对外函件标准格式介绍 本文关键词：函件，对外，格式，标准，介绍
对外函件标准格式介绍 本文简介：对外函件标准格式介绍对外文书是对外交往的书信形式，是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。各种文书均体现国家的对外方针政策和有关法规，所以起草和发送对外文书是政策性很强的工作。即使是一件纯属礼节性的函件，如果格式与行文不合常规，也可能引起收件人的误解和不愉快，如果文内有其他错误，则会造成更为严重的后
对外函件标准格式介绍 本文内容：
对外函件标准格式介绍
对外文书是对外交往的书信形式，是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。各种文书均体现国家的对外方针政策和有关法规，所以起草和发送对外文书是政策性很强的工作。即使是一件纯属礼节性的函件，如果格式与行文不合常规，也可能引起收件人的误解和不愉快，如果文内有其他错误，则会造成更为严重的后果。因此，书写对外文书要求文字严谨、精练、准确，客套用语要合乎惯例，格式要美观大方，打印要整洁。
收到各类文书要尽快处理，切勿拖压，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予置理以至拒收退回，都反映一种政治态度。因此对外文书处理要十分慎重。一般情况下，除某些纯属通知性的文电外，应以相应的文书进行答复或复谢。
一、几种对外文书
（1）照会
照会分正式照会和普通照会两种。
正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成。一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，加盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或受权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别还在于它们使用范围不同。
正式照会用于：1．重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，承认、断交、复交等事项的正式通知。2．重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。3．隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。4．为了表示对某一件事的特别重视，也有使用正式照会的。
普通照会用于进行一般交涉、行政性通知、办理日常事务、交际往来。由于外交文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要国际问题的来往，现在也多使用普通照会。
普通照会以同样内容普遍分给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。例如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、例假日等。这类通告照会可油印，受文机关可写“各国驻××国外交代表机关”。
（2）对
外函件
对外函件（包括外交函件）形式简便，使用范围较广。国家领导人、外交人员以及各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信都可采用这种形式。根据内容情况，凡属重要者，视为正式函件，凡属事务性者，视为便函。一般说来，领导人和外交代表之间的亲笔签名信即属外交函件。
（二）备忘录
备忘录是外交代表机关之间使用的一种外交文书，用来说明就某一事件、问题进行交涉时在事实上、立场上、法律方面的细节，或用来重申外交会谈中的谈话内容。可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方方便记忆谈话的内容或避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见，如果用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。
备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。
面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。
（三）电报
国家领导人、外交代表，各部门和机构亦常用电报同外国相应人员及单位进行文书往来。电报多用于祝贺、慰问、吊唁及各种事务性联系。抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名，发电人亦应具职衔和全名或机构名称。
电报可直发收电人，亦可发有关国家外交部转或通过驻外使馆转交。
二、对外文书使用的要求
格式使用对外文书首先要注意格式，不要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式，非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。
人称人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。在正式照会中，一般不用“我们”一词，普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方亦用第三人称，一般很少用“贵方”或“贵宾”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件亦用第三人称。
另外，签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如元首对元首，总理对总理，外长对外长。但也有特殊情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。
客套用语客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，非外交机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致最崇高的敬意”。事务性的文书，亦用“顺致崇高的敬意”。
致敬语不能自成一页，应紧跟正文后另起一段。
称呼文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可简称。（“称呼“详见第二章第九节）
国名文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。但有些国家由于情况特殊，如朝鲜民主主义人民共和国，德意志民主共和国，德意志联邦共和国，捷克斯洛伐克社会主义共和国等国家的国名则均须用全称。
有些国家由于发生革命、政变或其他原因，国名可能改变，须随时注意，不要写错。
译文对外文书一般以本国文字为正本。但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。在本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好（有的国家译文本上注有“非正式择文”字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时应注意，要符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。
三、我国对外文书格式范例
正式照会例一：代办介绍信
××国外交部长×××阁下
阁下：
在中华人民共和国驻××国特命全权大使赴任之前，我委派中华人民共和国驻××国大使馆参赞（或×等秘书）×××先生为临时代办，办理建馆事宜。
我现在向你介绍×××先生，请予接待，并对他执行任务给予一切便利。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国外交部长
（
签字）
一九××年×月×日于北京
注：1．此介绍信需印正副本各一份，正本面交驻在国外交部长，副本面交驻在国外交部礼宾司长。
2．正本用带国徽、带外交部衔的照会纸印，副本用无国徽、无外交部衔的白照会纸印。
正式照会例二：大使就任通知
（××）××字第××号
××国特命全权大使××阁下
阁下：
我已于一九××年×月×日向××国主席（总统、国王）××阁下（陛下）递交了中华人民共和国主席×××阁下任命我为中华人民共和国驻××国特命全权大使的国书。
我在就任时，诚恳地向阁下表示，我将尽力同你建立良好的联系，以加强我们两国之间的友好关系。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国驻××国
特
命
全
权
大
使
（签字）
一九××年×月×日于××
注：第二段措词可视不同情况作适当的变动。
正式照会例三：转送电报
（××）××字第××号
××国外交部长××阁下
阁下：
在×××共和国成立××周年之际，我向您致以热烈的祝贺，并荣幸地送上中华人民共和国国务院总理×××阁下致×××国总理×××阁下贺电一则，请代为转交。电报全文如下：
“×××（首都名称）
××国总理×××阁下：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（电文）
中华人民共和国国务院总理×××
一九××年×月×日于北京”
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国驻××国
特
命
全
权
大
使
（签字）
一九××
年×月×日于××
注：转送电报的照会，如电报内容在照会文中陈述，则也可略去电报的抬头与落款。如电报作为附件单印，则一般有抬头与落款。
普通照会例一：申述态度
（××）部×字第××号
××国驻华大使馆：
中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意，并谨就×××问题申述如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
顺致最崇高的敬意。
（盖外交部带国徽铜印）
一九××年×月×日于北京”
普通照会例二：通知协定生效
（××）部×字第××
号
××国驻华大使馆：
中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意，并谨通知如下：
中华人民共和国政府对一九××年×月×日在北京签订的中、×两国政府×××合作协定已履行了法律手续。鉴于××政府已于一九××年×月×日通知中国驻××国大使馆，××国政府批准了该协定，根据协定第×条的规定，该协定将自本照会发出之日起正式生效。
顺致最崇高的敬意。
（盖外交部带国徽铜印）
一九××年×月×日于北京
普通照会例三：大使临时离任通知
（××）×字第××号
各国驻××外交代表机关：
中华人民共和国驻××大使馆向各国驻××外交代表机关致意，并谨通知如下：
中华人民共和国特命全权大使×××先生阁下将在×月×日暂时离开××回国休假；在他离任期间，由大使馆参赞（×等秘书）×××先生担任临时代办，主持馆务。
顺致最崇高的敬意。
（盖使馆带国徽铜印）
一九××年×月×日于××
对外函件例一：复访问日期
×××（首都名称）
××国政府总理×××阁下
阁下：
××大使×××先生阁下已经在×月×日转交了阁下的来信。阁下建议我去××访问的时间可以定在×月×日左右。这个时间对我是完全适合的，我完全同意。如果对贵国政府方便的话，我准备从×月×日起到×月×日，在××进行×天访问。
我热烈地期待着同阁下会晤和访问贵国。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国国务院总理
（签字）
一九××年×月×日于北京
对外函件例二：吊唁
××国驻××国特命全权大使××阁下
阁下：
惊悉××国×××××（职衔）×××先生不幸逝世。我谨代表大使馆全体馆员并以我个人的名义向你，并通过你向××国政府和×××先生的家属，表示深切的哀悼。
中华人民共和国驻××国
特
命
全
权
大
使
（签字）
一九××年×月×日于××
对外函件例三：通知
×字第××号
各国驻华外交代表机关：
我局根据我国有关部门的决定，现通知各国驻华外交代表机关如下事项：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
顺致崇高的敬意。
（盖局印）
一九××年×月×日于北京
便函例一：应邀
亲爱的×××先生：
承蒙盛情邀请共进晚餐，甚为感谢。您提出的两个日期，如能定在×月×日，对我将合适。我期待着同您愉快的见面。
祝您身体健康。
×××（签字）
一九××年×月×日于××
便函例二：婉拒
亲爱的×××先生：
蒙您邀请我观看××××演出，甚为感谢。可惜该晚我已另有约会，不能前往观看，深为抱歉。
祝您愉快。
×××（签字）
一九××年×月×日于××
备忘录例一：对外表态
×××总理致××国总理×××的备忘录
一、中国政府欢迎并且支持一九××年×月×日至×日在××举行的××××会议为促进中×两国解决××问题所作的努力。
二、××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
以上两点只在中×双方官员会晤以前和会晤期间有效，不影响双方官员在会晤中提出的其他建议和作出的最后决定。
一九××年×月×日于××
注：此件是作为照会附件发出的备忘录。
备忘录例二：陈述意见
备
忘
录
根据××国政府关于签订××××协定的建议，中国政府表示同意进行签订该项协定的谈判。
中国政府的意见，在××××协定中应包括下列各款：
××××……
…………
当然上述各款可按双方愿望补充或变更。
请将上述事宜转达贵国政府。
一九××年×月×日于××
注：此件为面交备忘录
电报例一：贺电
×××（首都名称）
×××共和国总统×××阁下：
在×××共和国独立××周年的时候，我谨向阁下表示祝贺。
祝贵国繁荣昌盛，人民幸福。
中华人民共和国主席×××
一九××年×月×日于北京
电报例二：慰问电
×××（首都名称）
××共和国总统××阁下：
惊悉阁下因车祸负伤，谨向阁下表示诚挚的慰问。
中华人民共和国国务院总理
×××
一九××年×月×日于北京
电报例三：祝寿
××××（首都名称）
××共和国
××协会主席×××先生：
在您××岁生日的时候，我代表中华全国××学会，并以我个人的名义，向您表示衷心的祝贺。
祝您健康长寿。
中华全国××学会主席
×××
一九××年×月×日于北京
四、名片
名片一般为10公分长，6公分宽的白色卡片。夫人名片规格略小。也有夫妇印同一名片的。外国习惯，姓名印在中间，职务用较小号字体印在姓名下面。我国习惯，职务用较小号字体印在名片左上角，姓名印在中间。如同时印中外文，则一面为中文，另一面为外文。外文按国际习惯排印。商业用名片则除姓名、职务外，尚印有办公地点、电话号码，以及寓所地址等等。单位名片只在中间印机关名称。
名片样式如下：
中华人民共和国××部副部长
×
×
×
中华人民共和国××部
×
×
×
Vice-Minister
of
×
×
of
the
People,s
Republic
of
China
××××公司总经理
×
×
×
××市××路××大楼105室
（公司）758970
（住宅）754132
国际上，使用名片比较普遍，主要是作自我介绍之用。
外交场合也可用名片作为简单的礼节性通信往来，表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、吊唁等等。使用时视不同用意用铅笔在名片左下角写上几个表示一定含义的法文小写字母。例如，祝贺对方国庆或其他节日，在名片上注上p·f．（敬贺）。也可以在名片上写上几个字，或简短的一句话，如“承蒙祝贺春节，谨致谢意”。在我国内使用，也可以写中文。
五、几种外文缩写及其含义
1．敬贺p·f．（POUR
FELICITATION）
2．谨唁p·c．（POUR
CONDOLEANCE）
3．谨谢p·r．（POUR
REMERCIEMENT）
4．介绍p·p．（POUR
PRESENTATION）
（介绍时，介绍人名片上写p·p．，后面再附上被介绍人的名片）
5．辞行p·p·c．（POUR
PRENDRE
CONGE）
6．恭贺新年P．F．N．A．（大小写均可）（POUR
FELICITER
LE
NOUVEL
AN）
7．谨赠（不用缩写，英法、俄三种文字均写在姓名上方，中文写在右下方。）
英文
With
the
compliments
of
×××
法文
Avec
ses
compliments
俄文
C
ybaBaжeниeΜ
篇2：论邮政函件业务的发展策略
论邮政函件业务的发展策略 本文关键词：函件，邮政，策略，业务，发展
论邮政函件业务的发展策略 本文简介：中国邮政函件业务的营销发展策略关键词：邮政函件营销发展策略一.邮政函件对于市场经济发展的重要性虽然随着信息技术的不断提升，信通信技术的广泛使用，信函业务受到很大的冲击和挑战，函件业务市场萎缩，利润空间缩小，但是邮政作为信息产业和基础产业，必须参与社会、服务社会，才能获得实施可持续发展战略的良好外部环
论邮政函件业务的发展策略 本文内容：
中国邮政函件业务的营销发展策略
关键词：邮政函件
营销
发展策略
一.邮政函件对于市场经济发展的重要性
虽然随着信息技术的不断提升，信通信技术的广泛使用，信函业务受到很大的冲击和挑战，函件业务市场萎缩，利润空间缩小，但是邮政作为信息产业和基础产业，必须参与社会、服务社会，才能获得实施可持续发展战略的
良好外部环境。在邮政经
营的诸多业务品种中，函件寄递无疑是广大公众依法享有的最基本
、最普遍的服务之一。虽然邮政的发展要关注其商业前景，但决不能放弃提供普遍服务的社会效益，而函件的传递正是邮政提供普遍服务，参与社会文化交流与经济发展的最好方式之一。
（一）函件业务直接体现邮政的本质
近年来，由于电子邮件营销以及电子账单的出现，函件业务发展缓慢。当前中国邮政函件业务构成比例的快速下降，但其存在性是关系社会服务职能以及邮政这个品牌，如果失去函件业务，邮政的本质将无法体现，邮政企业的性质将会发生变化。
（二）函件业务关系到我国可持续发展的政策环境
自中华人民共和国成立以后，国家对信件业务实行国家垄断，交邮政专营。《中华人民共和国邮政法》规定“信件和其它具
有信件性质的物品的寄递业务由邮政企业专营”，其资费标准由国家规定。这些规定，都为中国邮政获得了最有利的宏观政策环境。在市场经济条件下，任何行业获取垄断专营的空间并不大，如果我们不利用政策环境优势，在尚无竞争对手的领域迅速扩大业务发展的规模，而是坐视函件量的萎缩而不顾，将最终导致现有政策失去实际意义。邮政业的可持续发展将成为泡影。
（三）函件业务发展是邮政企业扭亏的关键
邮政同时拥有资金流，实物和信息流三流合一的特性。为了保障“三流”的畅通，组建了庞大的邮政通信网。
但依现有的函件业务量，造成网上实物流量不足，使网络中大量的分拣设备、运输设备处理能力闲置。只有充分发挥函件业务的优势才能实现三流畅通，保障资金流和实物流的有序发展。
二．我国邮政函件业务的SWOT分析
（一）优势分析：
1.邮政拥有三流合一的资源优势，以及全面系统的客户信息资源，有效整合三流的资源优势可以稳健函件业务的发展。
2.政策优先在很大程度上保证了邮政函件业务的竞争环境的平稳。
3.无可替代的沟通平台和有效的信息传达。借助这个良好的平台，可以帮助提高顾客的忠诚度和对公司的信任；可以运用交叉销售和向上销售，成功实现产品或服务的销售；可以对客户进行培育；可以提高品牌的知名度；更可以保持与客户的互动与沟通。是商家与客户沟通的最佳平台。
（二）弱势分析：
1.邮政函件业务的构成比例失调。在我国邮政函件业务的主体信函业务中，私人之间来往的信函比例约为70%，商业信函比例
于30%，这与发达国家邮政的信函业务结构正好相反。进入90年代以来，电话、移动通信、E－mail等通信手段逐渐分流了邮政信函中纯信息传递的大部分私人信函量。由于私人信函在信函总量中占的比例过高，其量的快速下降直接导致了邮政信函业务总量也以较大幅度下降
。
2.商业信函“媒体”品牌意识不强。
由于没有很好的树立商业信函“媒体”品牌，其社会知名度不高
。加上各地片面强调业务的营收，甚至让不法分子钻了空子，利用商业信函散布虚假广告，
骗人钱财，严重败坏了商函的信誉。另一方面，由于我们“合作和双赢”的意识较弱，加上自身诸多原因：名址库个性化不足、严重老化，投递网最后一公里妥投率较低等，始终没有
为商业信函的使用者——工商企业建立起有效的信息反馈系统。电视媒体讲究收视率，而商业信函这一“媒体”投递到位率并不高，商家无法从寄发商业信函得到他们期望的利益回报。
久而久之，他们对这一媒体失去了兴趣。
（三）机会分析：
1.
商业函件需求总量仍然存在很大需求空间。由于私人函件是最容易受到现代先进通信手段冲击和分流的部分，事实上，由于近年来电话的普及，已经引起居民信函需求总量的大幅下降，在大中专院校更是如此。据调查，一些临近高校的邮政支局目前纯私人信函的收寄量连90年代初期的1／3都达不到。从世界范围来看，电信技术发展的确削减了部分民间函件业务市场，但发达国家邮政的函件量并未出现逐年下降的局面，而且还在稳定地增长，关键在于他们及时实现了函件业务从个人通信到商业使用的战略转移。以美国为例，美国是电信技术最发达的国家，但美国邮政函件量并未受到冲击而引起下降，相反
每年仍有增长，现在已达到2000亿件，人均600多件。
他们主要是抓住了商业函件这一稳定
的寄递市场。在美国函件总量中，商业函件占了80%左右，成为一个支柱产品。由于我国目前的函件结构是脆弱的，因此，加快结构调整，让商业函件成为我国邮政函件的主流是首要任务。
2.
函件广告的优越性被越来越多广告商和企业认可。产品竞争的加剧促使商家不断寻找新的营销手段和渠道，电视、手机、网络、直邮等多种媒体都成为产品宣传的方式，面对这些信息，消费者更倾向于接收哪种方式的营销呢？在美国的一项调查中，每人每天会接触到347-3000个市场促销信息；其中，60%的美国人适用Do
not
call法规；33%的美国人阻挡Pop-up网上广告。
（四）威胁分析：
1.电子邮件和无纸化营销给邮政函件业务的发展带来了冲击和挑战。
随着电信技术和信息技术的高速发展，人们写信量大为减少。近年来，很多企业采用电子邮件的营销方式来进行产品宣传和账单业务。全国邮政函件业务一直呈萎缩态势。
2.新兴的通讯行业和电子商务的发展，采用电子化的技术，采用电子贺卡，动态电子邮件的通信方式是纸质函件实用率下降。
三．邮政函件业务的营销发展策略
（一）正确选择目标市场
发展商业函件业务商业函件能否快速、稳定发展,在很大程度上取决于目标市场的选择。目标用户定位得当的话,商业函件的到位率会很高,起到的效果也会较好。
１.以三资企业作为龙头。国外企业使用商业函件比较多,商函这种媒体比较容易让他们接受。首先应该积极发展国内的三资企业来使用商业函件业务,通过他们使用后成功的事例来带动国内企业选择使用商函这种广告媒体。
２.以个体工商户、新产品生产企业、科技开发企业、出版社、报社等单位作为重点。这些单位有许多的产品需要推销出去,邮政商函可以帮他们策划、设计产品推销方案,与回购订单结合起来,提高回函率和交易的成功率,３.以商业企业(如百货、批发商店、医药商店等)作为依托。这类企业面向广大的消费群体,通过他们的成功使用可以提高商函的知名度,扩大商函媒体影响面。
４.以在各种宣传媒体上做广告及派出大量营销人员推销产品的企业作为切入点。这类企业有大量的推销员,每年要花费大量的业务宣传和广告费用,应通过向他们宣传商函媒体的成功事例,宣传商函媒体的特点和优势,帮助他们将产品销售出去,帮助他们提高企业效益。
（二）灵活营销,促进商业函件业务快速发展
１.产品策略
产品策略是商业函件业务发展的核心,根据用户不同的需求开发出适销对路的商函产品。针对目前市场的供求状况,大力发展促销类、推销型的商业函件,帮助需要推销产品的企业收回订单,将产品销售出去;面向广大消费者,大力发展宣传企业形象、公益性广告等促销类、宣传型商函和明信片,大力发展产品质量反馈卡,为这类企业做好售后服务工作;积极探索发展礼仪贺卡类商业函件,如生日贺卡、教师节贺卡等;千方百计发展各类型的对帐单业务,包括电信费用对帐单、金融、保险等部门的对帐单业务等等;大力发展邮送广告业务。同时,还可依托主业发展回音卡、回执寄送等业务。
２.促销策略
促销活动的重点要放在上门营销上,立足点应放在帮助用户分析使用商函业务能带来的好处,帮助用户提高商函回函率,将产品推销出去。如顺昌局通过帮助“顺心面包房”出主意,提出以邮资广告明信片作为其销售优惠卡,结果用户使用后日营业额比以往提高了４０%;晋江局帮助“勿忘我婚纱摄影店”策划使用商业函件提高知名度,取得很好的效果,用户表示还要不断使用商函业务。在上门营销时,可以将使用商函取得较好效果的事例汇编成册作为活生生的例子来进行宣传介绍,通过比较,鼓励用户试用商业函件业务。
３.渠道策略
重视委代办业务的发展。目前商函广告业务处于启动阶段,与社会其它广告公司相比,在经营广告业务上差距较大,因此如果仅仅依靠自身的力量,是很难实现商函业务快速发展的。商函业务的发展还应该依靠社会委代办力量,委代办可以有两种。第一,聘请当地的乡镇领导或有活动能力的干部群众作为社会营销员,通过他们熟悉当地情况的特点来协助发展商函业务;第二,通过与社会广告公司合作,联合发展商函广告媒体,邮政主要赚邮资,广告策划费、制作费等让利于社会广告公司。
由政府部门出面,采取“政府搭台,企业唱戏”的办法来推动商业函件业务的发展。如通过经贸委等部门召开企业厂长、经理座谈会介绍商函广告企业明信片等业务,让各企业了解商函,使用商函,进而离不开商函。南平市邮政局在全市５００人参加的企业厂长、经理座谈会上介绍商业函件、明信片等业务,取得了良好的效果。
４.价格策略
加快商函业务的发展,关键在于培育业务市场,尤其是大用户市场。因此,应该采取“低门槛”的资费政策或先免费试用一两次的办法,树立几个营销典型事例,形成营销过程中有说服力的事实依据,以说服更多的商家使用商业函件。优惠政策方面,可以在国家邮政局规定的范围内灵活掌握,可以根据交寄量的大小采取梯形定价。同时,在业务发展过程中还要用好、用活、用足国家规定的商函业务发展代办酬金政策,保证商函业务稳步发展。
（三）商函发展过程中应该处理好几个关系
１.处理好加快商函发展与邮政多元化发展及发展其它邮政重点业务的关系。在发展过程中,不应该为发展商业信函业务而人为地削弱邮政金融、集邮、速递等其它重点业务的发展,应该在加大、加快有利可图的邮政重点业务发展的同时,加大发展邮政商业函件的力度,动态地使商函在邮政业务中的比重得到不断提高。
２.处理好推销型商函与其它类型商函发展的关系。目前,应该将产品推销型商函作为发展重点,因为推销型商函发展得好将会有大量的回头客。促销时应该立足于帮用户策划商函广告促销活动,让用户使用一次后会不断地使用商函业务。但在发展过程中,各地还应根据各地特色发展适合当地市场需求的商函业务,如产品质量反馈卡、旅游明信片、对帐单等等,促进其它类型商函业务的开发。
３.处理好投入与产出的关系。目前,商函的发展还处于市场培育阶段,处于投入期,在发展过程中不能急功近利,应该从战略发展、长远发展的高度来看待商函业务的发展。只要持之以恒,一个一个企业宣传,商函业务就会逐渐形成规模,就会给邮政企业带来较高回报,就会在邮政业务中占据举足轻重的地位。
４.处理好企业利益与用户利益的关系。在商函业务的发展过程中一定要注重用户利益的保护,应该将用户利益置于第一位,只有用户的利益得到保证,需求得到满足,企业形象上去了,邮政企业的利益才可能会体现出来。
５.处理好主业与商函广告单位的关系。目前,邮政商业信函制作一般都在商函广告单位公司(如商函广告公司等)经营,因此尤其应注意主业利益与商函广告单位利益的关系,制作费的收取应该以成本为基础、以微利为原则,不能过多地追求商函广告单位利润而影响商函业务的发展。
６.处理好专业化经营与支局所经营的关系。在强调专业化经营管理的同时,还应该努力发挥各支局所发展商业函件业务的积极性,通过理顺条块关系,促进商函业务快速发展。各支局所对当地企、事业单位的情况一般都比较熟悉,充分发挥出他们的积极性,可以更有效地开展商函营销工作;各专业经营部门则应该对各支局所加强业务上的指导和管理。
四．结语
邮政函件业务作为邮政的品牌业务，在承担普遍服务的社会职能外，还要进行科学化地经营管理，协调与资金流，实物流三者之间关系，谋求自身的发展和商业价值的提升，通过个性化的营销和差异化的服务来赢得突破。确保邮政老本行业务的品牌更加稳健可持续的发展。