体系
有成文的质量管理体系，结构较完善，体系能有效运行，质量手册和程序文件的规定能认真执行
优
有文件化的质量管理体系，但不完善，体系基本上能够运行，质量手册和程序文件的规定不够严格
良
无文件化的质量管理体系，只有一些习惯性做法或口头程序
差
检验过程控制
主要检验过程能够严格控制，检验员严格按规定操作，检验结果有专人校核
优
关键检验过程能够控制，但有时不能严格按文件操作，检验结果由检验员一人填写
良
检验过程控制不严格
差
成本与价格
注重市场价格变化，能改善流程、提高效率、降低成本，产品售价能稳中有降
优
对降低成本有认识，但措施或方法不到位，产品售价会有小幅波动
良
采取压低原材料的价格，降低原材料质量，产品质量不稳定，价格随市场波动
差
产品交付
完全按合同要求的期限和交付条件交货
优
基本上能按合同要求的期限和交付条件交货
良
经常拖延交付日期，交付条件经常改变
差
售后服务
有良好的服务，能主动调查客户的服务需求，并尽力实施，能及时纠正改善及预防客户的投诉，能将有关信息及时反馈给客户，客户投诉极少
优
对客户服务较好，但不够主动，客户偶有投诉，会解决，但不够及时
良
对客户的投诉经常推卸责任，或拖很长时间才予以解决，且类似问题经常发生
差
组织管理
管理团队优秀，管理水平高；企业组织结构较合理，岗位职责明确
优
管理团队一般，管理水平一般，组织结构不明确，职责不太清楚
良
管理团队较差，管理水平较差，办事全凭领导口头指示，组织结构不健全，职责不清，工作无章可循，办事效率低下
差
总计
优
良
差
综合评估结果
□优
□良
□差
填表人：
审核：
附6.3
合格供应商名录*年*月*日
序号
厂商编号
名
称
联系方式
供应材料
最后复查时间
备注
附6.4
供应商考核表
年
半年
厂商名称
厂商编号
地
址
采购材料
考核项目
品质考核
交期考核
价格考核
服务考核
其他
合计得分
时
间
月
月
月
月
月
月
得分总和
平均得分
考核等级
处理意见：
采购：
品管：
研发：
附6.5
出差申请表
申请日期：*年*月*日
出差人：
部门：
计划出差时间：*年*月*日至*年*月*日
出差期间工作交接人：
主要交通工具：
飞机
火车
汽车
申请费用（元）：
1．出差目的地（公司名称）：
行程安排：
联系人：
联系电话：
2．出差目的地（公司名称）：
行程安排：
联系人：
联系电话：
3．出差地点（公司名称）：
行程安排：
联系人：
联系电话
期间工作安排（待办事项）：
需解决问题：
应携带材料：
部门经理确认：
附6.6
供应商评定表
供应商名称
地址
法
人
代
表
电
话
传真
产
品
类别
名称
规格
类别
名称
规格
组
织
部
门
时间*年*月*日
评
定
类
别
①新供应商
②老供应商定期复评
评
定
项
目
①
②
评价准则
实际情况
判定√/×
样品检测
●
●
必须合格
小批样品
●
●
必须合格
质量体系
●
符合国家法律法规要求
证件
●
●
符合国家法律法规要求
相应产品的生产经验
●
有，优先考虑
专业技术水平
●
预估能胜任本公司要求
生产及供货能力
●
能满足本公司需要
产品价格
可接受
原料来源
●
具备原料质量的控制体系
有无质量高于本公司的客户
●
有，优先考虑
其它要求
●
及时配合完成我公司其它要求
其它（
资金实力信誉）
●
具备索赔条件
货物运输
●
具备防范运输过程中的风险
供应商变化
●
如有涉及质量和交货的重大便化，需安排变化影响项目审核
审核项目
结果
评价
评
价
人
员
姓名
部门
姓名
部门
评
定
结
论
□优良
□合格，可接受
□不合格，可接受
具体理由：
□不合格，不可接受
备注：
附6.7
供应商满意度调查表
编号：HF-D-CG-047
供应商名称：
法人代表：
地
址：
时
间：
联系方式：
序号
评价项目
评价结果
备注
5
3
1
1.
采购人员的工作态度如何
2.
采购业务流程是否规范
3.
采购计划下发的是否及时
4.
样品检测的及时性
5.
样品检测方法的合理性
6.
样品检测的准确性
7.
质量信息反映的真实性
8.
质量问题判定的准确性
9.
质量索赔标准的准确性
10.
物资卸货及时性
11.
采购合同执行的有效性
12.
投诉处理的及时性
13.
供应商技术支持的指导效果
14.
是否有吃、拿、卡、要等不正当行为
15.
现场查验的认真态度
16.
错送货物后被判退货处理的及时性
17.
收货人员的积极配合程度
18.
收货人员清点数量的认真情况
19.
工作人员的业务水平以及工作态度
20.
门岗或相关人员的故意刁难程度
其他建议或意见：
填表：
批准（单位公章）：
注：1、评价时间以一个星期为期限，各厂家针对提出条款填写评价意见，如有其他情况可在备注中注明。
2、评价结果按5、3、1的分值进行填写，若同一分值占总项目的80%，则属无效调查表。
3、各供应商逐项填写评价分值。
4、填写完毕后请邮寄或者传真至：0536—6079691。
5、邮寄地址：山东省诸城市舜耕路139号；惠发公司采购部收
版本与更改记录
版本/修改号
日期
修改条款
修改人
审核人
批准人
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第22页
篇2：食品企业管理文档之008生产用物料采购管理制度
食品企业管理文档之008生产用物料采购管理制度 本文关键词：物料，管理制度，企业管理，文档，采购
食品企业管理文档之008生产用物料采购管理制度 本文简介：采购计划提报制度山东惠发食品有限公司发布2011-6-26实施2011-6-26发布生产用物料采购管理制度受控状态：发放编号：编制：采购部审核：批准：Q/SHF-GCG-008-2011Q/SHF山东惠发食品有限公司企业标准2/2生产用物料采购管理制度文件编号：Q/SHF-GCG-008-2011版
食品企业管理文档之008生产用物料采购管理制度 本文内容：
采购计划提报制度
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2011-6-26实施
2011-6-26发布
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受控状态：
发放编号：
编
制：采购部
审
核：
批
准：
Q/SHF-GCG-008-2011
Q/SHF
山东惠发食品有限公司企业标准
2
/
2
生产用物料采购管理制度
文件编号：Q/SHF-GCG-008-2011
版本/修订状态：A/0
生产用物料采购管理程序
开始
研发部
采购部
品控部
库房
生产用物料采购标准的制定
供应商的选择、供应能力的评审
年度采购方案的确定（季节性原料的采购）
供应商的选择供应能力的评审
年度采购方案确定（含季节性原料的采购）
采购方式
符合招标要求
不符合
标书的编写、发放、会收
采购价格的产生
合同签订
不合格
不合格物料的处理
结束
采购订单的下达、跟踪
合格
生产用采购物料的验收
根据研发制定的采购标准制定验收标准
根据研发制定的采购标准制定验收标准
物料入库
采购申请的下达
生产用物料采购管理制度
第一章
总则
第一条
目的
明确采购操作流程，
使物料采购工作规范化、系统化、明确化，提高工作效率。
第二条
适用范围
适用于集团公司各分公司所有生产用物料的采购管理。
第三条
职责
（一)
采购部：供应商的开发、供应商的选择、年度采购方案的制定、采购招标、价格产生、合同的签订、订单的下达、跟踪、供应商的考核评定；年度、月度物料需求计划的编制，日采购申请的下达。
（二)
品控部：供应商到货质量的验收。
（三)
研发部：生产用物料采购标准的制定及修定。
（四)
库房：物料的入库办理。
第四条
术语和定义
（一)
帕累托原理：意大利经济学家兼社会学家维弗列度·帕累托(Vilfredo
Pareto)
对当时的社会财富分配问题进行深入研究后发现，社会财富的80%掌握在20%的人手中，只要知道这
20%的人的行动，就可以掌握社会总行动的80%，即从20%的已知变量中，可推知另80%的结果。这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的“帕累托原理”----80%的价值是来自20%因素，其余20%的价值则来自80%的因素。
（二)
A、B、C分析：按企业的物质品种以所占用资金的大小进行分类排队，把他们分为ABC三类。A类物质数量最少，但占用资金比重大，因此应严格控制。B类物质较A类多，价格较低，原则上不要求同A类存货那样，可以实行一般控制。c类物质种类繁多，但价格低廉，占用资金很少，因此可实行适当放松控制。
（三)
红冲：红字冲账法的简称，红字冲账法又称红字更正法,是指用红字冲销或冲减原有的错误记录,以更正或调整记账错误的方法.红字冲账法按照其冲销错账的程序不同,可分为全额冲账法和差额冲账法两种。
（四)
统采物料：总部采购部在集团范围内统一实施采购的物料。价格的产生及供应商的确定由总部采购部负责，分公司负责具体的采购实施。
（五)
分采监管物料：分公司采购部实施采购，采购申请和采购价格由总部采购部审核监管的物料。
（六)
分采物料：分公司采购部自行实施采购的物料。
第二章
程序说明
第五条
供应商的评审、物料的评选
（一)
采购员依据研发部提供的物料采购标准，负责新增供应商、物料的开发和供应商供应能力的评审，采购员向供应商索要评审所用的资料(含供应商所供物料的贮存方法)。
（二)
供应商评定审核小组负责根据采购员转来的供应商资料，对供应商力进行评审；由供应商管理专员负责编制《合格供方名录》。
（三)
公司的原材料采购必须来源于《合格供方名录》中的供应商。
（四)
每种物料要求匹配3-5家供应商，采购员根据当前的供应商匹配情况，有针对性的开发供应商。
（五)
小试原料及新开发急用物料，由采购员先进行采购；中试和批量生产用的原物料必须是经在供应商审核小组通过或已被列入合格供方名录后才允许采购；中试和批量生产用的原物料研发必须提供物料采购标准，无标准的，采购部可以拒绝采购。
（六)
具体操作参见《生产用物料供应商管理程序》。
第六条
年度采购方案的确定
（一)
年度采购物料A、B、C分类
采购主管根据年度需求物料和价格预算计算各物料的年度采购金额，然后按《××年度××物料年度采购预算A、B、C划分表》格式对自己负责物料的年度采购金额进行A、B、C划分；采购经理负责审核。
（二)
年度物料采购类别A、B、C分类：
1、
采购主管根据年度需求物料把可以向同一类供应商采购的物料按《××年度××物料采购类别组划分明细表》格式对自己负责物料进行采购类别划分；各采购主管把划分好的采购类别组报采购经理及采购负责人审核后执行。
分公司采购主管把划分好的采购类别报分公司总经理及总部采购审核后执行。
2、
采购主管对每月新增物料重新作采购类别划分，可以划分到已有采购类别的划分到已有采购类别，否则作新采购类别；采购主管对需要采购外包采购物品最好指定品牌和型号，特殊情况由采购经理裁定；外包采购物品应尽量向大的采购中间商集中。
3、
采购经理或主管根据帕累托原理，按《××物料采购类别组A、B、C划分明细表》格式对采购类别组年度采购金额进行A、B、C分析。
（三)
年度采购方案的制定：
1、
采购经理按《××物料采购类别组供应商匹配明细表》格式对采购类别组作采购类别定位分析、3-5家供应商匹配（特殊情况不能按要求匹配的由采购经理裁定）；并按固定格式《采购类别年度采购方案规划表》作年度采购方案规划。
2、
采购主管根据对各采购类别价格预测趋势分析，每月25号前按固定格式《采购类别月度采购方案规划表》制定各采购类别月度滚动采购方案，经采购经理审核后执行。
（四)
集团公司年度采购方案的统一
1、
集团公司物料分类及采购方式
1）
非生产类原物料：五金类、设备配件类、基建类、等非生产物料，原则上由分公司采购部实施采购，但总部采购部实施年度采购或统一采购的除外。
2）
生产类原物料：见下表
物料类别名称
采购方式
牛肉类、猪肉类、羊肉类、鸡肉类、鸭肉类、鱼糜类、肠衣类、油脂类、香精及香料类、包装类、冷冻蔬菜类、蛋白类、淀粉类、变性淀粉类
统采物料
鲜蔬菜类、五金类、设备配件类、基建类、等非生产物料
分采监管物料
除以上统采物料和区采监管物料外的其他生产类原物料
分采物料
2、
总部和分公司年度采购方案制定完毕后，发至总部采购经理处审核，采购经理将各分厂所报方案加以统一，制定出集团公司内的年度采购方案，报经集团公司总经理审批通过后，发集团公司采购部、分公司采购部相关人员后执行。
（五)
月度采购方案
每月26日前，总部和各分公司采购主管，根据采购计划员提供的月度物料需求计划，制定出月度采购方案，发至总部采购经理处。每月28日前，经采购部经理审批通过后，集团公司采购部、各分公司参考。采购经理有权根据集团总部、各分公司所报月度采购方案中抽查实际采购方案的执行情况。
第七条
标书的编写、发放、回收
(一)
采购计划员每月末25
号前需书面采购部递交次月度物料需求计划。采购部根据制定好的年度采购方案，对有需求计划的物料进行招标。
(二)
生产物料本批次（或时间段）采购金额为10万以上（不含）；供应商数量要求3-6家，至少必须为3家以上（含）,采购员必须给供应商发放标书；生产物料本批次（或时间段）采购金额不在此范围的按《采购价格产生管理制度》产生价格。
(三)
采购员在招标前，要明确此次招标配额的分配方案（具体见《供应商配额分配管理制度》流程规定）、招标价格的有效期和应邀供应商等信息。
(四)
招标审批通过后，采购员方可向应邀供应商发放标书。采购员在编写标书时应注意：
1、
标书编写原则上按标书固定格式执行；
2、
在标书中明确告知应邀供应商此次招标的配额分配方案；
3、
标书应报采购经理进行审核，分公司报分公司总经理，否则不予开标，特殊情况必须调整标书固定格式的，应报财务部审核同意后方可执行。
4、
保证金是否收取、收取的数额由采购经理裁决，标书中必须明确规定选择合作供应商数量、配额分配方案、付款方式、质量标准、价格有效期等，特殊情况由采购部裁定，分公司由分公司负责人裁定。
5、
我方强势的采购物品，需让供应商按规定格式进行拆分报价；设备类产品让供应商按固定格式报配件明细及价格。
6、
标书中的采购数量为预估数量，必须在标书中列明“该数量仅供参考，实际以具体书面订单为准”；
7、
标书中的质量要求须与合同签定保持一致。
(五)
标书的回收由采购招标员负责，采购招标员收取标书时作好如下工作：
1、
如发现标书中出现涂改，在涂改处须有授权人签字或盖条；
2、
记录标书送达时间(超过规定时间标书作废)；
3、
审核保证金收据（并将收据号凳记在相关表单中、保证金电汇凭证、从货款扣除证明，扣除证明要有采购员签字确认货款是否满足保证金）；
4、
技术标书和商务标书是否分开（没有分开的标书让供应商在规定时间内修改或作废）；
5、
在收到标书发现有异常情况时必须第一时间通知采购员。
(六)
标书的开启与招标价格备份必须为一人操作，另外一人监督、复核。
(七)
对于已缴纳的标书，投标方在未开标前想修改标书内容，必须由其授权人出具相关身份证明后方可预以修改，同时要求其在修改处签字并注明修改时间。
第八条
采购价格的产生
(一)
采购招标员依据《采购价格产生管理制度》中的相关规定产生价格，价格产生后，《招标汇总表》转采购员，由采购员逐级上报招标结果。
(二)
采购员根据审批后的招标结果，采购经理审核审批，如采购主管或以上级别人员，对此价格有疑问，可进行内部沟通，要求提报人作出合理解释；若确定属于错误的，可直接驳回。
(三)
分公司采购人员对统采物料、区采监管物料、授权采购物料价格调整必须报总厂采购部批准；同时统采物料和议标软件产生价格后，分公司不允许再与供应商二次议价。
(四)
配额的分配、调整、实际执行情况的跟踪、监督，具体参见《供应商配额分配管理制度》。
第九条
合同的签订
(一)
只要有合作的供应商必须要有相应的采购合同，采购员在下达订单前要核对该供应商是否签订有效的采购合同。
(二)
合同编写原则上以固定格式合同为依据，以标书要求、商谈内容为根据编写，超出以上内容部分必须给采购负责人汇报后方可加入编写内容。分公司须报分公司负责人同意。
(三)
在签订合同时，应注意：
1、
供应商所供的所有物料，必须在合同清单中列全，不允许有漏项；商品清单中原物料名称必须按我公司的原物料验收标准名称；
2、
合同中必须列明所有原物料的验收标准，严格按研发部制定的物料采购标准执行，包括感官、理化、卫生、微生物、检验方法、车辆卫生和运输防护措施、包装要求等所有检验项目的内容。
当我公司原物料采购标准发生改变时，必须在一个月内通知供应商，并根据我公司修改后的原物料验收标准重新与供应商签订合同内商品清单内容中的标准要求，或要求供应商提供新标准的书面确认函。
3、
合同甲、乙双方落款处应将信息尽量填写完整，例如：经办人签字、盖条处甲乙双方的信息等，不能只加盖合同条。
4、
所有合同内容的填写只能使用签字笔；
(四)
采购员必须在合同到期前15天续签新的合同，新签订的合同采购员须及时交合同管理员处归档管理。
(五)
合同具体签批流程按《合同评审表》执行。
(六)
总部的固定格式合同，经财务部审核、采购部经理审批后即可完成，企管部予加盖合同条。非固定格式合同，法务部、采购部总经理审核后，必须报总经理审批后，企管部方可给予加盖合同条。
(七)
区域分厂的固定格式合同，经分公司负责人审批后即可完成，财务给予加盖合同条在加盖合同条时，两页（含）以上的，必须加盖骑缝条。
第十条
采购订单的下达
(一)
采购员每日必须登录网上采购平台查看当天计划下达的采购申请情况（凡超过当天中午12：00提报的采购申请视为第二天的采购申请），确保订单下达的及时性。
(二)
采购员要审核采购申请中要求的到货日期、批量，如果不能满足此物料所要求的采购周期或最小批量，要及时与计划员沟通。若确实无法达到采购周期、最小批量的，采购员应首先与供应商联系，落实供应商能否按计划员要求的周期、批量供货及对成本是否有影响，将落实的结果及时反馈提报申请的计划员。若对成本有影响的注明成本变化，经采购部经理及相关领导同意后，采购员方可接单。
(三)
采购员将订单以传真的形式发送给供应商，要求供应商收到传真后必须书面（或电邮）确认回传，以避免供应商没有收到或是否认收到订单影响正常到货。供应商订单的回传，如无法盖条确认，可由供应商提供授权书指定其授权人，由授权人签字确认，授权书上必须加盖供应商公条原件，授权书由采购员保存；如采购员选择通过电邮给供应商发订单，可由供应商提供指定电邮地址的证明也可，同样，此证明也必须加盖供应商公条原件，由采购员统一保存。
(四)
为避免人为操作不当等原因造成漏单现象，统当天审批通过的采购申请与当日已采购订单一一核对，确认有无漏分配的申请；为确保采购申请能够及时的转化为采购订单并发送至供应商处，采购员每天上班后、下班前均应对系统中的采购申请、采购订单与供应商回传的订单进行核对。
(五)
采购员不允许由于工作疏忽出现漏下订单现象，如发现采购员漏下订单，给予以下处罚：发现一次处罚50元；两个月内出现两次罚款200元；两个月内出现三次以上（含），给予辞退处理。
第十一条
采购订单的跟踪
(一)
采购员每天上班后要及时对前一天应到货及当天该到货的订单进行跟踪，也可以在每次下过订单后将订单明细做成EXCEL表格，到货情况进行跟踪。如收货数量与订单数量有差异（收货数量不得小于订单数量的90%），采购员要通知供应商与财务结算中心核对收货数量，以便供应商准确的开具发票。
(二)
对各种原因造成的到货异常，如属我公司原因造成，采购员要及时与各相关部门沟通协调，以在第一时间内解决；如属供应商原因，则根据实际原因填写《供应商违约自愿补偿通知单》对供应商进行处罚。
第十二条
采购订单的撤销、变更、终止
(一)
因计划变动原因造成的采购申请或采购订单撤销、变更，采购申请部门必须书面形式，经采购经理审批后，采购员方可执行。经审批过的采购申请应注意：
未传真采购订单的，在撤销或变更此采购申请时，必须通知采购员，以避免采购员虽未传真订单，但已通知供应商的情况。
(二)
采购订单的撤销、变更、终止，采购员要及时与供应商进行沟通，如供应商同意，采购员以《订货单》形式将需的订单号、物料名称、订货数量、到货时间等信息列清楚，加注“此订单撤销，请贵公司确认”字样，由供应商确认回传。如供应商由于种种原因不同意调整，采购员要及时反馈，进行下一步的处理方案。
第十三条
物料的入库
采购员需通知供应商到货时携带相应的订单，到货物料无异常情况，由仓库给予办理入库手续。
第十四条
不合格材料处理
(一)
如到货物料经品控检验有异常情况，按《原辅材料退货管理制度》进行处理。
(二)
对于已办理入库的物料，由于质量问题、滞库原因等需做退货处理的，采购员在退货时必须先报至财务部审核，如果货款大于等于退货货值的，按退货程序给予办理；如果货款小于退货货值的，采购员要及时上报，拿出合理的解决办法。
(三)
退货需由供应商书面授权委托人拉回，授权书中应注明所委托人的姓名、身份证号、提货的车牌号等信息，原件由采购员留存（如为传真件，必须注明“传真件有效”字样），复印件交仓库保管员一份，经保管员验证后由委托人在退库单上签字。以上信息作为采购档案之一保存，直至往来帐双方确认为准。
第十五条
季节性原料的采购
(一)
季节性原料有其特殊性，为了采购员更好地制定季节性原料的采购方案，掌握此类原料的最佳采购时间，特将季节性原料采购单独列出，具体如下：
序号
原料名称
采购时间
备注
1
中国海水鱼糜
每年除去6—9月的其他月
每年6—9月是禁捕期
2
中国淡水鱼糜
每年除去4—8月的其他月
每年4—8月淡水鱼养殖期
3
鱿鱼
每年除去6—9月的其他月
每年6—9月是禁捕期
4
虾仁
每年7—9月
5
生牛油
每年3—8月
每年除去3—8月其他月火锅企业需求量大
6
猪肥膘
每年4—7月
每年4—7月猪肥膘类消费淡季
7
干木耳
每年5—6月
8
速冻马蹄
每年除去5—10月的其他月
每年5—10月为种植季节
9
板栗
每年9—10月
10
速冻青豆
每年5月
11
香菇
每年3月—5月/10—11月
12
冻菠菜
每年4月—5月/10—11月
13
冻玉米粒
每年5月
14
香菜
每年4月—5月/10—11月
建议每年10—11月加大使用香菜为原料的成品库存
15
木薯淀粉
除10—11月的其他月份
每年10-11月新木薯淀粉未上市
17
马铃薯淀粉
每年9—11月
每年9—11月为生产季节，其他月销售库存
18
油葱酥
每年4月—5月/8月—9月
主要采购春季，数量不够秋季补货
(二)季节性原料的采购时机由采购部提出后，原料使用部门5日内做出年度或月度物资需求计划，交采购部组织货源；原料使用部门对计划的准确性负责。
(三)为将风险控制到最小范围，要确定至少两家以上(含)供应商。
(四)季节性原料首批货到后，采购员应到现场查看，发现问题及时反馈给供应商。
第十六条
其他规定
(一)协助财务部与供应商对往来帐及发票等事项的沟通与协调。
(二)了解所负责物料的标准、采购环境、供应商资源等情况，加强市场价格的跟踪。
(三)严禁对供应商泄露我公司的现有采购信息（包括：价格、现供应商、现库存量、供应压力，资源紧张情况），否则，会增加谈判的难度及供应商提高交易条件。
(四)受理供应商的投诉。
第三条
相关文件及记录
第十七条
相关文件
生产用物料采购管理制度
采购价格产生管理制度
供应商配额分配管理制度
原辅材料退货管理制度
第十八条
质量记录
合格供方名录
××年度××物料年度采购预算A、B、C划分表
××年度××物料采购类别组划分明细表
××物料采购类别组A、B、C划分明细表
××物料采购类别组供应商匹配明细表
采购类别年度采购方案规划表
采购类别月度采购方案规划表
合同审批单
合同履行单
供应商违约自愿补偿通知单
版本与更改记录
版本/修改号
日期
修改条款
修改人
审核人
批准人
共11页
第8页
篇3：2020年文档管理个人工作总结
20XX年文档管理个人工作总结 本文关键词：文档管理，个人工作总结，XX
20XX年文档管理个人工作总结 本文简介：20XX年文档管理个人工作总结在不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写，但经过一番详细的思考，我理清了思路。在这里，我们对如何进行文档管理分三个阶段来阐述。1、生成期文件的管理生成期的文件，处于制作、接收、处理与发出的过程中，需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此，需要建立非文件负责人也能随时找
20XX年文档管理个人工作总结 本文内容：
20XX年文档管理个人工作总结
在不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写，但经过一番详细的思考，我理清了思路。在这里，我们对如何进行文档管理分三个阶段来阐述。
1、生成期文件的管理
生成期的文件，处于制作、接收、处理与发出的过程中，需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此，需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。对此类文件的管理，可建立以下一个流程：文件→文件套→杂志匣→文件柜。
按事由用文件夹对文件进行分类;按照一件事一个文件套的原则，每个人准备若干个文件套;按类别或内容将使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的颜色对文件类别进行区分。将文件套收集到轻便杂志匣中;把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上;责任人外出或离职时，务必将轻便杂志匣放到“使用中文件柜”上;用标签纸制作杂志匣的标签，可做到整洁美观并易于分类;由于可看到文件夹的标签，还易于检索;每个人都应该备有“使用中的轻便杂志匣”，并在标签处填入人名。将轻便杂志匣放在文件柜里;将办公室用的文件柜的部分空间划分出来，作为“使用中的文件柜”，可使办公室每个人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可临时性地存放文件资料;使用开放式文件架，检索、管理都很方便，避免文件私有化。
2、保存期文件的管理
有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降，这样的文件可分为保存型文件和保管型文件。对此类文件建议建立一个“保存中心”的形式进行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类，把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文件夹，保存型文件箱中，并标明“作废日期”，文件保存到期后立即废弃、扔掉或销毁。而对于需永久保存的文件资料，可以仍旧使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管文件夹，不过，如果使用保存型文件夹将会更经济一些。如果把利用率低的保存型文件仍旧放在办公室，将造成办公室的拥挤膨胀，浪费空间，防碍高效的管理。因此，建议选择经济的地方建立“保存中心”。
3、文件的废弃
保管型文件随着时间的流逝，其利用价值会降低，如果不及时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件，减少文件的数量，有效利用办公空间，节约费用。参照之前所述的文件管理方法，对于文件的废弃，可按照一下的方法进行：
(1)、按文件进行废弃;
(2)、按文件夹进行废弃;
(3)、按项目进行废弃;
(4)、按颜色进行废弃。
随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生。对于电子文件的管理，需要注意以下几个方面。
1、对电子文件要进行分门别类地管理，要进行科学的分类。通过分类、标引、组合，使电子文件存储处于一种有序状态。
2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于技术故障导致的文件丢失。
3、由于电子文件利用途径的多样化，尤其是在网络高度发达的今天，要做好电子文件的保密工作，即准确设定电子文件的访问权限。