《文件管理制度》word版 本文关键词：管理制度，文件，word
《文件管理制度》word版 本文简介：文件管理制度1目的对环境管理、职业健康安全管理体系和安全标准化文件的编制、审批、更改、发放、识别、处置和归档进行控制，确保文件的充分性和适宜性，使与管理体系运行的有关场所得到和使用相应文件的有效版本。2适用范围本程序适用于环境、职业健康安全管理体系和安全标准化有关的各类文件。3职责和分工3.1安全环
《文件管理制度》word版 本文内容：
文件管理制度
1
目的
对环境管理、职业健康安全管理体系和安全标准化文件的编制、审批、更改、发放、识别、处置和归档进行控制，确保文件的充分性和适宜性，使与管理体系运行的有关场所得到和使用相应文件的有效版本。
2
适用范围
本程序适用于环境、职业健康安全管理体系和安全标准化有关的各类文件。
3
职责和分工
3.1
安全环保办公室负责本程序的编制、更改和组织实施，并负责控制《环境、职业健康安全管理手册》、程序文件等管理体系文件和安全标准化相关文件的编制、审批、更改，确保文件的充分性和适宜性。
3.2
综合办公室负责各类文件的发放，确保有关场所得到和使用相应文件的有效版本。同时负责体系文件的处置和归档，外来文件的管理。
4
内容和要求
4.1
文件的编写、审核、批准及发放由安全领导小组执行
4.2文件的标识
4.2.1
文件的标识包括受控状态、版本、发放号等标识。
4.2.2
文件根据受控状态可分为受控文件和非受控文件，公司内使用的文件均为受控文件，非受控文件一般是为某种需要提供给我公司以外的人员使用。受控文件在文件的首页需加盖红色“受控”章。
4.2.3
为确保文件能够得到有效控制，用版本号、发放号、修订状态进行标识。版本号采用大写英文字母A、B……表示第一版、第二版；发放号用阿拉伯数字01、02、……表示；修订状态通过文件修更改记录表进行记录。
4.3
文件发放
4.3.1
行政办进行文件发放，发放范围应确保文件使用的各场所都能获得适用的有效版本，并填写《文件发放/回收记录》，由文件领用人签字确认。
4.3.2
若文件使用人因文件破损，严重影响使用时，应交回破损文件，换发新文件，新文件的发放号仍沿用原文件的发放号。行政办负责将破损文件销毁。
4.3.3
若文件使用人将文件丢失，须经部门负责人批准后，到行政办办理申请领用手续。补发文件应给予新的发放号，原发放号作废，由文件管理人员在《文件发放/回收记录》上注明。
4.3.4
外来文件由行政办根据需要发放至各相关部门，并填写《文件发放/回收记录》。
4.4
文件的评审与修订
4.4.1
文件的评审
4.4.1.1
评审的频次：正常情况下，每年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。
A
法律、法规发生变化；
B
生产装置和工艺技术发生重大变化；
C
安全生产相关的组织机构发生重大变化；
D
管理机构的管理职责发生重大变化时；
4.4.1.2
评审组织：文件的评审，本着制订部门组织相评审的原则。
4.4.1.3
评审内容
A
与法律、法规符合性；
B
与企业发展总体水平的相适应性；
C
与工艺流程和装置变化的相适应性；
D
文件之间的相容性和匹配性；
4.4.1.4
评审输出
4.4.1.4.1
评审结果作为安全生产制度修订的主要依据之一。
4.4.1.4.2
评审结果要形成书面材料，反馈给参加评审的人员和审批人。
4.4.2
文件的修订
4.4.2.1
正常情况下，文件的修订每两年组织修订一次。当出现以下情况，可随时组织修订。
A
法律、法规发生变化，现行文件与之出现冲突，或不能充分满足法律、法规要求；
B
生产装置和工艺技术发生重大变化；
C
新装置、新产品投产，现行文件不能覆盖其管理要求；
D
组织机构发生重大变化，需重新分配职责；
E
各级人员素质发生较大变化，文件的要求已经充分转变员工的自觉行动；
4.4.2.2
修订组织：文件的修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该文件的制订的原始背景。
4.4.2.3
当文件需要更改时，由相关部门填写《文件更改申请单》并按4.1条规定进行审批。行政办将《文件更改申请单》下发至各相关部门，当文件换版或更改时，原版文件及改前内容自动作废。
4.4.2.4
领用文件的部门在收到《文件更改申请单》后，各相关部门采用换页或局部（双线划改）等方式更改，并在《文件更改记录表》上做好记录。
4.4.2.5
《文件更改申请单》由行政办保存，其他部门在文件更改后可销毁。
4.5
文件的管理
4.5.1
文件使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改。
4.5.2
行政办利用《文件发放/回收记录》对文件的有效性进行控制。
4.5.3
各部门应对各使用者持有的文件进行日常检查，发现问题及时处理。
4.5.4
对于电子版的文件、E-mail等由行政办专人负责，拷盘或打印出一份书面稿。
4.6
外来文件的控制
外来文件或传真由行政办负责进行登记并发放至有关部门，并将文件登记在《外来文件清单》上，每年跟踪一次有效版本，并在《外来文件清单》中作好登记。
4.7
文件的作废
4.7.1作废文件应及时由行政办从使用部门收回，并做出“作废”标识；如有需要保留的作废文件须由文件管理人员做出“参考”标识以示区别，并在《文件发放/回收记录》上注明。
4.7.2
无需保留的作废文件，由行政部填写《文件（记录）销毁记录》并经主管领导审批后，集中统一销毁。