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【行政管理制度】专卖店采购制度 本文简介：专卖店采购制度与流程天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632此部分是针对专卖店的日常采购作业的管理性文件。专卖店的采购必须建立在对市场需求和库存情况深入了解的基础上，科学有序的进行。在采购之前，专卖店的销售人员，应
【行政管理制度】专卖店采购制度 本文内容：
专卖店采购制度与流程
天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin
；QQ:1318241189；QQ群：175569632
此部分是针对专卖店的日常采购作业的管理性文件。
专卖店的采购必须建立在对市场需求和库存情况深入了解的基础上，科学有序的进行。在采购之前，专卖店的销售人员，应同下级经销商充分交流，准确预测市场需求的品种和数量。并同仓库管理员、店面管理员协商后，制定采购需求计划。
为保证专卖店采购作业的顺利进行，中联总部定期将产品的价格、新增种类、产品销售价格等信息发布给各专卖店。未来，专卖店也可以通过中联的网站，随时随地获取相关信息。专卖店结合需求计划和中联的供应信息，按以下规定进行采购。
本部分包括：
1、
专卖店期货采购作业管理
2、
专卖店补充采购作业管理
3、
专卖店紧急采购作业管理
4、
专卖店收货验货发现问题的处理办法
5、
专卖店间库存调配方法
6、
附录：采购流程中的相关表格
专卖店期货采购作业管理
一、期货采购作业规定
1．期货采购是指专卖店向中联总部预期订购商品的活动；
2．专卖店每月订货一次，与每月十五前上报期货采购单，所采购的产品必须满足公司对种类覆盖面和最低采购量的规定。期货采购的到货周期预计为六十天；
3．公司总部在订单上报的三天内确认订单，并回传各专卖店。专卖店对确认订单进行核实无误后，盖章，回传公司总部，并付订金（暂定：订货额的30%）。此后，专卖店无权更改订单；
4．公司汇总各专卖店的正式订单，向厂家订货。在货到后，通知各专卖店汇款，总部收到汇款后发货。
二、期货采购流程（见下页）
否
专卖店
中联销售部
中联财务部
中联责任人
备注
当月15日前提交订单
确认
订单
交付
订金
确认？
收取
订金
汇总
订单
收到？
2
1
接受
货物
汇出
款项
买到？
退还订金
及利息
按单
分货
收到？
接收
汇款
损缺货
处理
损缺？
完
成
处理
3
4
5
迟滞款
处理
购买
货物
是
否
是
是
否
无
有
是
否
订单处理人员
订单处理人员
会计人员
采购人员
出货人员
滞款处理人员
损缺处理人员
会计人员
会计人员
1、期货订货单
2、订单确认缴付定金通知单
3、货到缴款通知单
4、出库单
5、损缺货处理申请表
专卖店补充采购作业管理
购买
货物
一、
补充采购作业规定
1．
补充采购是指特许经销商短期需求计划，一般指2-3周的采购期，是期货采购的补充；
2．
补充采购是一种非计划的采购行为，中联总部不能完全保证产品的供应，但是总部会积极组织商品货源；
3．
总部在收到专卖店补充订货单后，立即通过包括《专卖店间库存调配方法》等各种手段组织货源，并尽快将组织好的货物出库单通知专卖店；
4．
专卖店在收到出库单后，应在24小时内付款，总部收到汇款后立即发货；
5．
逾期不付款，总部按照专卖店取消本次补充订货处理。
二、补充采购流程（见下页）
专卖店
中联销售部
中联财务部
中联责任人
备注
上报补充订单
总部确认
订单
交付
采购款
有货？
总部组织
货物
组货成功？
2
1
接受
货物
按单
发货
24小时内收到？
接收
汇款
损缺货
处理
损缺？
完
成
采购
3
4
有
无
是
否
无
有
是
否
专卖店间库存调配
收到无货通知
订单处理人员
采购人员
采购人员
会计人员
出货人员
订单处理人员
损缺货处理人员
1．补充订货单
2.出库单
3.无货通知单
4.损缺处理申请单
专卖店紧急采购作业管理
一、
紧急采购作业规定
1．
紧急采购作业指专卖店遇到超出预计的需求量，而库存不足，需要立即补货的活动；
2．
紧急采购是中联提供给加盟专卖店的一种服务，但是它一种非正常的行为，有可能是专卖店不重视期货订货，甚至是逃避经营风险的表现，所以公司总部规定：专卖店每月紧急采购不得超过2次，每次的采购量不得高于
上月同类产品销售额的10%；
3．
中联总部在收到专卖店紧急采购申请后，首先会核对专卖店的紧急采购资格，对符合规定的申请，总部将通过包括专卖店间库存调配等方法，尽速组织货源，维护专卖店的利益；
4．
专卖店在收到总部的出库单后，应在24小时内按照紧急采购价付款，总部收款后立即发货。
专卖店收、验货及发现问题的处理办法
一、
收验货规定
1．
专卖店和总部双方都应严格按照规定的办法进行收货、验货，以便顺利处理收验货过程中发现的问题；
2．
总部发货：总部出货人员按照出库单清点货物，在出库单上签字存档后，将出库单附于货物内，与承运商办理货物托运手续，并通知专卖店接货；
3．
专卖店接货：专卖店收到货物，在确认货运外包装无破损后，按照出库单和承运商的货运单，核对实物；
4．
发现实物与清单不符，专卖店应立即通知总部，分清责任后，分别处理。
专卖店间库存调配方法
一、
专卖店间库存调配规定
1．
专卖店间库存调配，是为满足部分专卖店补充采购和紧急采购的一种手段，是中联特许经营系统为加盟专卖店提供的降低经营风险、提高经营效率的一种服务；
2．
需求方专卖店向总部提出调配申请，总部在了解其它专卖店库存的情况下进行协调，根据供给方自愿的原则进行；
3．
需求方收到总部调配确认后，采用调配价（供方进价*1.05）从供方采购商品，并负担商品的运费；
总部不收取协调调配的服务费，但是会控制专卖店申请调配的次数，避免个别专卖店以此逃避经营风险的情况。
附录：
《中联汽配产品及销售价格通知单》
《专卖店月度采购计划书》
《专卖店期货采购单》
《专卖店期货采购确认单》
《专卖店补充采购单》
《专卖店紧急采购单》
《汽配产品出库单》
《产品问题处理申请表》
《专卖店间调拨汇报表》