1、团学会档案由团学会负责老师专人负责管理。
2、团学会档案工作需要各部门的大力协作。工作或活动结束，负责人应整理文字材料，认真总结，将有关活动详细材料交由负责老师存档。有关材料应包括活动计划，经费预算，活动实施计划、结果、活动总结、经费使用详细情况等。
3、团学会档案的分类及内容
档案按团学会委员档案和团学会工作档案分类、编号归档，作到学院统化、科学化。
A类：团学会成员档案管理：把各届团学会成员的档案设宗，主要含以下材料：
①团学会干部个人登记表。
②团学会干部各学期的工作总结以及工作成绩评定。
③与团学会干部本人有关的各类文字材料。
④各类材料均一式两份。
B类：团学会工作文件档案，主要有以下几种：
①上级有关部门的文件、材料，包括各社团组织的有关文件，团代会、学代会的有关资料等。
②团学会各部门的有关文件材料(按材料编号设卷宗)主要含：
a、各部门在各学期的工作计划及总结。
b、各门部举办的活动详细计划、经费预算、活动总结、最终经费使用情况等。
c、团学会的物品登记册、请示报告、会议记录文字材料的底稿和样本。
d、与兄弟学院部、院校相互交流的各种资料。
4、每学期要对以上档案分别保管、编目、装订，做到不失不漏，有据可查;
5、查阅档案须经负责老师同意，查阅前登记，查阅后必须及时归还;
6、团学会全体成员有责任提供完整、详实的档案材料，并维护档案的完整性和严肃性。